For et par uger siden skrev jeg om de uskrevne e-mail-regler, og jeg blev sprængt af, hvor mange mennesker fandt det nyttigt. Det viser sig, der er mange regler derude, som vi alle kunne drage fordel af at komme på papir!
Med det i tankerne vil jeg lave et par flere af disse lister, der starter med det næststørste smertepunkt på kontoret: møder. Læs videre for de must-know regler for, hvordan du kører et vellykket møde, og kolleger overalt vil takke dig.
Sørg for, at du virkelig har brug for et møde, før du planlægger det. Kan dette løses med 10 minutter på telefonen eller via e-mail i stedet?
Hvert møde skal have et formål: Du skal enten tage en beslutning eller afslutte en handling sammen. At give en opdatering kan næsten altid ske via e-mail.
Planlæg ikke mere tid, end du har brug for. De fleste møder er planlagt i en hel time, når de skal være 20 minutter, 30 minutter eller 45 minutter - maks .
Start til tiden. Vent ikke på strejfere - det opmuntrer dem kun.
Slut til tiden. At sige, ”Jeg ved, at vi alle sammen har meget at gøre, så lad os prøve at holde dette under 30 minutter, ” vil minde folk om, at du ønsker et effektivt møde lige så meget som de gør.
Inviter kun de mennesker, der absolut har brug for at være der. Jo flere mennesker på et møde, jo mindre bliver det gjort.
Hvert møde skal have nogen klart tildelt forud for tiden til at køre det. Hvis det ikke er dig, skal du navngive en anden (og sørg for, at personen ved, at han eller hun er ansvarlig).
Bages om få minutter til chit-chat i begyndelsen af mødet. Vi er mennesker, ikke robotter, og opbygning af sammenhæng med kolleger hjælper virksomhederne med at køre mere glat.
Hvis du vil have folk til at læse noget i forvejen, er det godt at sende det mindst tre timer før tiden, og dagen før er bedre. At sende det 20 minutter før er nytteløst.
Book dit mødeplads i forvejen, eller giv dig selv 10 minutter før mødet for at finde ud af det. At vandre i hallerne med alle på slæb spilder alles tid.
Sæt en dagsorden, og del den i starten af mødet for at holde alle på sporet.
Hvis du vil have folk til at være opmærksomme, skal du ikke give dem flere uddelingssteder i begyndelsen af mødet. De begynder at bladre igennem dem, og de bliver distraherede.
Kontroller ikke din telefon eller e-mail under mødet. Alle kan fortælle, hvad du laver, og de vil begynde at gøre det samme.
Hold styr på de næste trin, mens mødet fortsætter. Eventuelle handlinger skal sendes rundt som en påmindelse efter mødet.
Et handlingsemne uden nogen, der er tildelt det, er værdiløst. I de fleste tilfælde er der også brug for en frist.
Hvis nogen taler for meget, skal du skære ham eller hende af (pænt). Ligeledes, hvis nogen taler for lidt, så prøv at engagere ham eller hende.
Hvis samtalen går ud af emnet, er det både acceptabelt og nødvendigt for dig at tømme den ind. En enkel, "Lad os planlægge tid til at diskutere det senere, hvis det er nyttigt, da vi kun har 10 minutter tilbage, " fungerer perfekt.
Hvis mødet er over en times langt, skal du planlægge tid til pauser, og fortæl deltagerne om dem på forhånd. At vide, at de kan tjekke deres e-mail på 45 minutter, hjælper dem med at fokusere nu.
Se kropssprog. Du kan nemt fortælle, om folk keder sig, kobles fra eller føler, at deres tid spildes, så længe du ser efter den.
Tildel eventuelt en note-taker, så du kan fokusere på at køre mødet.
Evaluer regelmæssigt, om tilbagevendende møder i din kalender overhovedet er nødvendige, og i bekræftende fald, om format, længde og deltagere bidrager til deres effektivitet. Hvis ikke? Skift dem op!
