Sidste uge gennemførte jeg en workshop for et team af sundhedsfagfolk, da de startede et nyt regnskabsår. Forud for workshopen fik jeg de deltagende til at gennemføre en undersøgelse om deres arbejde: hvad der gik godt, og hvor de stødte på udfordringer.
Ikke overraskende dukkede nogle få meget almindelige temaer op, som vi behandlede i vores tid sammen. De store tre inkluderede størrelsen på deres arbejdsbelastning, den dårlige kommunikationskvalitet og vanskeligheden ved at arbejde med andre i modsætning til dem selv.
Hvem kan ikke forholde sig til disse udfordringer på arbejdspladsen?
Da vi arbejdede gennem hvert emne, gav diskussionen bestemt værktøjer til at hjælpe dem med at løse de problemer, vi identificerede.
Imidlertid indså jeg også, at hvis de tager proaktive skridt hver dag for at forhindre disse problemer, kunne de afhjælpe meget af deres daglige jobstress. Bonus: Fremtidige møder kunne fokusere på at udforske mere innovative og kreative koncepter.
Med henblik herpå er her tre mål, du kan bruge i dit arbejde hver dag for at holde dig foran de udfordringer, der bugner mange hold. Overvej, mens du læser, hvordan dit arbejdsliv kan ændre sig, hvis du kiggede på disse tre nøgleprestationsindikatorer hver dag.
1. Procent af tid, du bruger på dine tre kritiske prioriteter
Næsten hver kunde, jeg ser, kæmper med en stor arbejdsbyrde. Men når vi tager os tid til virkelig at nedbryde arbejdet, involverer det normalt en masse spildt tid og energi. Arbejdsundgåelse, udskud, multi-tasking og distraktioner alt sidespor vigtigt arbejde, tilføje stress og få enhver arbejdsbyrde til at virke større end den er.
Hvis du bliver udfordret til arbejdsbyrde, er her en øvelse, der skal gennemføres hver dag: Sæt to kolonner på en side. Optag dine tre til fem største, vigtigste og mest præstationspåvirkende prioriteringer til venstre - kender dem, der kommer til at dukke op i slutningen af året, få dig en forhøjelse og få afdelingen til at score et touchdown .
På højre side skal du hver dag holde styr på det arbejde, du rent faktisk udfører, og hvor lang tid hver opgave tager. Spor derefter den procentdel af tid, du bruger på dine vigtigste prioriteter kontra alt andet.
Hvad bemærker du?
Hvis der er en kløft mellem dine vigtigste prioriteter og det, du bruger din tid på, lider du sandsynligvis af arbejdsmængdeinflations. Du arbejder med mange opgaver og bliver sent, men får ikke de vigtigste ting udført.
På den anden side, hvis du giver dine prioriteter den rigtige mængde opmærksomhed og forlader det mindre kritiske arbejde indtil senere (eller fortrydes, hvis det er hvad det kræver), vil din arbejdsbyrde virke mere realistisk. Bonus: Du vil føle dig meget mere fokuseret og gennemført i processen.
Her er et andet tip: Som manager, hvis nogen kom til mig og sagde, at hans eller hendes arbejdsbelastning var for stor, ville jeg gerne se denne analyse inden en yderligere samtale. Inden du tager dine arbejdsbyrdespørgsmål til din manager, skal du være sikker på, at du har fakta om, hvad der virkelig driver dens størrelse.
2. Procentdel af din kommunikation, der er skræddersyet til din lytterstil
Ah, kommunikation. Jeg elsker citatet fra George Bernard Shaw, ”Det største problem med kommunikation er illusionen om, at det har fundet sted.” Hvor rigtigt er det?
Dårlig kommunikation mellem og blandt teammedlemmer (og chefer) gummer værkerne op og gør alt sværere.
Selvom der er mange grunde til dette, er der en vigtig årsag, der kom op på værkstedet, og det er en, som jeg ofte ser: Når man kommunikerer, tænker man ofte mere på, hvad man har at sige, snarere end hvordan den anden person har brug for at høre det.
Lad mig give dig et eksempel. Alle af os har forskellige styrker, arbejdsformer og personligheder. Jeg har en tendens til at være en driver, hvilket betyder, at jeg har en meget direkte, lige-til-punkt kommunikationsstil. Nogle gange i min karriere har jeg fået at vide, at jeg var "skræmmende" eller "utilnærmelig." Det er svært at tro, jeg ved - jeg har aldrig betragtet mig selv som værende. Men mit publikum gjorde det, og det var alt, hvad der gjaldt.
Som svar lærte jeg at skræddersy min kommunikationsstil og indhold til mit publikum. Så hvis mit mål er en person, der er meget relationsdrevet og beskæftiget med de sociale aspekter af rapportopbygning på arbejdspladsen, kan min direkte, til-punkt-stil føles skræmmende eller overvældende.
Ved at justere min tilgang - levere den samme besked, men langsommere, med mere social nåde og fokus på at have tendens til forholdet til denne person - kan denne person bedre høre mig. Derefter lytter de faktisk i stedet for at føle sig skræmte og vokse defensivt.
Du vil kommunikere mere effektivt, når du holder dit publikums behov i tankerne. Se på de forskellige kommunikationsstilarter på din arbejdsplads, og se, hvordan du kan gendanne dine beskeder, så andre bedre får det, du siger.
Husk, at det ikke er dit publikums job at fortolke din besked. Det er dit job at kommunikere på en måde, som dit publikum forstår.
3. Handlinger, du har taget for at pleje forhold på din arbejdsplads
Lad os indse det: Den måde, hvorpå arbejdet udføres i dag, er gennem de forhold, du har med de omkring dig. Når du ikke har stærke forhold, vil dit arbejde lide.
Svage arbejdsrelationer skaber et negativt miljø. Tænk over det: Er det sandsynligt, at du går til at slå flag for en, du ikke rigtig holder af så meget for? Hvordan vil moral være, hvis der er svage eller ligeglade forhold på kontoret? Vil du godt lide at gå på arbejde så meget?
Vores workshop deltagere anstrengt under udfordringerne fra at komme fra forskellige afdelinger, forskellige kulturer og forskellige generationer. På arbejdspladsen kan du nemt vælge at lade disse kvaliteter opdele dig. Eller du kan arbejde på at overvinde disse skillelinjer ved bevidst at skabe og pleje forhold til dem, der ikke er som dig. Der er mange måder at opbygge rapport med andre på - og det behøver ikke at være vanskeligt eller tidskrævende.
For eksempel, gør det til et punkt at møde en person til kaffe hver uge, eller at sidde med en anden gruppe til frokost. Komplimenter andre (autentisk) på det arbejde, de udfører; send notater om påskønnelse, når det er berettiget.
Og hvis du føler en konflikt mellem dig selv og en anden kollega, skal du ikke undgå det (og stress med det som et resultat) - inviter ham eller hende til en samtale for at diskutere og løse dine forskelle. At tage handling for at pleje forhold styrker dine bånd til teamet og øger din egen selvtillid også.
Nu er du udstyret til at vurdere din arbejdsdag gennem en meget ny linse. Hvis du kan fokusere på prioriteter, effektiviteten af din kommunikation og kvaliteten af dine relationer, får du fantastiske resultater.
