Excels datavalideringsindstillinger omfatter oprettelse af en rulleliste, der begrænser de data, der kan indtastes i en bestemt celle, til en forudindstillet liste over poster.
Når en rulleliste tilføjes til en celle, vises der en pil ved siden af den. Ved at klikke på pilen åbnes listen og giver dig mulighed for at vælge et af listeposterne, der skal indtaste cellen.
De data, der anvendes i listen, kan placeres:
- på samme regneark som listen
- på et andet regneark i samme projektmappe
- i en anden projektmappe
Tutorial: Brug af data gemt i en anden arbejdsbog
I denne vejledning opretter vi en rulleliste med en liste over poster, der findes i en anden projektmappe.
Fordele ved at bruge en liste over poster, der er placeret i en anden projektmappe, omfatter centralisering af listedata, hvis den bruges af flere brugere og beskytter data mod utilsigtet eller forsætlig ændring.
Bemærk: Når listedata er gemt i en separat arbejdsbog, skal begge arbejdsbøger være åbne for at listen skal fungere.
Følgende trin i undervurderingsemnerne nedenfor går igennem ved at oprette, bruge og ændre rullemenuen ligner den, der ses i billedet ovenfor.
Disse vejledningsinstruktioner omfatter dog ikke formateringstrin for regnearkene.
Dette vil ikke forstyrre udførelsen af vejledningen. Dit regneark vil se anderledes ud end eksemplet på side 1, men rullemenuen giver dig de samme resultater.
Tutorial emner
- Åbning af filer og lagring af vejledningsdata
- Oprettelse af to navngivne områder
- Åbning af dialogboksen Data validering
- Indtastning af datakilden og afslutning af drop down-listen
- Ændring af listen elementer
- Valg til beskyttelse af drop down-listen
Indtastning af vejledningsdata
Åbning af to Excel-arbejdsbøger
Som nævnt vil dataene i rullemenuen i denne øvelse blive placeret i en anden projektmappe i rullemenuen.
Følg disse trin for denne vejledning:
- Åbn to blanke Excel-workbooks
- Gem en projektmappe med navnet data-source.xlsx - Denne projektmappe indeholder dataene i rullemenuen
- Gem den anden projektmappe med navnet drop-down-list.xlsx - Denne projektmappe indeholder rullelisten
- Lad begge arbejdsbøger åbne efter opbevaring.
Indtastning af vejledningsdata
- Indtast dataene nedenfor i cellerne A1 til A4 i data-source.xlsx workbook som set i billedet ovenfor.
-
A1 - peberkager A2 - Citron A3 - Havregryn Raisin A4 - Chokolade Chip
- Gem projektmappen og lad den stå åben
- Indtast dataene nedenfor i cellerne B1 af drop-down-list.xlsx projektmappe.
-
B1 - Cookie Type:
- Gem projektmappen og lad den stå åben
- Drop down listen vil blive tilføjet til celle C1 i denne projektmappe
Oprettelse af to navngivne områder
Oprettelse af to navngivne områder
Et navngivet område giver dig mulighed for at henvise til et specifikt udvalg af celler i en Excel-projektmappe.
Navngivne intervaller har mange anvendelser i Excel, herunder at bruge dem i formler og når du opretter diagrammer.
I alle tilfælde anvendes et navngivet interval i stedet for en række cellehenvisninger, der angiver placeringen af data i et regneark.
Når den bruges i en rulleliste, der er placeret i en anden projektmappe, skal der benyttes to navngivne intervaller.
- Den ene er oprettet til listeposterne i projektmappen, hvor dataene er placeret
- Et andet er oprettet i projektmappen, hvor rullelisten er placeret. Dette andet navngivne områdeforbindelse til det navngivne område i første arbejdsbog
Tutorial trin
Det første navngivne område
- Vælg celler A1 - A4 i data-source.xlsx projektmappe for at fremhæve dem
- Klik på navneboksen over kolonne A
- Skriv "Cookies" (ingen citater) i Name Box
- Tryk på GÅ IND tast på tastaturet
- Celler A1 til A4 af data-source.xlsx workbook har nu rækkeviddenavnet på småkager
- Gem arbejdsmappen
Det andet navngivne område
Dette andet navngivne interval bruger ikke cellehenvisninger fra drop-down-list.xlsx projektmappe.
Det vil snarere, som nævnt, linkes til småkager rækkevidde navn i data-source.xlsx projektmappe.
Dette er nødvendigt, fordi Excel ikke accepterer cellehenvisninger fra en anden projektmappe for et navngivet område. Det vil dog undtagen et andet rækkevidde navn.
Oprettelse af den anden navngivne rækkevidde gøres derfor ikke ved hjælp af Navn Box men ved at bruge Navn Manager mulighed placeret på formler fane af båndet.
- Klik på celle C1 i drop-down-list.xlsx projektmappe
- Klik på Formler> Navn Manager på båndet for at åbne Navn Manager dialog boks
- Klik på Ny knappen for at åbne Nyt navn dialog boks
- I navnet linjetype: Data
- I refererer til linjetype: = 'data-source.xlsx'! Cookies
- Klik på OK for at fuldføre det navngivne område og vende tilbage til dialogboksen Navnemanager
- Klik på Luk for at lukke dialogboksen Navnemanager
- Gem arbejdsmappen
Åbning af dialogboksen Data validering
Åbning af dialogboksen Data validering
Alle data validering indstillinger i Excel, herunder drop down lister, er indstillet ved hjælp af dialogboksen data validering.
Ud over at tilføje drop down lister til et regneark kan data validering i Excel også bruges til at styre eller begrænse den type data, der kan indtastes i specifikke celler i et regneark.
Tutorial trin
- Klik på celle C1 på drop-down-list.xlsx workbook for at gøre det til den aktive celle - det er her, hvor rullelisten vil blive placeret
- Klik på Data fanebladet på båndmenuen over regnearket
- Klik på Data validering ikonet på båndet for at åbne rullemenuen
- Klik på Data validering mulighed i menuen for at åbne dialogboksen Data validering
- Lad dialogboksen stå åben til næste trin i vejledningen
Brug af en liste for data validering
Valg af en liste for data validering
Som nævnt er der en række muligheder for data validering i Excel ud over en drop down liste.
I dette trin vælger vi Liste mulighed som den type data validering, der skal bruges til celle D1 i regnearket.
Tutorial trin
- Klik på Indstillinger fanebladet i dialogboksen
- Klik på pil ned i slutningen af Give lov til linje for at åbne rullemenuen
- Klik på Liste at vælge en drop down liste til data validering i celle C1 og for at aktivere Kilde linje i dialogboksen
Indtastning af datakilden og afslutning af drop down-listen
Da datakilden til rullemenuen er placeret i en anden projektmappe, vil den anden navngivne rækkevidde, der er oprettet tidligere, blive indtastet i Kilde linje i dialogboksen.
Tutorial trin
- Klik på Kilde linje
- Skriv "= Data" (ingen citater) i Kilde linjen
- Klik Okay for at fuldføre rullemenuen og luk Data validering dialog boks
- En lille pil ned ikon placeret på højre side af celle C1
- Hvis du klikker på pil ned, skal du åbne rullelisten med de fire cookienavne, der er indtastet i cellerne A1 til A4 i data-source.xlsx projektmappe
- Hvis du klikker på et af navnene, skal du indtaste det pågældende navn i celle C1
Ændring af rullelisten
Ændring af listen elementer
For at holde drop down listen opdateret med ændringer i vores data, kan det være nødvendigt at med jævne mellemrum ændre valgene i listen.
Da vi brugte en navngivne område som kilden til vores listeposter i stedet for de egentlige listens navne, ændrer du cookienavne i det navngivne område i cellerne A1 til A4 i data-source.xlsx workbook ændrer straks navnene på rullelisten.
Hvis dataene indtastes direkte i dialogboksen, betyder ændring af listen indebærer at gå tilbage i dialogboksen og redigere kildelinjen.
I dette trin vil vi ændre Citron til shortbread i rullelisten ved at ændre dataene i celle A2 i det navngivne område i feltet data-source.xlsx projektmappe.
Tutorial trin
- Klik på celle A2 i data-source.xlsx workbook (citron) for at gøre det til den aktive celle
- Type shortbread ind i celle A2 og tryk på Enter-tasten på tastaturet
- Klik på pil ned for rullelisten i celle C1 på drop-down-list.xlsx workbook for at åbne listen
- Punkt 2 i listen skal nu læses shortbread i stedet for Citron
Valg til beskyttelse af drop down-listen
Valg til beskyttelse af drop down-listen
Da vores data findes på et andet regneark fra rullelisten, der er tilgængelige for at beskytte listedataene, er:
- Beskyt regnearket, som indebærer låseceller A1 til A4 på ark 2
- Kræver et kodeord for at ændre projektmappen
- Har arbejdsbogen åben som Læs kun
