Så du har sendt en e-mail. Du forventer et hurtigt svar. Derefter venter du. Og vent. Og det begynder at føles som dating, hvor du overvejer alle dine sidste interaktioner og spekulerer på, om du sagde eller gjorde noget forkert.
Desværre har du måske ret. Vi mister 10 IQ-point fra at uddele konstant e-mail, så vi er forpligtet til at lave fejl, når det kommer til at sende dem. Her er nogle af grundene til, at du måske har at gøre med radiostille.
1. Din e-mail var for lang
Ved undersøgelse af statistikker om e-mail-brug fandt jeg masser af undersøgelser og påstande: Over 100 milliarder e-mails sendes om dagen, 28% af en gennemsnitlig arbejdsuge bruges på e-mail, 65% af al e-mail åbnes først på en lille skærm, gennemsnitlig tid på at læse en e-mail er 15-20 sekunder, folk tjekker e-mail 36 gange i timen.
To punkter er klare: E-mail tager et ton af vores tid, og vores opmærksomhedsspænd er meget korte.
Så hvis den tid, vi er nødt til at se på e-mails, ikke er lang, burde en e-mail i sig selv heller ikke være. Hvis du ser tilbage på din e-mail og ser fem afsnit, når du kunne have skrevet fem virkelig klare sætninger og spørgsmål i stedet for, er det tid til at få motorsagen frem. Kan du ikke få din besked på tværs af et par linjer? Prøv at ringe til klienten eller stoppe ved din medarbejders skrivebord i stedet. Send derefter en e-mail for at sammenfatte det, du lige har diskuteret.
2. Din anmodning var uklar
Jeg indrømmer, at jeg har brugt e-mail som en strøm af bevidsthedsdigt, skrevet mange ord for at få tanker ud af mit hoved og give mening af dem på samme tid. Disse e-mails var forfærdelige! Når jeg læste dem igen, er det klart, at jeg sagde så meget for at skjule det faktum, at jeg ikke rigtig vidste, hvad jeg tænkte eller bad om. Hvis jeg ikke ved, hvad jeg har brug for, hvordan kan jeg forvente, at nogen ved, hvordan man hjælper mig?
Hvis du har en tendens til at behandle e-mail som din ungdomsskoledagbog, kan du prøve at stille disse fem spørgsmål fra modtagerens perspektiv, før du klikker på send.
3. Det er ikke dig, det er dem
Desværre ignoreres selv de bedst udformede e-mails og høflige telefonopkald. Tag det ikke personligt. Husk, at dine modtagere er menneskelige - ufuldkomne med frister, jonglerende balance mellem arbejdsliv og behov for at behage chefer og kunder, måske endda planlægger at forlade dette job.
Hvis du venter på at høre fra en klient, skal du tale med en kontoadministrator eller undersøge hvad der sker i den omkringliggende branche (finanskrise, nogen?). Hvis du ikke har fået et svar fra en medarbejder på et kritisk emne og chatter personligt ikke har fungeret, skal du tale med din manager om det. For alle andre skal du følge Elliott Bells tip til at være høfligt vedholdende.
4. … Eller måske er det dig
Tag det stadig ikke personligt. Du kan ikke tvinge nogen til at vende tilbage til dig, og du kan bestemt ikke gøre nogen som dig, hvis dine personligheder bare ikke blandes. Du kan dog kontrollere dig selv om visse opførsler og udvikle træk, der får folk til at respektere dig. Når du respekteres, bliver du set som at have ledelsespotentiale - og ledere ignoreres sjældent.
