På nuværende tidspunkt antager jeg, at du er velbevandret i disse grundlæggende e-mail-etikette. Du ved, ting som altid inkluderer en emnelinje og modstå fristelsen til at CC hver eneste varme krop på dit kontor.
Ja, jeg vil give dig fordel af tvivlen her. Men betyder det, at jeg synes, dine meddelelser er fejlfri? Absolut ikke.
Der er et par e-mail-synder, der ikke bliver så ofte gentaget - men som stadig er lige så cringe-værdige. Og chancerne er, at du måske bare er skyldig i at begå dem (hey, jeg er lige der sammen med dig!) - Uanset om du var klar over det eller ej.
Hvis du finder dig selv rødmende ved omtalen af en af disse faux pas? Nå, min ven, dine e-mails har stadig noget plads til forbedring.
1. At spille "Hot Potato"
Du er stolt over at være helt på toppen af din indbakke - indgående meddelelser går aldrig længe uden et svar fra dig.
Det er dejligt, at du er forpligtet til at være så lydhør. Men det er vigtigt, at du også overvejer kvaliteten af det, du sender. Skubber dine svar faktisk samtalen frem? Eller fyrer du af korte (og måske endda helt ubrugelige) beskeder i et forsøg på at sætte bolden i den anden persons bane og få dig selv et skridt nærmere den undvigende indbakke-nul?
Ofte finder folk ud af, at de falder ind i sidstnævnte kategori. Desværre er det hektiske spil e-mail-potet fuldstændigt kontraproduktivt.
Sådan forbedres
Jeg ved, at presset for at komme tilbage til folk kan være stort, og jeg prøver ikke at fortælle dig, at du skal lade beskeder hænge ubesvarede.
I stedet for, hvis du ikke er på et punkt, hvor du kan give et svar af høj kvalitet, skal du sende en kort note om, at du ser på det, og vil vende tilbage med et mere detaljeret svar, så snart du har det.
Dette trin eliminerer presset om at skulle svare øjeblikkeligt, men giver dig stadig tid til at vie tilstrækkelig overvejelse til denne meddelelse.
2. Vis frem din sans for humor
Ingen ønsker at lyde som en livløs robot via e-mail. Og tro mig, jeg værdsætter bestemt de punny og off-the-wall noter, der ankommer i min indbakke.
Der er dog ingen garanti for, at andre modtagere føler sig på samme måde. Du skal huske, at skriftlige meddelelser mangler de ikke-verbale og andre kontekst-signaler, der typisk hjælper din humor med at komme i land.
Så det er vigtigt at kende dit publikum, før du pepper din e-mail med det, som jeg er sikker på, er din stjerners sans for humor. Jeg ville glæde mig over den store GIF af en hund i en festhat. Dine bestyrelsesmedlemmer? Måske ikke så meget.
Sådan forbedres
Igen er det vigtigt at forstå din modtager her. Men hvis du endda føler tvivl om, hvordan din sjove vittighed eller bemærkning vil blive modtaget, skal du slette den.
Du er bedre stillet end sikker på undskyld, og du kan stadig være venlig og nacn i din e-mail - uden standup-rutinen!
3. Slå til og fra
Jeg ved, at dette kan se ud som en fin linje at gå. Du hører så meget skrav om de frygtede møder, der kunne være sket via e-mail, at det er let at føle sig presset for at undgå nedbrydning for enhver pris.
Men dette forsøg på at springe al ansigt til ansigt kontakt resulterer ofte i nogle længe e-mails. Inden du ved det, har du skruet ud et 3.000-ord mesterværk, der dykker ned i en enkelt detalje af den kommende salgspræsentation. Spoiler alarm: Ingen vil læse den.
Sådan forbedres
Nogle gange er længere beskeder uundgåelige. I disse tilfælde kan ting som kuglepunkter, korte afsnit og underhoveder hjælpe med at holde tingene organiserede og lette at fordøje.
Men i betragtning af at den ideelle længde er et sted mellem 50 og 125 ord, er alt længere end det berettigede til et møde eller et telefonopkald.
4. Skriv en e-mail, du ikke ønsker, at nogen anden skal se
Der er en falsk følelse af privatlivets fred, der følger med din indbakke. Du antager, at den tilsigtede modtager vil være den eneste, der ser den snarky kommentar om din chef.
Lyt meget nøje: Ikke kun er det uhøfligt, men det er risikabel forretning. Uanset om det er et eventuelt tech-problem, en snupt HR-afdeling eller endda en sladrende medarbejder, er chancerne gode for, at dine ikke-så venlige bemærkninger i sidste ende får den til at være i de forkerte hænder eller foran de forkerte øjenkugler.
Sådan forbedres
Denne skal du bare stoppe - kold kalkun.
Hvis du er fristet til at indtaste noget let off-coloured (endda spøgende!) I din meddelelse, så spørg dig selv dette: Hvad ville din reaktion være, hvis nogen (som din chef eller en anden kollega) så denne kommentar?
Hvis du bliver den mindste ængstelig ved tanken, er det tid til at ramme backspace-tasten.
5. At blive gift med din indbakke
Okay, denne sidste fejl har ikke noget at gøre med indholdet af de meddelelser, du sender. Men det er stadig et vigtigt at være opmærksom på.
Igen er det en god kvalitet at ønske at aktivt administrere din indbakke (alle disse mennesker med tusinder af ulæste e-mails, der bare hænger ud, er jaloux på dit engagement, det er jeg sikker på!). Det giver dig dog ikke et gratis adgang til at holde dine øjne limet på din telefon midt under middagen, et møde, en ferie eller et bryllup (ja, jeg har set det ske).
Ikke kun forfrisker din tvangsfulde indbakke dig til at gå glip af rigtige samtaler og oplevelser, men det er også virkelig hensynsløst over for de mennesker, du bruger tid sammen.
Sådan forbedres
Svaret her er enkelt: Sæt din telefon væk. Jeg ved, det virker umuligt. Men som jeg lærte i dette eksperiment, er det mere end det værd.
Her er den gode nyhed: Alle disse faux pas er ting, du kan løse, forudsat at du er villig til at lære og ændre dine vaner. Du er ikke bestemt til et liv med at være en total e-mail-opskruing.
Gennemfør dette råd (og mens du er ved det, børst op med disse grundlæggende e-mail-etikette!), Og du er godt på vej til at intensivere dit e-mail-spil endnu et hak.
