Når det kommer til at give overbevisende præsentationer til ledende medarbejdere, undervurder aldrig, hvad du kan opnå på mødet før mødet.
Forestil dig følgende scenario: Du har endelig taget en plet på dagsordenen for et vigtigt ledelsesmøde for at præsentere din "store idé" til den udøvende ledelse. Du har brugt dage på at gennemgå dine data, konfigurere din PowerPoint igen og finjustere dine anbefalinger.
Præsentationen går rigtig godt. Du skaber øjenkontakt med de eksekutive, passer til hver enkelt sin beslutningsproces og bruger endda stærkt overbevisende ord som "åbenbart." I dit sind slog du denne ud af parken.
Men intet af dette betyder noget: Deres beslutning går ikke din vej.
Senere på dagen, der reflekterer over, hvad der skete, opstår det dig: De havde gjort sig op, længe før de hørte dig ud. På et eller andet tidspunkt efter at mødedagsordenen blev sendt ud (men inden du hentede dias-klikkeren), blev møderesultatet forudbestemt af beslutningstagerne - og du var ikke med.
Hvis de reelle beslutninger træffes inden mødet, er det måske ikke nok at præsentere din sag og forsøge at vinde hjerter og sind i bestyrelseslokalet.
Ledelsesguru John Maxwell har skrevet, at "hemmeligheden bag et godt møde er mødet før mødet."
I sin bog, Leadership Gold , fortæller Maxwell om råd fra en mentor, der bad ham om på forhånd at finde ud af, hvilke centrale påvirkere der skulle være på et givet møde og møde dem på forhånd, enten individuelt eller i grupper. Maxwell og andre bruger udtrykket ”mødet før mødet” for at henvise til processen med at checke ind med disse nøglespillere inden det større møde for at få deres buy-in, udvikle tillid og undgå at blive blindsid senere.
I et webinar for mange år siden interviewede jeg lederen af virksomhedskommunikation for en medicinsk udstyr. Hendes valgte ekspertiseemne var en færdighed, som mange håbende påvirkere endnu ikke har udviklet: hvordan man kan arbejde effektivt med C-suite-ledere.
”Jeg kan ikke fortælle dig, hvor mange gange, hvor jeg har set folk præsentere for vores seniorlederteam, " sagde hun, "og det er første gang nogen i dette rum nogensinde hører om, hvad det er, du prøver at overbevise dem om at gøre. ”
Ifølge kommunikationslederen er en af de ofte uudtalte regler for at arbejde effektivt med seniorledere at undgå overraskelser - og en fantastisk måde at opnå dette på er at tage ansvaret for mødet før mødet. ”Spørg dine ledere i 15 minutter før det store møde, ” anbefalede hun. ”Du kan få vist dine tanker og ideer og høre, hvilke bekymringer de har. Gør dem til en del af processen, så når det store møde kommer, føler de sig som om de har en andel i det. ”
Selvom det kan virke som en uformel interaktion, skal du ikke tage en off-the-cuff tilgang; Jeg vil anbefale at forberede sig så nøje til dette 15-minutters møde før møde, som du ville gøre for hovedbegivenheden.
Dit mål i hvert af disse "minimøder" er at teste din hypotese med hver direktør og bringe overfladen til enhver bekymring og indvendinger, som han eller hun måtte have for at reducere sandsynligheden for, at din præsentation bliver afsporet. I sidste ende er dit mål at stille hver leder op som din talsmand - inden hovedmødet finder sted.
Som anbefalet af virksomhedskommunikationsguruen, her er nogle spørgsmål, du kan stille til dine potentielle fortalere om din idé:
- Har denne idé mening for dig?
- Er du enig i det?
- Er dette en smart måde for os at investere vores tid og penge på?
- Er det på linje med initiativerne i dit område? Hvis ikke, hvorfor?
- Og hvis det gør det, vil du tage backup af mig, når jeg leverer præsentationen?
Hvis svaret er ”nej”, er det langt bedre, at du ved det, mens du stadig har en chance for at ændre retning og rette kursen før det store møde.
Efter at have haft disse samtaler, har du muligvis ikke vervet 100% af de vigtigste beslutningstagere som fortalere, men ved at forhandle dine ideer inden det store møde, ved du i det mindste, hvem dine tilhængere er. Du ved også, hvem der er neutral, hvem der er skeptisk, hvem de potentielle krænkere kan være, og hvor de står i spørgsmålet. Ved at beherske mødet før mødet og forhandle dine ideer, kan du imødekomme alle synspunkter i din endelige præsentation - og derefter sømme det.
