For nylig har jeg været på flere og flere forretningsrelaterede telefonopkald, der til trods for at være sammen med smarte mennesker efterlod mig et dårligt indtryk. Selvfølgelig virker opkald temmelig enkle, men alt fra teknologiske fejl, der kunne have været undgået til dårlig tidsstyring, kan virkelig påvirke dine kunders og kollegers indtryk af dig (for ikke at nævne din produktivitet).
Så ligesom der er uskrevne regler for e-mail og møder, stave jeg retningslinjerne for forretnings telefonopkald og konferenceopkald, som alle skal følge. Her er for mere produktive (og mindre irriterende) opkald for evigt!
Aftale inden opkaldet, hvilken person der ringer til hvem og hvilket nummer. E-mail til tre minutter efter opkaldet skulle begynde med "hvor skal jeg ringe til dig?" spilder alles tid.
Generelt, hvis du spørger noget om en anden, bør du tilbyde at ringe til ham eller hende. Hvis du hjælper nogen anden, skal du bede personen om at ringe til dig for at undgå at skulle jage nogen ned.
Planlæg opkaldet, i hvor lang tid du har brug for, og husk, at det kan vare fem, 10 eller 20 minutter. Du bør ikke afrundes til det nærmeste trin på 30 minutter.
Hvis du på forhånd ved, at du kommer for sent til et opkald, skal du fortælle den anden person via e-mail og tilbyde at ringe til ham eller hende, når du er klar.
Hvis den person, du ringer til, ikke henter, skal du ikke efterlade en besked første gang. Prøv igen 1-2 minutter senere, og hvis han eller hun ikke afhenter, skal du lægge en besked og e-mail, fortæl ham eller hende, at du har ringet, og angiv, hvor meget mere tid du vil være til rådighed. Ring ikke igen efter dette, medmindre det haster.
Hvis mere end to personer taler, skal du indstille et opkald på forhånd. Der er masser af gratis tjenester som UberConference, der hjælper med dette.
Hold opkaldet til så få mennesker som muligt, og sørg for, at alle der virkelig er nødvendige. Jo flere mennesker på linjen, jo mindre er alle opmærksomme.
Sørg for, at du tager opkaldet fra et roligt sted med godt signal. Brug af landslinjer, når det er muligt, hjælper med at undgå signalproblemer.
Hvis du bliver fanget i et støjende sted, skal du med det samme fortælle folk, at du vil være i stum, medmindre du taler. Det er den respektfulde ting at gøre.
Hvis du ikke ringer fra en telefon, du bruger regelmæssigt, skal du sørge for at vide, hvordan du betjener den. Dette er især vigtigt, når du bruger et ukendt kontortelefonsystem.
Jeg anbefaler ikke at bruge lysbilleder til at præsentere noget under opkaldet, medmindre du laver en demo, men hvis du er det, skal du ikke sende dem rundt via e-mail. Brug i stedet en skærmdelingsservice som GoToMeeting eller Screenleap for at sikre, at folk ikke kigger igennem, springer foran og derefter holder op med at være opmærksomme.
Hvis du bruger en skærmdelingsservice, skal du sørge for, at den fungerer, før opkaldet starter, og at dine kolleger har noget installeret, som de har brug for, inden opkaldet.
Hvis du møder mennesker for første gang, eller virkelig ønsker, at folk skal være opmærksomme, kan du overveje videokonferencer.
Ligesom med møder, start til tiden. At vente på spredere opmuntrer dem kun.
Hvis du deltager i et konferencesamtale, skal du straks introducere dig selv, så ingen er overrasket over, at du lytter til i tre minutter på, hvad de troede var en en-til-en-samtale.
Hvis nogen slutter sig sent, skal du ikke fange ham eller hende. Det spilder alle andres tid. Opmuntr denne person til at indhente nogen ved slutningen af opkaldet for at se, hvad der var gået glip af.
Giv oversigten over, hvem du er, og hvorfor du ringer inden for de første 120 sekunder af opkaldet, og angiv derefter din dagsorden eller dit mål. De andre, der ringer op, skal straks vide, hvad du vil have dem.
I de første få minutter af hvert opkald skal du bekræfte, hvor længe alle skal snakke, så du kan styre samtalen i overensstemmelse hermed.
Hvis du har mere end tre personer på linjen, skal arrangøren foretage et hurtigt opkald for at sikre sig, at alle er der, og introducer dem kort, hvis det er muligt.
Gå kun rundt med at lave individuelle introduktioner, hvis det vil hjælpe erhvervslivet med at blive færdige, og tag det ind på din dagsorden. Ellers spilder du meget tid.
Medmindre opkaldet handler om, at du deler din ekspertise, skal du ikke tale mere end 70% af tiden. Hvis mange mennesker er på linjen, falder dette tal til 25%.
Hold dine sætninger korte, og hold jævnligt pause mellem ideerne. Dette giver folk mulighed for at springe ind eller stille spørgsmål.
Hvis du er opkaldsarrangør, er det dit job at opfordre folk til at deltage, hvis de ikke taler op, og en anden monopoliserer samtalen.
Brug mute-knappen strategisk. Hvis du er slået fra i 90% af opkaldet, er du sandsynligvis ikke fuldt opmærksom.
Vær ikke den person, der kontrollerer e-mail og har brug for at stille et spørgsmål, der skal gentages. Hvis du finder dig selv at kontrollere e-mail under de fleste af dine opkald, er de enten for lange, de er for mange involverede, eller du behøver ikke være med på dem.
Fem minutter før afslutningen af opkaldet skal du advare alle, at det er ved at samle op, og spørg, om der er spørgsmål. Lad ikke det løbe ud, hvis det overhovedet er muligt - det er respektløs for andres tid.
Hold styr på de næste trin, mens opkaldet foregår, og send dem rundt via e-mail bagefter som en påmindelse.
Fortæl os! Hvad er din foretrukne telefonopkaldsregel? Noget, som vi gik glip af?
