Har du bare brumlet? Du er ikke alene. På trods af det faktum, at vi er knyttet til vores telefoner 24/7, afskyr mange af os faktisk den ene funktion, de var designet til: ringe og tage opkald.
Jeg forstår det. At afbryde din arbejdsdag for at deltage i et telefonopkald, der kunne være sket via e-mail - måske langt mere effektivt - kan være en gener.
Men hvad kan du præcist gøre ved det? Der skal være en mere høflig og professionel måde at undgå en telefonsamtale end ved at sige, ”Nej tak, jeg vil hellere lytte til et lydspor med søm på en tavle i otte timer, ” ikke?
Ja, det er der. Hvis du er en af de mange telefonaverse mennesker derude, er her en guide baseret på, hvad du er fristet til at sige, når nogen beder dig om at "hoppe på telefonen" - såvel som hvad der ligger bag disse følelser (og du ved, hvad du virkelig skal sige i stedet).
Du er fristet til at sige … "Jeg glemmer alt hvad du fortæller mig, så du kan også e-maile mig"
Telefonopkald kan være effektive - men kun hvis du er aktivt engageret i det, der diskuteres. Hvis du ikke er tilfældet, falder sandsynligvis alle disse afgørende småtterier ud af din hjerne, lige så snart du lægger på.
Kunne du tage notater? Absolut. Men hvis du er noget som mig, vil du vende tilbage til disse skriblerier ved afslutningen af din samtale og har ingen idé om, hvad nogen af dem faktisk betyder. Eller måske mister du fokus under den velmenende telefonchat og vælger at rulle gennem Twitter eller notere din købmandsliste i stedet for aktivt at lytte til det aktuelle emne (ahem, skyldig som anklaget).
Uanset hvad, det telefonopkald ender med at blive spild af din tid, fordi du faktisk ikke havde nogen vigtig information.
Det er en af de mange e-mail-fordele. Du har dokumentation, du skal vende tilbage til, når du har brug for det - og du kan være sikker på, at den er nøjagtig (i modsætning til din klods af en solsikke med en kryptisk note, der siger: ”Spør Jim!” Ved siden af).
Heldige for dig, dette er en perfekt forsvarlig begrundelse for at læne dig til, når du har brug for det.
Åh, og hvis dine forsøg på at undslippe det telefonopkald ikke spiller ud, som du håbede? Tag dit øjeblik på at klage, og sørg så for at du er klar til at lytte (bare tænk - du ikke ønsker at hoppe i telefonen to gange, fordi du gik glip af ting første gang!). Følg også op på den samtale med et e-mail-resume, der fremhæver handlinger - så du stadig har den skrevne post, du håbede på.
Sig dette i stedet
”Hvis det er muligt, vil jeg gerne have denne samtale startet via e-mail. På den måde har jeg notater til at henvise tilbage til og kan let sløjfe ind i enhver anden, der har brug for at være i viden. Hvis vi stadig mener, at et opkald er nødvendigt, efter at dette grundlæggende arbejde er lagt ud, kan vi vælge et tidspunkt til at chatte. ”
Du er fristet til at sige … "Jeg har mareridt om det faktum, at du vil spørge mig noget, jeg ikke kan svare på"
Læg dit eget ego til side et øjeblik og indrøm det for dig selv: En del af det, der gør telefonopkald så skræmmende, er, at de sker i realtid.
Du er nødt til at tænke på dine fødder meget mere, end du ville gøre, hvis du blot svarede på en e-mail, der giver dig god tid til at spørge din kollega eller kontakte Google.
Så hvis dine nerver er det, der inspirerer dig til at holde dig langt, langt væk fra en telefonsamtale, vil et svar som nedenunder forhåbentlig hjælpe dig med at undgå en frygtet live chat - uden åbenlyst indrømme dine egne usikkerheder.
Og hey, undertiden er det værd at skubbe dig selv ud af din komfortzone. Husk, at hvis du bliver stillet et spørgsmål, som du ikke kender svaret på, kan du altid dele, som du bliver nødt til at cirkulere tilbage med dem efter e-mail.
Sig dette i stedet
”Jeg vil sikre mig, at jeg er parat til at give dig alle de oplysninger, du har brug for. Har du noget imod at sende mig de spørgsmål, du sigter mod at have besvaret, via e-mail? Jeg svarer på, hvad jeg kan via e-mail, og om nødvendigt kan vi planlægge et opkald for at diskutere resten. ”
Du er fristet til at sige … "Ugh, jeg kan virkelig ikke lide at tale med mennesker"
Lad os bare kalde en spade en spade her - telefonopkald kan virkelig være en stor smerte i det ved du hvad.
Du har nok møder og forpligtelser, der oversvømmer din tidsplan, og den sidste ting, du vil gøre, er at skubbe din opmærksomhed væk fra dit faktiske arbejde igen bare for at deltage i en samtale, som du kunne have håndteret via e-mail på din egen tid.
Selvfølgelig vil en retort, der lægger det faktum, at du helst ikke vil tale med nogen, sandsynligvis ikke gå over for godt.
Indram dit svar lidt mere positivt ved at forklare, at du har noget, du har brug for at holde fokus på i øjeblikket og foretrækker e-mail, hvis det er en mulighed. Det får stadig dit punkt på tværs - på en måde, der ikke får dig til at virke så stor som en eneboer.
Sig dette i stedet
”Jeg er midt i et stort projekt og er primært fokuseret på det lige nu. Hvis du vil, er du velkommen til at sende mig dine talepunkter her, så adresserer jeg hvad jeg kan i en e-mail. Hvis du stadig mener, at der er behov for et opkald efter det, kan vi planlægge et plan efter dette projektindpakning. ”
Du vil bemærke noget ved alle disse svar: De giver stadig mulighed for at have en telefonchat, hvis det er absolut nødvendigt.
Jeg prøver ikke at forråde dig her, jeg lover. Det er dog vigtigt at erkende, at der nogle gange virkelig er brug for telefonopkald.
De kan være mere effektive og effektive end dusinvis af e-mails sendt frem og tilbage. Og nogle samtaler har brug for det menneskelige element ved at tale noget højt - som at give hård feedback eller tale ud på en arbejdspladskonflikt. Desuden er det at kunne hoppe i telefonen en vigtig færdighed i mange job - f.eks. Salg - og i sidste ende afgørende for din succes.
Men det ændrer ikke det faktum, at der er nogle telefonsamtaler, der er værd at omdanne til e-mail-udveksling. I disse scenarier skal du bruge de svar, jeg har skitseret her, og du vil (forhåbentlig!) Undgå en frygtet telefon på en måde, der stadig er høflig, professionel og produktiv.
