Langt om længe! de 23 uskrevne e-mail-regler

Det var ikke før jeg hjalp min college-aldre bror med at hacke (er, opsætte) hans indbakke og forklarede nogle af nuancerne i denne allestedsnærværende kommunikationsmetode, at jeg indså, hvor mange uskrevne e-mail-regler der har udviklet sig gennem årene.

Nogle af dem er temmelig indlysende, men de er værd at gentage (fordi jeg stadig ser folk bryde dem fra tid til anden). Og andre er ikke umiddelbart intuitive - men hvis universelt fulgt, ville det hjælpe os alle med at sende og svare på e-mail.

Så jeg skriver dem skriftligt. Gennemgå listen, og gentag efter mig: "Jeg sværger højtideligt, at jeg vil følge e-mail-reglerne for evigt."

Din emnelinje skal altid være beskrivende. “Intro” er ikke beskrivende nok. “Intro: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)” er bedre.
Hold hver e-mail så kort som du kan; det sparer dig tid og, endnu vigtigere, respekterer modtagerens tid.
Jo hurtigere du reagerer, jo kortere får dit svar lov.
Medtag altid en kontekstlinje, hvis modtageren ikke forventer denne e-mail. Dette er lige så relevant for første gang e-mails ("Det er her vi mødtes"), som det er for e-mails til nogen, du arbejder med regelmæssigt ("Denne e-mail handler om den næste fase af det projekt, vi arbejder på sammen").
Sæt dine "spørg" eller "handlinger" først i e-mailen, ikke sidst, og gør dem eksplicitte. Det skal straks være klart for modtageren, hvad du ønsker.
Hvis der er en frist, skal du sige det. Hvis anmodningen ikke haster, skal du sige det.
Hvis du ikke har brug for et svar, og en e-mail kun er FYI, skal du sige det.
Stil spørgsmål så specifikke som muligt. ”Hvad synes du om forslaget?” Er ikke et godt spørgsmål. ”Kan vi gå videre med sælgers forslag på $ 20.000 inden fredag?” Er bedre.
Brug kugler eller nummererede lister, når det er muligt. Disse er lettere at skumme end tekstblokke.
Når noget er virkelig vigtigt, skal du dristige det.
Brug ikke overdreven fed skrift i dine e-mails.
Brug læsbare skrifttyper. Comic Sans er ikke en læselig skrifttype.
Hvis du modtager et spørgsmål fra en anden, men ikke kan svare med det samme, skal du svare ved at fortælle ham eller hende, hvornår du kommer til det. Dette sparer dig indtjeknings-e-mails og hjælper den anden person med at planlægge.
CC altid det mindste antal mennesker, der er nødvendige for at få jobbet gjort. Jo flere mennesker i e-mail-kæden, desto lavere er følelsen af ansvar for at svare.
Brug kun “Svar alle”, når det virkelig er nødvendigt. Ingen kan lide den person, der tilstopper hele afdelingens indbakke.
Hvis nogen har en e-mail-tråd, skal han eller hun ikke længere være tændt, flyt denne person til BCC i dit næste svar, og sig det i den første linje i e-mailen. ("Sam, tak for at have introduceret Mary og mig - jeg flytter dig til BCC og tager det herfra.")
Lav altid dobbelt opt-in intros. Hvis du ikke gør det, vil folk begynde at frygte at høre fra dig.
Tag ikke en tråd om et emne for at diskutere et andet emne. Start i stedet en ny e-mail-tråd med den relevante emnelinje og modtagere.
Lad ikke være med. Ingen har brug for en 20. e-mail med "Dette så godt ud for mig!"
Hvis du e-mailer til forretningsformål, skal du have dine kontaktoplysninger og titel i sidefoden. Jo enklere, jo bedre.
Hvis du e-mailer en meget travl person, er det helt acceptabelt og forventes en smule, at du videresender den første e-mail til ham eller hende med en opfølgende meddelelse efter en uge eller to. De fleste travle mennesker kræver mindst en af disse. Gør ikke mere end tre.
Det er ikke acceptabelt at følge op på en e-mail inden for 48 timer, medmindre det virkelig haster. Mange mennesker behandler e-mail som en form for korrespondance og har simpelthen højere prioriteter end at svare dig med det samme.
Hvis du modtager eller vil sende en vred e-mail, skal du vente på den. Hvis det haster, skal du snakke om telefonen i stedet.