Er du overvældet af de store mængder data, der skal spores i din organisation? Måske bruger du for øjeblikket et papirarkiveringssystem, tekstdokumenter eller et regneark for at holde styr på dine kritiske oplysninger. Hvis du søger efter et mere fleksibelt datastyringssystem, kan en database kun være den frelse du leder efter, og Microsoft Access 2013 er en glimrende løsning.
Hvad er en database?
På det mest grundlæggende niveau er en database simpelthen en organiseret dataopsamling. Et database management system (DBMS) som Microsoft Access, Oracle eller SQL Server giver dig de software værktøjer, du har brug for til at organisere disse data på en fleksibel måde. Det omfatter faciliteter til at tilføje, ændre eller slette data fra databasen, stille spørgsmål (eller forespørgsler) om de data, der er gemt i databasen, og producere rapporter, der opsummerer udvalgte indhold.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 giver brugerne en af de enkleste og mest fleksible DBMS-løsninger på markedet i dag. Regelmæssige brugere af Microsoft-produkter vil nyde det velkendte Windows-udseende og den tætte integration med andre Microsoft Office-familieprodukter. For mere om Access 2013-grænsefladen, læs vores Access 2013 Bruger Interface Tour.
Lad os først undersøge tre af de vigtigste komponenter i Access, som de fleste databasebrugere vil støde på: tabeller, forespørgsler og formularer. Hvis du ikke allerede har en Access-database, kan du måske læse om oprettelse af en Access 2013-database fra bunden eller oprettelse af en Access 2013-database fra en skabelon.
Microsoft Access Tables
Tabeller omfatter de grundlæggende byggesten i enhver database. Hvis du er bekendt med regneark, finder du databasetabeller meget ens.
En fælles database tabel kan indeholde medarbejderinformation, herunder karakteristika som navn, fødselsdato og titel. Det kan være struktureret som følger:
- Medarbejder-ID
- Efternavn
- Fornavn
- Titel
- Salutation
- Fødselsdato
Undersøg opførelsen af bordet, og du vil opdage, at hver kolonne på bordet svarer til en bestemt medarbejderkarakteristik (eller attribut i databasevilkår). Hver række svarer til en bestemt medarbejder og indeholder hans eller hendes oplysninger. Det er alt der er til det. Hvis det hjælper, skal du tænke på hver enkelt af disse tabeller som en oversigt over oplysninger om regneark. Du kan få flere oplysninger ved at læse Tilføjelse af tabeller til en Access 2013-database
Henter oplysninger fra en adgangsdatabase
Selvfølgelig vil en database, der kun lagrer oplysninger, være ubrugelig - vi har brug for metoder til at hente information også. Hvis du blot vil genkalde de oplysninger, der er gemt i en tabel, giver Microsoft Access dig mulighed for at åbne tabellen og rulle gennem de poster, der er indeholdt i den. Den egentlige magt i en database ligger imidlertid i dens evne til at besvare mere komplekse forespørgsler eller forespørgsler. Adgangsspørgsmål giver mulighed for at kombinere data fra flere tabeller og placere specifikke forhold på de hentede data.
Forestil dig, at din organisation kræver en simpel metode til at oprette en liste over de produkter, der i øjeblikket sælger over deres gennemsnitlige pris. Hvis du blot hentede produktinformationstabellen, ville opfyldelsen af denne opgave kræve en stor mængde sortering gennem data og udførelse af beregninger for hånd. Kraften i en forespørgsel giver dig dog mulighed for blot at anmode om, at Access kun returnerer de poster, der opfylder ovenstående gennemsnitlige prisbetingelser. Derudover kan du instruere databasen til kun at angive navn og enhedspris for varen.
For mere information om styrken af database forespørgsler i Access, læs Opret en simpel forespørgsel i Microsoft Access 2013.
Indsætte oplysninger i en adgangsdatabase
Indtil videre har du lært begreberne bag organisering af informationen i en database og hentning af oplysninger fra en database. Vi har stadig brug for mekanismer til at placere information i tabellerne i første omgang. Microsoft Access giver to primære mekanismer til at nå dette mål. Den første metode er at simpelthen bringe bordet op i et vindue ved at dobbeltklikke på det og tilføje oplysninger til bunden af det, ligesom man ville tilføje oplysninger til et regneark.
Adgang giver også en brugervenlig formulargrænseflade, der giver brugerne mulighed for at indtaste oplysninger i en grafisk form og få oplysningerne gennemsigtigt sendt til databasen. Denne metode er mindre skræmmende for data entry operatoren, men kræver lidt mere arbejde fra databasens administrator. For mere information, læs Oprettelse af formularer i Access 2013.
Microsoft Access rapporter
Rapporter giver mulighed for hurtigt at producere attraktivt formaterede resuméer af dataene i en eller flere tabeller og / eller forespørgsler. Gennem brug af genvejstrykker og skabeloner kan databasebrugerne oprette rapporter i bogstaveligt talt et par minutter.
Antag at du vil producere et katalog for at dele produktinformation med nuværende og potentielle kunder. I tidligere afsnit lærte vi, at denne form for information kunne hentes fra vores database via den dårlige anvendelse af forespørgsler. Husk dog, at disse oplysninger blev præsenteret i en tabelform - ikke det mest attraktive marketingmateriale. Rapporter muliggør optagelse af grafik, attraktiv formatering og pagination. Du kan finde flere oplysninger under Oprettelse af rapporter i Access 2013.
