Sjov kendsgerning: Ifølge en nylig Adobe-undersøgelse siger folk, at den mest irriterende sætning, de nogensinde har set i e-mail, er denne:
Ikke sikker på, om du så min sidste e-mail …
Hvis du også nikker med hovedet og siger: "Helvede ya, kan du ikke stå, når folk siger det, " er du på det rigtige sted.
Se, ingen kan lide det, når andre er passive aggressive, via e-mail eller virkelig overalt. Og selvom meningen med denne sætning er ufarlig - at få personen til at svare på den tidligere e-mail - det ender med at blive irriterende, mistroende og til tider fladt uhøfligt. Derudover er det mindre sandsynligt, at personen faktisk ønsker at reagere.
Så hvordan kan du følge op på e-mails på den rigtige måde? Her er nogle mere pålidelige sætninger at prøve:
1. "For at opfylde vores deadline / forblive i henhold til planen, har jeg brug for dit svar af"
I stedet for at slå rundt i bushen - ”Ikke sikker på, om du så min sidste e-mail, men det er temmelig godt, og du skal tage et kig, fordi …” - bare kom til det punkt.
Hvad har du brug for fra personen? Og når? Og hvorfor? Ved at være direkte og give en grund, gør du det dybest set umuligt for personen at ignorere dig (især hvis en masse andre mennesker er CC'd og kan se din anmodning).
2. ”Jeg ved, at du er optaget, men jeg vil medtage din input / ekspertise og har brug for det af”
Jeg vil kalde dette for den mere høflige version af ovenstående. Dette viser, at du forstår, at personen er oversvømmet med andre ansvarsområder, men også at du værdsætter deres mening (smiger gør aldrig ondt) og vil sætte stor pris på et (hurtigt) svar.
3. "Lad mig vide, om vi skal gå med eller af"
Jeg kan godt lide dette, fordi det er superspecifikt og gør personens valg endnu lettere. I stedet for at komme med deres eget svar, får de bare vælge en af to (eller tre eller fire, hvis der er flere muligheder) - og du kommer til at gå væk med en åbenlyst løsning.
Selvfølgelig kræver en vellykket opfølgende e-mail mere end kun disse sætninger. Denne artikel gør et godt stykke arbejde med at skitsere, hvad der er nøglen til at få folk til at reagere - herunder at bruge en informativ emnelinje og skabe en klar forbindelse mellem personen og dine behov.
Uanset hvad, tror jeg, at vi alle kan arbejde på at være lidt mere upfront på arbejdet - det vil kun gøre vores interaktioner (og e-mails) stærkere.
