Du ved, at du er nødt til at vende tilbage til nogen så hurtigt som muligt, når han eller hun sender en e-mail mærket "presserende." Du kan forestille dig, at den anden person stirrer på hans skærm, unblinker eller obsessivt opdaterer sin indbakke, fordi han venter på dig de endelige numre, godkendelsen, klokkeslættet, svaret eller de næste trin.
Men vidste du, at det ikke er den eneste gang, du har brug for at prioritere at skrive tilbage? Det er sandt: Hvis du lader en meddelelse sidde et par dage i et af de følgende scenarier, risikerer du at se temmelig ufølsom eller uprofessionel ud.
Det er en hård balance med sikkerhed, for i begge tilfælde vil du også sige det rigtige. Men det er vigtigt at tage sig tid til at svare.
1. Når du har slået før
Er du fortrolig med at udpege en e-mail for at administrere din indbakke? Som Muse-grundlægger og COO Alex Cavoulacos forklarer:
Send en kort 'Tak for at tænke på mig - jeg er booket i denne måned, men hvis du når ud, vil jeg meget gerne hjælpe, men jeg kan.' Mange mennesker vil aldrig følge op - hverken fordi de har glemt eller fordi de ikke har brug for din tid og råd mere - så du kan være forvisset om, at de mennesker, der følger op, er dem, der har mest brug for din hjælp.
Mens denne strategi vil redde dig fra at svare alle de mennesker, der aldrig når tilbage, er udvekslingen, at hvis nogen gør som du beder - venter dog længe og derefter følger op - skylder du virkelig hende at sende et svar. Hun respekterer ved at kontakte dig på et senere tidspunkt, og så vil du vise hende den samme høflighed.
Selvfølgelig kan du stadig have for travlt med at hjælpe dig (og det er OK). Men du skal ikke være for travlt med at sende et nyttigt svar - selvom det giver et kort svar, peger hende mod en anden eller giver et link til en ressource - og inden for 24 timer, hvis det er muligt. Derudover redder du ved at komponere et rigtigt svar fra at starte en uendelig e-mail-kæde "Jeg vender tilbage til dig senere", som vil blive betragtet som førende for den anden person.
2. Når du fortælles noget personligt
Mange mennesker har svært ved at dele personlige oplysninger med deres medarbejdere. Så hvis nogen tager sig tid til at dele foruroligende nyheder med dig via e-mail, kræves det altid at skrive tilbage hurtigt.
Det behøver ikke være et langvarigt svar, og det er OK, hvis du ikke er 100% sikker på den rigtige ting at sige. Du kan næsten altid føre med ”Jeg er så ked af at høre…” Derefter tænker du nøje igennem hvad handling der var i e-mailen (hvis du antager, at der var en, som der normalt er) med noget i retning af, "Vær venlig at tage din tid …" eller ”Du er velkommen til at nå tilbage, når du vender tilbage.”
Og hvis der er et tidsfølsomt problem, der kræver, at du beder om noget håndgribeligt, skal du tage et par minutter på at finde ud af det mest minimale spørgsmål, inden du svarer.
For eksempel er det sådan, du kan svare på en medarbejder, der fortæller dig, at han ikke vil være i stand til at afslutte bestyrelsespræsentationen på grund af en død i familien:
Selv når du ikke har nøjagtigt de rigtige ord - og ingen gør - svar hurtigt viser, at du er interesseret. Det får din bekymring til at føle dig mere ægte og gør det klart, at du ikke gik forbi denne nyhed eller tilføj den til en liste, som du ville gøre med enhver anden meddelelse.
Ja, vi kæmper alle sammen den gode kamp for at nå indbakke nul; og jeg forstår fuldstændigt trangen til at ønske at udsætte svaret på den ene hårde e-mail, fordi du kunne svare på 10 basale i samme mængde tid. Men det er ikke værd at få andre til at føle sig uvæsentlige - eller risikere dit omdømme som en hensynsfull person. Så tag dig tid til at svare på en meddelelse i en af disse kategorier: Du er ikke den eneste, der vil være glad for, at du gjorde det.
