På dette tidspunkt ved de fleste af jer allerede, at jeg er en stor fan af at holde en klar indbakke. Jeg går ikke så langt som at insistere på indbakke nul, men jeg anbefaler normalt, at du kun holder så mange e-mails, som du kan se uden at rulle ned. (Med min opmærksomhedsspænd får e-mails ingen kærlighed, hvis jeg ikke kan se dem.)
Nu er dette mål ikke så svært at vedligeholde, når din indbakke er i den rulle-ned-mindre tilstand, men at komme dertil - det er en anden historie. Den gode nyhed er, at jeg har fundet løsningen. Hvis du er klar til at tage det næste skridt mod dominans af indbakken, er her nogle tricks til hurtigt at skære din indbakke ned til størrelse.
1. Lav et massearkiv
Lad os starte med en dosis virkelighed: Hvis en e-mail har været i din indbakke i mere end to eller tre måneder, vil du ikke svare på den. Selv hvis du ville, har det været der så længe, at besvaret er næsten pinligt. Og hvis det var vigtigt, har afsenderen bestemt sendt dig påmindelser. Så søg i din indbakke efter e-mails, der er modtaget før markeringen på to måneder, og arkiver hver eneste af dem. Det føles lidt skræmmende - men disse e-mails vil ikke være mere tilbøjelige til at få din opmærksomhed, hvis du opbevarede dem i din indbakke med disse 6.347 andre ulæste e-mails.
2. Søg efter synderne
Du skulle nu være nede på et par hundrede, måske tusind e-mails (hvis du er på flere tusinde, skal din afskæring for nr. 1 være en måned eller seks uger i stedet). Derefter skal du kigge efter almindelige nyhedsbreve eller opdateringer, du får, f.eks. Nye varer fra Fab.com, LinkedIn-opdateringer eller Groupon-tilbud. Foretag en søgning af afsenderen (f.eks. [email protected]) for at trække dem alle op på en gang, og slet (eller arkiver) alt, hvad der er ældre end en uge. Hvis du er aggressiv, vil jeg endda sige gå til noget ældre end en dag. Virkelig, du vil ikke se på gårsdagens Groupon-aftale, og det er usandsynligt, at du går tilbage og sorterer gennem disse e-mails i fremtiden - eller endda i morgen.
3. Lav det til et spil
Nu skulle du kun være ude af nylige e-mails med stof - tillykke! Hvis du har modet, er det her du begynder at slå igennem og håndtere e-mails (med belønninger som "Når jeg er under 60 år, er det tid til en kaffepause!").
Hvis du stadig har et godt antal e-mails at håndtere, skal du omdanne det til et spil. Mine to favoritter er E-mail-spillet (når du er på dit skrivebord) og den for nylig frigavne opgaveboks (til når du er på farten). E-mail-spillet giver dig fem minutter til at komme igennem så mange e-mails som muligt og belønner dig med point. Det fokuserer også på at tackle 10-20 e-mails ad gangen, hvilket får din indbokskamp til at føle sig mere bid.
Der har du det: Tre enkle trin for at få din indbakke ned i størrelse. Så gå i gang - din belønning vil være en meget mere håndterbar indbakke (og hvad du ellers ønsker at behandle dig selv med!).
