Få nogensinde den synkende følelse, når du vender tilbage til din e-mail efter et par dage (eller endda timer) tilbragt, og du ser, at mængden af ubesvarede meddelelser allerede har nået uhåndterlige proportioner?
En uregelmæssig indbakke kan føles som et overvældende hul, som du aldrig vil grave dig ud af. Men det behøver ikke være sådan! Med et par enkle trin kan du organisere din indbakke, tage kontrol over din indgående mail og alvorligt reducere din e-mail-angst.
Ryd det ud
Jeg ved, at dette vil virke skræmmende for mange, men jeg anbefaler stærkt at du kun bruger din indbakke til det, det er beregnet til: ny mail. Tænk på snail mail som en analogi. Hvis du lægger hver pakke eller brev, du har modtaget på dit køkkenbord uden at arkivere det eller kaste det ud, ville dit køkken snart blive en uhåndterlig bunke papirer. Din indbakke fungerer på samme måde - det er mest effektivt, når du rydder den.
Start med at slette alle e-mails, du modtager, som du aldrig ønsker at have adgang til igen (som meddelelsen om denne uges salg på flyrejser til Maui - desværre ikke i år). Vær dog opmærksom, og slet ikke genstande, som du muligvis vil have en oversigt over linjen (som en kvittering fra dit Amazon-køb).
Prøv derefter at arkivere de e-mails, du gerne vil gemme i relevante mapper eller (for Gmail-brugere) arkivere dem. Mit mål er altid at være i stand til at se alle e-mails i min indbakke uden at skulle rulle ned eller klikke på “side 2.” Jeg synes, jeg er mindre stresset, når jeg hurtigt kan kigge på alt, hvad jeg har brug for at tackle, alt på en side. Og lad os være ærlige: Hvis en e-mail-adresse er på side 2, vil den sandsynligvis ikke blive behandlet alligevel.
Opsige abonnement
Den største mailbox-tilstopper er de ting, du får på en tilbagevendende basis. Og det er ikke kun e-nyhedsbreve at skylden - Facebook, Twitter og de ni daglige dealwebsteder, som du nu abonnerer på, udfylder også din indbakke med opdateringer.
Så næste gang du papirkurver et halvt dusin e-mails uden engang at åbne dem, skal du notere, hvad du sletter. Hvis du smider e-mails fra den samme kilde tre gange uden at åbne dem, er det tid til at afmelde dig. Din indbakke takker dig.
Konsolider, konsolider, konsolider
I stigende grad er folk nødt til at håndtere flere indbakker. Din arbejdsadresse, din. Edu-adresse, din professionelle klingende [email protected], måske endda den gamle Hotmail-konto, som dine gymnasievenner ikke ser ud til at fjerne fra deres adressebøger.
I de fleste tilfælde skal du holde dine personlige e-mails og arbejds-e-mails adskilt, men hvis du har fleksibiliteten, vil konsolidering af flere e-mail-adresser give dig færre steder at logge ind og administrere. En mulighed er at afbryde dine ældre adresser, men du kan også vælge at have en e-mail-adresse videresendt til en anden - så du vil være dækket, uanset hvor folk sender dig mail, men alligevel være i stand til at holde alt arkiveret samme sted.
Få din indbakke til at arbejde
En af mine yndlingsfunktioner i Gmail er autofilter: Du træner din indbakke til at vide, hvor du skal sende en e-mail, og hvordan du mærker den. Noget fra min mor bliver arkiveret som "Familie", og ting, der sendes til min kollegevennegruppe e-mail-liste, bliver også mærket tilsvarende. På den måde, når jeg leder efter noget senere, er det altid let at finde.
Du kan også bruge Gmail til at få nogle e-mails direkte over din indbakke. For eksempel, hvis du automatisk betaler din kabelregning, som jeg gør, kan du arkivere den automatisk og tilføje etiketten "Finansiel." Du behøver aldrig se den, men hvis du har brug for den, ved du hvor du kan finde det.
Plan for "senere"
Du kender de e-mails, som du ved, at du først kommer til senere, men du er bange for, at du glemmer det? Der er nu et plugin kaldet Boomerang (i øjeblikket tilgængeligt for Gmail og Outlook), der er perfekt til at håndtere dem. Du kan planlægge, at en e-mail skal forsvinde og vende tilbage senere - når du er klar til at håndtere den - så din indbakke er klarere indtil da.
Boomerang har også nogle andre (smukke livsændrende bonusser). Det giver dig mulighed for at planlægge en e-mail, der skal sendes på et senere tidspunkt, og den giver dig også mulighed for at oprette gentagne e-mails. Du kan også få Boomerang til at give dig en påmindelse, hvis nogen ikke kommer tilbage til dig. For eksempel, når jeg e-mailer Julie mandag om en rapport, jeg har brug for til fredag, kan jeg bede Boomerang om at få denne e-mail-kæde til at komme tilbage til toppen af min indbakke kl. 10:30 på torsdag, hvis hun ikke har svaret endnu. Og hvis hun svarer, ved Boomerang ikke at bringe e-mailen tilbage torsdag. Strålende, ikke?
Klar til at komme i gang? Udnyt tid i denne uge til at gennemgå din indbakke. Det kan tage dig et par timer, men jeg lover, at den tid (og stress), du sparer i det lange løb, vil gøre al din indsats værd.
