Mellem at søge gennem spam, udarbejde de rigtige svar og holde øje med de meddelelser, der kræver opfølgning, kan det være et job i sig selv at være på toppen af din indbakke. Derfor valgte vi hjerner fra fagfolk, der har fundet ud af hemmeligheden bag effektive, organiserede indbakker - til trods for at vi har fået hundreder af e-mails om dagen. Fordi at have et system på plads kan hjælpe dig med at erobre selv den mest uregerlige indbakke.
1. Hold kun e-mails, der kræver øjeblikkelig handling i din indbakke
Indbakke nul kan være et for højt mål, men ved at være hensynsløs over, hvilke meddelelser der skal optage fast ejendom i din indbakke, kan du komme temmelig tæt på.
”De fleste dage har min e-mail-indbakke færre end 25 beskeder i den. Dette er forsætligt. Jeg vil være i stand til at åbne min indbakke og straks se, hvad der er mest presserende og kræver svar, ”siger Leigh Ann Newman, senior programleder ved et internationalt regerings konsulentfirma. ”Denne vane skubber mig til at handle på ting på en ekstremt rettidig måde.”
Det er ikke ualmindeligt, at Newman inden for få timer modtager godt over 100 e-mails, hvoraf mange er presserende og involverer ledere på højt niveau. I 2008 havde hun muligheden for at starte fra bunden, da hendes firma skiftede til et nyt e-mail-system under en overtagelse. ”Det var som forår rengøring af min indbakke. Og siden da kan jeg simpelthen ikke fungere med en indbakke, der er oversvømmet med ubesvarede e-mails, ”siger hun.
2. Opret en "Ventende mappe" til e-mails, der venter på handling
Så hvor går e-mails, hvis ikke din indbakke? Opret en "ventemappe" til e-mails, der kræver handling fra en anden, før du kan svare. ”Dette er en enorm tidsbesparelse, ” siger Darcy Miller, en arbejdspladsekspert og grundlægger af Pin and Pivot, der i mange år var spærret med mere end 150 e-mails om dagen. "På den måde samles disse e-mails ikke sammen med din indbakke, og det er et godt sted at kigge hver dag eller uge for at minde dig om, hvilke projekter der stadig venter."
Hun lærte dette trick på den hårde måde, da hun i løbet af det første år af sit første job ikke kunne finde en e-mail-vedhæftet fil, hun havde brug for. ”Jeg brugte et halvt døgn på at lede efter den e-mail, blandt de tusinder af e-mails, der var i min indbakke på det tidspunkt, ” siger hun. ”Jeg lovede fra det øjeblik, jeg ville tage kontrol over min indbakke!”
3. Lav undermapper eller etiketter til din nye BFF
På tværs af tavlen anbefaler indboksmavens at oprette en undermappe eller etiktsystem, der er let at afkode. Nate Masterson, administrerende direktør for Maple Holistics, anslår, at han får op mod 250 e-mails nogle dage, så organisering er altafgørende. ”E-mail-etiketter er din ven, ” rådgiver han. ”Brug dem til at gruppere vigtige e-mailkæder, så når du har brug for at se på noget til reference, kan du gøre det let.”
Newman siger, at hendes labels indeholder emner, som andre kan have spørgsmål til, støtte til beslutninger, hun har truffet, og referencemateriale til fremtidige forretningsbehov. ”Jeg har dusinvis af undermapper og hundreder af e-mails arkiveret inden for dem til reference, ” siger hun. ”Jeg kan finde, hvad jeg har brug for inden for få sekunder efter en anmodning, fordi jeg ved, hvor det er gemt, og hvordan jeg hurtigt kan finde det.”
4. Indstil regler for indbakke eller filtre
Mange e-mail-udbydere giver dig mulighed for at indstille indboksregler eller filtre, der griber ind for dig og kan hjælpe dig med hurtigt at kategorisere e-mails uden at udtømme nogen hjernekraft.
For at blive på toppen af torrenten af 150 e-mails, der finder deres vej til hende hver dag, drager Rachel Neill, administrerende direktør i Carex Consulting Group, fordel af Outlook's regelfunktioner. ”Jeg har oprettet regler, der sætter e-mails i forskellige mapper, farvekode og prioriterer baseret på afsender, ” siger hun. Derefter, i slutningen af dagen, vil hun hurtigt scanne efter alt, hvad hun måtte have savnet. ”Reglerne hjælper med at sikre, at jeg følger konsekvent op og blokerer for støj. Dette hjælper mig med at holde rodet til et minimum. ”
5. Brug din kalender til at spore e-mails, der kræver opfølgning
Da nogle e-mails muligvis kræver mere end et simpelt svar, anbefaler Newman at tilføje dem til kalenderen. ”Hvis jeg modtager en e-mail, der ikke kun kræver et øjeblikkeligt svar, men også en slags opfølgning, flytter jeg e-mailen til en udpeget undermappe og lægger en påmindelse i min kalender, der inkluderer mappens placering og datoen for opfølgningen er kræves, ”siger hun.
Hun bruger Microsoft Outlook, som giver adgang til Outlook's Kalender, men du kan også gøre dette i Gmail. Klik bare på knappen "Mere" på værktøjslinjen og vælg "Opret begivenhed."
6. Lad ikke uønsket e-mail blive langsomt i din indbakke
Føler du at du spiller whack-a-mole med salgsfremmende e-mails? Vær hurtig med afmeldknappen. Davis Siksnans, administrerende direktør og grundlægger af Printful, bruger en tre-strejke-regel til salgsfremmende e-mails og nyhedsbreve. Tredje gang han sletter et nyhedsbrev eller en e-mail fra en bestemt afsender, afmelder han sig fra listen.
7. Opret skabeloner til dine Go-To-svar
At skræddersy et andet svar til hver e-mail kan være en enorm tidssug. Hvis du finder dig selv at sende den samme type e-mail igen og igen, kan du drage fordel af at opbevare nogle lagersvar i dine kladder, som du nemt kan genbruge.
Betsy Fein, præsident for det professionelle organisationsfirma Clutterbusters, har ofte stillet spørgsmål, der kan adresseres med låst og indlæst svar. ”Jeg har forudskrevne e-mails, som jeg kan finjustere, at jeg sender til e-mails, der beder om det samme, som 'fortæl mig om dine tjenester' eller 'hvordan konfigurerer jeg en aftale?'”
Hvis du ikke ønsker at gøre dette manuelt, kan du prøve MixMax Gmail-plugin eller gå ind i dine indstillinger og aktivere dåse svar. (Klik på gearet øverst til højre for din indbakke, vælg "Indstillinger" i rullemenuen, vælg fanen "Avanceret" og tryk på "Aktiver" ved siden af "Canned Responses.") Dette giver dig mulighed for at gemme templerede svar.
8. Indstil sideblokke til kontrol af e-mail - og hold dem fast
Du vil sandsynligvis ikke lade din tidsplan stå åben for møder med uspecificerede tidspunkter og længder døgnet rundt, så hvorfor give e-mails frie tøjler til at trænge ind på din dag?
”Jeg lader ikke min e-mail være åben hele dagen; Jeg indstiller bestemte tidspunkter i løbet af dagen for at gå gennem hver e-mail og omhyggeligt svare, arkivere eller gemme til senere. På denne måde multitasker jeg ikke, og jeg kan gennemgå alle mine e-mails hurtigere, fordi jeg faktisk er fokuseret på den opgave, der er til rådighed, ”siger David Mitroff, erhvervskonsulent. ”Jeg anbefaler, at folk starter med tre forskellige halvtimes blokke om dagen for at læse og svare på deres e-mails og holde deres indbakke lukket resten af dagen og justere sig efter behov derfra.”
Ud over at bruge tidsspærring til at holde sig oppe på de daglige e-mails, anbefaler Justin Lavelle, Chief Communications Officer for BeenVerified, at afsætte tid en gang om ugen til vedligeholdelse af indbakke. ”Vælg et tidspunkt hver uge for at vedligeholde din indbakke. Beskyt tiden, som du ville på ethvert andet vigtigt møde, og organiser dig, ”foreslår han. "Fej det irrelevante væk, arkiver det komplette og prioriter opgavelisten."
9. Sluk for e-mail-meddelelser
Selv hvis du har trukket dig tilbage til kun at kontrollere e-mails i forudbestemte blokke, kan sirenesangen i din indboksmeddelelse være for stor en fristelse til at modstå. Hvis det er tilfældet, er løsningen enkel: Sluk for dine underretninger. ”Hvis du arbejder i tidsblokke, går du aldrig mere end et par timer uden at se dine e-mails, ” siger Miller. "Sluk for underretningerne, da de vil distrahere dig fra at gøre det, du arbejder på ved dit skrivebord."
Du kan holde dig selv ansvarlig ved at bruge Boomerangs funktion til indbakkepause. Siksnans tillader kun e-mail at komme ind to gange om dagen på bestemte tidspunkter, når han er i stand til at vie opmærksomheden mod dem.
10. Klem i mindless e-mail-opgaver under nedetid
Sørg for, at e-mail-konti er synkroniseret effektivt med din telefon, og brug ledige øjeblikke til at gøre hurtig oprydning i indbakken. ”Masser af de meddelelser, jeg modtager, kræver ikke direkte handling, ” siger Ben Taylor, grundlægger af HomeworkingClub.com. "Spam kan slettes, andre ting kan arkiveres, og du kan håndtere masser af disse, bare mens du er i en to-minutters supermarkedskø."
