Du siger sandsynligvis undskyld på arbejdet et rimeligt beløb. Og det er fordi du sandsynligvis begår fejl, der medfører undskyldning. Det er bare en del af at have et job.
Men de fleste af os tænker ikke på, hvordan vi går ud med at undskylde dem. Især når vi ikke føler, at vi er 100% ansvarlige for, hvad der skete. I stedet sprænger vi dem ud og tænker ikke på dem igen - hvilket som enhver, der synes, at de fortjener en mere ægte undskyldning ville fortælle dig - kan få folk til at ikke lide eller mistro dig.
Her er de fem trin til en oprigtig, professionel og respektabel undskyldning, hvis du vil undgå dette.
1. Sig faktisk ordene “Jeg er ked af det”
Det lyder indlysende, men du vil blive overrasket over, hvor mange mennesker undskylder uden at sige disse to ord.
”Jeg er klar over, at jeg har begået en fejl, ” ”Jeg forstår, at du blev såret, ” ”Jeg har det dårligt, ” er alle gode forord, men de betyder faktisk ikke det samme som “Jeg er ked af det.”
Ligegyldigt hvad der skete, hvem der var forkert, eller hvor drastisk situationen var, hvis det, der gik ned, skadede en anden på en eller anden måde, siger du er ked af det . Du mener det virkelig kun, når du siger det højt.
2. Bliv specifik
Sig, hvad du er ked af, så personen ved den modtagende ende ved, at du ikke er ked af at du er i denne situation, men du er ked af det, der bringer dig der. Gør det klart, at du forstår konsekvenserne af din fejltagelse - alvorlig eller på anden måde.
Ved blot at angive virkningen gør du det klart for personen, at du ved, hvorfor du har denne samtale.
Bonusdel ved dette trin er, at det giver dig mulighed for at tage ansvar for din del i, hvad der skete, uden at tage et kollektivt ansvar for en storskala teamkatastrofe.
3. Fokuser på dine ikke-verbale signaler
Naturligvis kompromitterer ord kun 7% af den meddelelse, du sender. Dit kropssprog, tone og øjenskontakt afspejler alle, hvordan du har det med noget, så sørg for, at de er i kontrol.
Tænk over det: Hvis nogen sagde undskyld for dig, når han krydsede armene og kiggede på gulvet, ville du virkelig tro, at de mente det?
Se i stedet på den person, du taler med. Hold din krop åben og indbydende (arme ved dine sider og skuldre tilbage). Ikke smil, men blik heller ikke.
Når jeg er nervøs for at undskylde, uanset om det er fordi jeg begik en enorm fejltagelse, eller fordi modtageren er skræmmende, praktiserer jeg altid, hvad jeg vil sige med en ven - dette kan også være en god øvelse for dig.
4. Undgå undskyldninger
Det er utroligt instinktivt at backtrack på noget, når vi først har lagt det derude. Vi er bange for at se dårlige ud, så mange gange følger vi vores undskyldning med et "men" eller "godt", der forklarer, hvorfor det måske ikke var vores skyld.
Men at sige undskyld virkelig handler om at indrømme, at du tager fejl og at eje det. Så når du er tilbøjelig til at tagge på en undskyldning, skal du modstå trangen. Sikker på, din undskyldning kan undertiden blive efterfulgt af en akavet stilhed, men du er nødt til at acceptere, at alt ikke altid retter sig selv øjeblikkeligt.
Efter dette kan du …
5. Tilbud om at løse det (eller forhindre det i fremtiden)
Når du har sagt det, skal du vise, at du er villig til at rette din fejl. Hvis du ikke kan denne gang (fordi det, der gøres, er gjort), skal du forklare, hvordan du undgår, at dette sker igen i fremtiden.
Sæt det hele sammen
Lad os sige, at du har glemt at sende en e-mail til en klient, som du skulle sende på din manager's vegne.
Tidligere kan du sige:
Det er jeg ked af.
Men nu siger du:
Jeg er ked af at glemme at sende denne statusrapport til klienten på fredag. Jeg ved, at de forventede, at det skulle være der, og det reflekterede dårligt på dig, at det ikke var det. Jeg noterede i min kalender for hver fredag fremover for at sende den, så dette ikke sker igen.
Husk, det er meget muligt, at selv at følge disse trin ikke vil lette spændingen. Så det er her jeg vil lyde som en ødelagt plade og sige: Alle laver fejl. Det stinker at skabe dem, at skulle undskylde og at skulle tackle det tilbageslag, der følger med dem.
Men selvom din ægte undskyldning muligvis ikke går godt i øjeblikket, vil tiden - når du bevidst arbejder for at ordne tingene - se din gode hensigt. Og du vil være glad for, at du har gjort en indsats for at sige ”undskyld” på den rigtige måde.
