E-mail, som enhver form for kommunikation, er en personlig ting. Hvordan du tjekker, administrerer og sender alt fra linjer til elektroniske missiver er ofte en blanding af præferencer og vaner.
Når det er sagt, er der et par afskårne regler, som vi alle burde følge for at få mest muligt ud af vores e-mail-kommunikation, vores produktivitet og vores tid. Læs videre for tre almindelige fejl i indbakken, hvordan de skader dig på arbejdet, og hvordan du foretager ændringen til bedre e-mailadministration.
Fejl nr. 1: Efterladelse af e-mails i din indbakke
Jeg starter med den mest kontroversielle: at efterlade alle dine e-mails i din indbakke. Jeg ved, at du synes, det er det samme, uanset om du efterlader e-mails i din indbakke, efter at du har behandlet dem eller ej, men din hjerne beder om at være anderledes. En undersøgelse fra 2011 af Princeton's Neuroscience Institute bestemte, at "når dit miljø er rodet, begrænser kaoset din evne til at fokusere." Dette gælder også dit virtuelle miljø; jo flere e-mails du kan se - også dem, der ikke betyder noget mere - jo mere tid vil din hjerne bruge ubevidst på at tænke på dem.
Undersøgelsen antyder, at reduktion af indbakke rod vil gøre dig mindre distraheret, mere produktiv og bedre i stand til at behandle information. Hvis det ikke er en god grund til at skrinlægge disse 3.699 gamle e-mails i din indbakke, ved jeg ikke, hvad der er.
Sådan foretages ændringen
Begynd kun at bruge din indbakke til ny mail. Hvis du er færdig med en e-mail, skal den arkiveres, arkiveres eller slettes (se nedenfor, til hvilken der skal bruges, hvornår). Du kan altid søge efter enhver e-mail, du har brug for senere.
Fejl nr. 2: Sletning, når du skal arkivere eller arkivere (og vice versa)
Så nu, hvor du kun bruger din indbakke til ny mail (hurra!), Er spørgsmålet: Hvad skal du lave med al den e-mail, du er færdig med?
Valgmulighederne er a) slet eller b) fil i den relevante mappe (eller arkiv, for Gmail-brugere). Mange mennesker begår fejlen ved at vende for langt på ekstreme sider: enten at slette alle meddelelser eller opbevare dem alle. Sandheden er, at en sund balance er den bedste løsning. Hvis du holder af e-mails, du ikke har brug for, bidrager det til lagerkvoten på din e-mail-konto og gør det sværere at finde de e-mails, du gerne vil have, når du søger efter dem. Og for sletning? Du ender måske som min ven, der har slettet en e-mail med bekræftelse af flyvningen og næsten savnet sin flyrejse.
Sådan foretages ændringen
Når du er færdig med en e-mail, skal du tage to sekunder på at tænke over, om du måske vil have adgang til den igen i fremtiden. Hvis nej: Tid til sletning. Hvis ja: Arkiver eller arkiver væk!
Fejl nr. 3: Brug af din indbakke som en opgaveliste
For folk, der ikke elsker opgavelister, er en let løsning (eller så de tror) at bruge deres indbakke som en. Når det kommer til standard e-mail-relaterede opgaver som "Svar på Jerrys e-mail om mødetider", tror jeg, at disse mennesker er døde på. Disse opgaver skal slet ikke være på en opgaveliste, de skal bare besvares som en del af det normale forretningsforløb.
Men for ægte opgaver, såsom "Opret forslag til ny klient" eller "Betal kontorleje", anbefaler jeg kraftigt at finde et to-do-listesystem, der fungerer for dig og holde sig til det. Hvorfor? For hvis du ønsker at få de vigtigste opgaver udført hver dag, skal du være i stand til at prioritere og fokusere din opgaveliste. Brug af din indbakke som en opgaveliste sætter din tid i andres hænder. Med hver nye e-mail kommer en ny opgave, hvad enten du kan lide det eller ej. Men at bevidst føje en opgave til din opgaveliste er en chance for at afgøre, om du virkelig skal gøre det lige nu, i stedet for andet arbejde.
Stadig ikke overbevist? Jill Duffy, Leo Babauta og Jesse Garner er også fremragende sager til dette.
Sådan foretages ændringen
Gå gennem din indbakke, og træk alle handlinger, der kan håndteres, ud. Hvis det var det eneste, der gjorde den e-mail-indbakke værdig, arkiver, arkiver eller slet e-mailen nu. Og OK, hvis du virkelig insisterer på at bruge din indbakke som en opgaveliste, kan du prøve Mailbox, en app, der kan hjælpe med at omdanne e-mails til to-dos og få dem ud af din indbakke.
