Selv når du har gode medarbejdere og en hyggelig chef, vil det på et tidspunkt være nødvendigt at have en vanskelig samtale med nogen på dit kontor. Du kan måske finde dig selv i at forberede dig til en konfrontation af en række forskellige grunde - fra at følge op om en kommentar, der gnider dig den forkerte måde til at bede om en hæve på grund af alt det ekstra ansvar, du for nylig har påtaget dig.
Desværre er vanskelige samtaler netop det: vanskelige. For at sikre dig, at du kommer væk fra diskussionen med de ønskede resultater, har jeg fundet, at det er bedst at bruge lidt fokuseret tid på at forberede. Dette hjælper mig med at tænke igennem forskellige scenarier og blive klar over nøjagtigt, hvad jeg vil sige, uanset hvordan situationen skrider frem - især når jeg tror, at samtalen kan blive følelsesladet, som når jeg skal give en performanceanmeldelse, eller når jeg vil diskutere noget der forstyrrede mig med min manager.
Her er den idiotsikker, fem-trins proces, jeg bruger til at forberede:
Trin 1: Afklar, hvad du vil have ud af samtalen
Den vigtigste ting at gøre, når du forbereder dig til en vanskelig samtale er at sikre dig, at du kan formulere det ønskede resultat. Hvis du ikke er klar over det, vil det være meget lettere for samtalen at gå væk fra skinnerne.
Dit ideelle resultat skal være temmelig specifikt og omfatte et handlingsbart resultat. For eksempel, hvis nogen kom med en kommentar, der fornærmet dig, kan dit ideelle resultat være at få ham eller hende til at acceptere at stoppe med at bruge den type sprog.
Trin 2: Planlæg det
Når du ved, hvor du vil, at din samtale skal ende, skal du tage dig tid til at planlægge, hvordan du kommer dertil. Alle de ting, du har lært om at dele følelser, stemmer rigtigt her: Brug "jeg" -udtalelser ("Jeg føler mig frustreret, når jeg ikke er ude af projektmøder"), inkluder specifikke eksempler for at fremhæve spørgsmålet og tydelig skelne mellem meninger og fakta ("Denne proces virker ineffektiv" vs. "Denne proces er ineffektiv").
Du kan bruge kugler eller notere et par toner - uanset hvad der fungerer bedst for dig. Jeg har ofte skrevet det ud, fordi jeg kan godt lide at vide nøjagtigt, hvordan jeg skal indramme samtalen.
Trin 3: Forvent svaret
Brug derefter et par minutter på at tænke over, hvordan du tror, personen kan reagere, så du kan indramme din egen reaktion.
For eksempel har du måske lyst til, at du bliver ude af vigtige beslutninger om et af dine projekter, og du vil bede din chef om at inkludere dig. Som svar kan din manager måske spørge: "Hvor meget kapacitet har du til at deltage i yderligere møder?" "Hvilket perspektiv vil du bringe til beslutningsprocessen?" Eller "Hvorfor ønsker du at blive sløjfe ind?"
At foregribe disse spørgsmål kan hjælpe dig med at formulere artikulerede, fornuftige svar.
Trin 4: Øv
I lighed med at øve svar på interviewspørgsmål, bør du øve dig på at sige din del af samtalen højt mindst én gang, inden du går ind i diskussionen. Dette vil hjælpe dig med at stryge eventuelle kneb og foretage finjusteringer i sidste øjeblik - alt fra at ændre den måde, du vil indramme samtalen til at befri dit talemønster af uønskede "ums."
Trin 5: Gå efter det
Nu når du har forberedt dig, er det tid til at tale. Jeg anbefaler at etablere et møde på et privat sted - som et konferencelokale eller kontor - så ingen af jer føler dig forhastet eller selvbevidste udsende dine følelser. Og hvis du er nervøs i begyndelsen af samtalen, skal du bare sige det! Din ærlighed vil lette enhver spænding, der måtte være i rummet, og hjælpe med at få tingene i gang.
Hold dig til denne forberedelsesplan, og næste gang du diskuterer en klæbrig situation med en kollega eller leder, vil du være sikker på at komme ud på toppen.
