Jeg ved ikke om dig, men der er intet, jeg elsker mere end en god, ren, organiseret opgaveliste. Et par lette ting at tjekke af om morgenen, et par vanskeligere, men tilfredsstillende opgaver til eftermiddagen, og en eller to bonusbokse til mine mest produktive, vibing-med-universets dage.
Desværre er det aldrig, hvordan min to-do-liste faktisk ser ud. Mine handlinger begynder med "hvad jeg skal gøre i dag" og slutter med "hvad jeg skal gøre med mit liv" og inkluderer hvert lille skridt, som jeg synes, jeg skal tage imellem. Der er cirkler, stjerner, doodles og en række markører i farver. For at opsummere: Det er kaos.
Fast besluttet på at organisere støjne, undersøgte jeg en masse værktøjer og ressourcer til at give min to-dos lidt før-forår rengøring. Min favorit? Eisenhower-metoden.
Hvis du leder efter en bedre måde at styre din opgaveliste på, er det sådan, denne enkle - men effektive! - værktøj fungerer.
Hvad er det?
Eisenhower-metoden er et let tidsstyrings- og prioriteringsværktøj, der får dig til at stille to spørgsmål til hver opgave: Er det presserende? Det er vigtigt? Døbt efter præsident Eisenhower, der siges at have brugt metoden, følger værktøjet tankeprocessen i hans berømte citat, ”Det, der er vigtigt, er sjældent presserende, og det, der haster, er sjældent vigtigt, ” og organiserer din to-dos i fire separate sektioner.
Hvordan bruger jeg det?
Tag først din skøre-ud-gør-liste.
Derefter skal du tage et tomt stykke papir og trække den følgende kvadrant. (Men udelad teksten i midten! Det er dig, du skal udfylde.)
Kilde
Tag derefter hvert element, der er anført på det kaotiske stykke papir, og anbring det i en af de fire kasser. De skal være mærket "presserende og vigtig, " "vigtig, men ikke presserende, " "presserende, men ikke vigtig" og "ikke vigtig eller presserende."
Hvad går hvor?
Hastende og vigtig: Har du en EOD-frist? Det gælder her. Har dit websted lige nedbrudt? Det ville også gå her. Har du en grædende baby? Det vil også gå i denne boks (selvom om du vil skrive "behandle grædende baby" som en opgave, er op til dig). Denne boks er fuld af de daglige brande, du slukker. Og medmindre du er i krise-PR, vil du ikke have for meget i denne boks. Det betyder, at du bruger mere tid på at være reaktiv og mindre tid på at være proaktiv.
Vigtigt, men ikke presserende: Denne boks skal du bruge det meste af din tid på. Det skal omfatte kort- og langsigtede mål, såsom netværk, forretningsplanlægning og træning. Selvom du mærker disse aktiviteter som ikke presserende, er det bedst at lægge en tidsramme omkring hver enkelt, så du er sikker på at få dem gjort.
Presserende, men ikke vigtig: Dette er et telefonopkald midt i et møde, eller en fuld indbakke med e-mails, der venter på svar (på trods af at det ikke er så vigtigt for dit slutmål). Det er de irriterende ting, der dukker op midt på dagen, som ikke bevæger dig frem så meget, men kan tage masser af tid. Hvis du finder ud af, at en god del af dine opgaver falder her, er det tid til at indbygge systemer for bedre at beskytte dig selv. For eksempel skal du lægge et kontor ude på eftermiddagen, så folk ved, at du reagerer senere, og fortæl din mor om ikke at ringe, mens du er på arbejde.
Ikke vigtig eller presserende: Hvad gør de så på din huskeliste? Seriøst, hvis der er nogle opgaver i denne boks, skal du finde en måde at slippe af med dem. Deleger dem, hvis du ikke kan slippe af med dem. Og hvis du ikke kan delegere dem, skal du samle dem i grupper på fire eller fem (eller 10) for at krydse af i løbet af en langsom, snedækket eftermiddag.
Og for alle jer tech-junkies, som har skaffet to-do-lister på din iPhone-notater og spekuleret på, hvordan dette vil oversætte, frygt ikke. Der er endda en Eisenhower-app.
Kender du til andre nyttige tidsstyrings- eller organisationsværktøjer, der får dig gennem dagen? Fortæl os om dem!
