Er din Google Kalender overbooket med mange mikroprojekter? Tager Trello timer på dagen? Har du lavet så mange lister, at du ikke engang kan holde dem lige mere?
Jeg er ikke i tvivl om, at du opretter din tidsplan med de bedste intentioner, men hvis det føles som om dine forsøg på at forblive organiseret ikke lønner sig, er chancerne for, at du bruger den forkerte form for planlægningsværktøj.
De fleste af dagens populære planlægningsværktøjer tjener et af tre formål. Sørg for, at du bruger den rigtige til det job, du prøver at udføre.
1. Den grundlæggende opgaveliste
Du ved hvad en opgaveliste er. Denne form for tidsplan er fantastisk til individuelle teammedlemmer eller til ikke-lineære projekter, hvor rækkefølgen af opgaver, der afsluttes, ikke er meget vigtig.
Værktøjer som Wunderlist og Any.do er fantastiske for dem, der søger noget mere grundlæggende, fordi de har en ren brugergrænseflade og er tilgængelige på flere enheder. Opret og gem dine lister i webapplikationer, eller administrer dem på farten fra din telefon.
Brug det, når din prioritet afslutter ikke-relaterede mål
Opgavelister er enkle og ligetil, hvilket betyder, at du hurtigt kan planlægge og ændre dem uden at smide nogen anden del af din dag væk. Hvis dine daglige opgaver ikke er afhængige af hinanden, vil dette hjælpe dig med at huske, hvad du skal gøre, uden at tage for meget tid for dig at organisere.
Så hvis du ser frem til weekenden, og du ønsker at købe dagligvarer, gå en tur, møde venner og sende et par e-mails; dit bedste valg er at registrere alle disse ikke-relaterede emner på din praktiske opgaveliste.
2. Kanban-planen
Kanban-værktøjer fokuserer på at hjælpe dig med at organisere opgaver i spande. Når en opgave bevæger sig fra den ene spand til den anden, bliver den ideelt set tættere på at blive afsluttet. F.eks. Kan disse spande være etaper i en proces eller delmasser inden for en større opgave, som du skal afslutte.
Kanban-planen er, hvad du ser brugt af værktøjer som Trello og Google Keep. De lader dig nemt flytte emner rundt, indstille tidsfrister og påmindelser og dele din tidslinje med andre.
Brug det, når din prioritet gennemgår mange strukturerede faser
Skovlsystemet hjælper dig med at visualisere etaperne i en proces og spore individuelle projekter, når de bevæger sig gennem disse faser. Dette kan ikke kun hjælpe dig med at administrere dine projekter, men det kan også hjælpe dig med at få øje på ineffektivitet i din proces.
Hvis du har et eksternt team af medarbejdere, der arbejder med forskellige aspekter af det samme projekt - og som sporer fremskridt med leverancer snarere end en tidsplan - er dette vejen at gå.
3. Gantt-planen
Gantt-skemaer lægger vægt på aktualitet og tidsfrister. Med denne type kan du planlægge, hvor lang tid hvert trin i en proces skal tage, og hvordan hvert trin forholder sig til de trin, der kommer før og efter den.
Folk, der arbejder på basis af frister, foretrækker ofte at bruge Google Kalender eller Instagantt fra Asana. Begge disse værktøjer giver dig mulighed for at farvekode dine projekter (hvilket jeg synes er utrolig nyttigt). De inkluderer også træk og slip-funktioner, så du nemt kan omarrangere dine opgaver, hvis der skulle komme noget uventet.
Brug det, når din prioritet er tidsfrister
Gantt-planlægningens fokus på aktualitet vil hjælpe dig med at neddele delmasserne til dit større projekt og tildele den rigtige tid til hver enkelt. Ved at nedbryde den mængde tid, der kræves for at afslutte projektet, vil du være i stand til mere effektivt at planlægge hvert trin i processen og undgå den nærværende tidsfrist stress.
Hvis du vil være sikker på, at alle medlemmer af dit team afslutter undervisningerne til et langt projekt til tiden, skal du bruge dette.
Gør dig selv en tjeneste og tag et par minutter - i dag - til at skrive nogle af de vigtigste aspekter af din tidsplan. Tænk ikke på det opgavestyringsværktøj, du i øjeblikket bruger: Skriv bare ned, hvad der er vigtigt i dit daglige arbejde.
Så kig på din liste, og find ud af, hvilken slags tidsplan der er bedst for dig. Har du brug for et system, der passer mere til dine frister, eller har du brug for en enklere liste, der ikke tager en time at planlægge hver uge?
Bare glem ikke at planlægge i tide til at tweet mig og fortælle mig, hvordan dit nye system fungerer.
