I en tid, hvor begivenhedsbudgetterne skæres og bredbåndsinternetadgang stiger, bliver webinars stadig mere populære. Webinarer er web-baserede seminarer, der normalt omfatter over 30 deltagere og er vant til at afholde præsentationer, workshops, foredrag og store møder. Da webinarer holdes online, tillader de virksomheder at spare penge på rejser, catering og spillesteder, som alle koster ofte forbundet med ansigt til ansigt seminarer. På grund af deres store deltagelse skal webinars imidlertid omhyggeligt planlægge for at blive vellykket. Derfor skal de, der planlægger at hoste et webinar, tage sig tid til at sikre, at de korrekt gennemgår alle de nødvendige skridt, der sikrer webinarens succes.
For at hjælpe dig med at organisere dit webinar har vi fremhævet de vigtigste skridt, du skal tage nedenfor.
Vælg en dato langt i forvejen
Den første ting, du skal gøre, når du planlægger et webinar eller en række webinars, er at henvise til en ferie- og arrangementskalender langt i forvejen. Husk, at du vil invitere flere personer med travle tidsplaner, så giv dem tilstrækkelig varsel til at gøre tid til dit webinar. For eksempel kan ugen før julferien være ekstremt travlt, da folk forsøger at binde mange løse ender, inden de går på ferie. Ved omhyggeligt at overveje dine valgte datoer kan du sikre maksimal deltagelse.
Sørg for at du får tid til det rigtige
Overvej tidszoneforskelle; hvis du er på vestkysten, men også inviterer deltagere fra østkysten (og vice versa), planlæg ikke et webinar for når dine deltagere vil være ude af kontoret. Desuden skal du ikke planlægge dit webinar for tæt på slutningen af dagen - det vil sige, hvornår deltagerne vil slå ned og se, hvad de stadig skal gøre for at gøre det hjemme til tiden. Hvis du inviterer folk fra andre lande, skal du enten vælge en tid, der generelt kan fungere for alle deltagere (hvilket er sjældent) eller planlægge at holde dit webinar flere gange for at tage højde for forskellige tidszoner.
Vælg dit webinar værktøj
De fleste online mødeværktøjer har webinar muligheder, du skal bare vælge den plan, der svarer til antallet af deltagere, du forventer at invitere. Test de forskellige tilgængelige værktøjer, og vælg den med de funktioner og funktionalitet der passer dig bedst. Afhængigt af hvilken type webinar du vil præsentere, skal du muligvis skifte mellem højttalere nemt eller optage webinaret til udstationering online. Undersøg alle funktioner fra flere forskellige værktøjer, og du er sikker på at finde den perfekte software til din lejlighed. Sørg for, at når du har valgt værktøjet, er din udbyder villig til at træne dig, så du kan få mest muligt ud af dit webinar.
Øvelse Kører et webinar
Som vært vil du blive forventet at sikre, at webinaret løber glat. Der er ingen undskyldninger for ikke at vide, hvordan man skifter mellem højttalere, tager en afstemning eller optager webinaret, for eksempel. Inviter nogle kolleger til at hjælpe dig med at teste værktøjet flere gange efter din træning hos udbyderen. Sørg også for, at alle dine præsentanter er fortrolige med webinarværktøjet.
Udvikle en dagsorden og invitation
Inden du inviterer dit publikum, skal du oprette dit webinar omhyggeligt. Tænk på, hvor længe dit webinar vil vare, og de vigtigste elementer, du vil diskutere i den rækkefølge, du gerne vil diskutere dem. Planlæg også for en Q & A-session, da dine deltagere sandsynligvis vil have nogle spørgsmål i slutningen af din præsentation. Derefter skitsere dagsordenen i invitationen. Dette er den nemmeste måde for dine deltagere at vide, om dit webinar vil være relevant for dem. Indbydelsen skal også indeholde et link, der giver dine deltagere mulighed for at oprette forbindelse til webinaret samt et opkaldsnummer, hvis de foretrækker at lytte via telefon.
Inviter din målgruppe
Tænk nøje på, hvad du vil præsentere, og vælg dit publikum i overensstemmelse hermed. Sørg for at holde styr på dine svar, så du ved, hvem der vil deltage i dit webinar. Ved nøje overvågning af din deltagerliste vil du være i stand til at planlægge din opfølgning i forvejen.
Planlæg din præsentation
Husk på, at de bedste online møder præsentationer er meget visuelle og engagerende. Hvis du f.eks. Bruger PowerPoint, skal du ikke bare præsentere dias med ord. Inkluder billeder, der er relevante for det, du præsenterer. Du kan også bruge video og endda online spil, hvis det er relevant, for at bringe din præsentation til livs. Nogle webinarplanlæggere sender endda materialer til deltagernes kontorer forud for mødet. Lær at tænke kreativt, og dit webinar kommer til liv.
Optag dit webinar
Ved at gøre en optagelse af dit webinar tilgængelig, kan de, der gerne vil besøge nogle af diskussionen eller dem, der ikke kunne klare det, høre på det, der blev sagt i deres egen tid. Hvis du linker dit webinar til en online marketingkampagne, kan du bruge optagelsen i de e-mails, du sender ud, og forstærker din besked.
Opfølgning
Som ved online møder er opfølgning på et webinar ekstremt vigtigt. Påmind dine deltagere om det, der blev diskuteret, og foretag en undersøgelse for at samle deres tanker om, hvordan webinaret gik. Hvis du planlægger et andet webinar, der kan være af interesse for dit publikum, skal du sørge for at fortælle dem, hvornår de kan forvente en invitation.
Gennemgå din feedback
Sørg altid for at gennemgå enhver feedback, du har modtaget på dine websider. Sådan kan du forbedre dine næste.Vær særlig opmærksom på feedbacken i forbindelse med præsentationen, da det udgør kernen i webinaret.
