Af og til modtager jeg en af disse e-mails, der får mig til at sige: “Hæ?” Mit ansigt er en udtryk for massiv forvirring, og jeg er ikke helt sikker på, hvad jeg skal svare. Fra længden eller indholdet af e-mailen kan jeg fortælle, at der er behov for et svar, men noget ved beskeden har gjort det til og med at komme i gang med et svar til en enorm hovedpine.
I de dage, hvor du står over for et lignende forhold, her er mit råd: Du må ikke engagere den ikke-sensiske e-mail, og smid den tilbage i den anden persons domstol i stedet.
For at hjælpe dig har jeg samlet mine foreslåede svar på de fire mest almindelige typer forvirrende e-mails, jeg modtager.
1. Den ubesværede ikke-bede
Denne type e-mail er den værste lovovertræder. Normalt ret lang, med en masse detaljer, er den ubesværede e-mail uden forespørgsel ofte ustruktureret - og uklar på, hvad afsenderen virkelig er efter. Du læser den igen (derefter læser den igen, efter at du har fået en kop kaffe), og indser, at det ikke er din fuzzy hjerne - det er noget alvorligt uklar kommunikation.
Dit svar
3. Tøjvaskelisten
Denne type e-mail indeholder ofte en skør liste over kuglepunkter, handlingsemner, spørgsmål og kommentarer - og vil kræve meget tid ikke kun at komme igennem, men også for at besvare. Din tilgang skal være lidt anderledes, afhængigt af om afsenderen har myndighed til at tildele du arbejder eller ikke, men uanset hvad, bede ham eller hende om at prioritere og opdele arbejdet.
Din respons (hvis det er nogen der kan tildele dig at arbejde)
Din reaktion (hvis det er nogen, der ikke skulle tildele du arbejder)
4. Den kolde e-mail til rådgivning
Denne type e-mail er en, du ofte ønsker at besvare, da du vil hjælpe andre, der beder om hjælp, men nogle mennesker er bedre til at bede om råd end andre. Når en nærmest fremmed e-mailer dig, hvor du beder om noget nebbelt eller, værre, for at besvare flere spørgsmål end en universitetsansøgning, kan du overveje at få ham eller hende til at genskabe spørgsmålet.
Dit svar
Kort sagt, ikke gør en andens manglende evne til at kommunikere hans eller hendes behov klart lade mere arbejde (eller stress) falde på din plade. Med lidt finesse kan du flytte byrden ved at forstå og prioritere e-mails tilbage til afsenderens domstol, reducere responstid og spare dig for en stor hovedpine i processen!
