I en verden af e-mail-overbelastning er det virkelig en overraskelse, at vores personligheder gør sig vej til, hvordan vi reagerer på meddelelser?
Måske er din chef, den der får dig til at undre dig over, om injicerbar espresso er en ting, i stand til at vende tilbage et svar inden for få sekunder, efter at du har ramt “send” - hvilket får dig til at undre dig igen, hvis han nogensinde har brugt et øjeblik frakoblet.
Mens du elsker umiddelbarheden i hans svar, ved du også, at du ikke kan adoptere hans stil på trods af dine bedste intentioner. Og det er fordi du er en metodisk og stabil person - som oversættes til din jævne tempo indbakke persona.
Interesseret i hvor du falder i en verden af e-mail-personligheder? Her er de fem mest almindelige typer, du vil støde på i enhver indbakke. Måske ser du dig selv?
1. Speed Demon
Du er kendt som den person, der aldrig efterlader nogen hængende - ikke engang i en time (medmindre du selvfølgelig er ved frokost, men selv da er dine øjne limet på din telefon). Så snart en e-mail kommer ind, er du på den og glider ud af et svar.
Selvom det er dejligt, at du er på toppen af dine beskeder, hvis du bruger det som en erstatning for det rigtige arbejde, du undgår, er det et problem. Det er tilfredsstillende at rydde en kø, men hvis du stadig er forankret i din indbakke otte timer senere, kan du være afhængig af at udføre den lette opgave at skyde ud svar snarere end at dykke ned i det virkelige arbejde, der kræver reel hjernekræft.
2. Ghoster
Åh, hvordan jeg ville elske at sige, at ”ghosting” kun findes i dating, men sandheden er, at denne praksis også er ganske almindelig i professionelle kredse; faktisk har det kørt så længe vi har korresponderet med hinanden. Men nu, med alt hvad der er digitalt, og derfor øjeblikkeligt, kan du ikke bebrejde din mangel på svar på en manglende postbil eller endda en dårlig opkaldsforbindelse - dette er bare ikke legitime undskyldninger.
Du er skyld i at spøges, hvis du er den person, der hellere vil efterlade e-mails - især dem, du ikke er sikker på, hvordan du skal svare - for at forsvinde i din indbakke. Lad dig ikke narre af at tænke, at nogen køber din ”Jeg har ved en fejltagelse efterladt den i kladden”, begrundelse.
Så jeg siger, hvad dine kolleger sandsynligvis ønsker, at de kunne fortælle dig: Ethvert svar, (godt næsten ethvert) er bedre end total radiostøj. Selv en hurtig, "Få din besked, arbejd med detaljerne!" Note er bedre end at forlade dit team, der spekulerer på, om deres spørgsmål faldt i et komplet sort hul.
3. Ulykkelig indeslutning
Der er altid noget i nyheden om en svar-alle situation med katastrofale resultater. Og hvis du er skyld i dette en eller to gange, er der ingen big deal.
Men når du slutter dit team til alt, hvad du modtager, uden at kontrollere, om det faktisk er relevant for dine kolleger, risikerer du ikke kun at irritere dine kolleger, men også miste din relevans.
Mens det er flittigt og omhyggeligt med dig at forsøge at inkludere alle hele tiden, skal du overveje det faktum, at mange mennesker hellere vil blive bragt op i det senere, når det er nødvendigt for dem at faktisk bidrage.
4. Fraværende
Måske kan du lide at have en luft af mystik omkring dit opholdssted. Eller måske er du simpelthen almindelig skyldig i at glemme at slå din auto-responder til og fra. Uanset hvad det er, gør dine hyppige ferier, sygedage eller vagt definerede fravær dine kolleger misundelige, frustrerede eller helt trætte. Når medarbejdere ser det automatiske svar - igen! - bliver de tvunget til at springe over og bede om dit input og gå videre til næste person.
Hvis du ønsker at skabe tillid og respekt for dine kolleger, skal du gøre dig selv en tjeneste og tænke to gange, før du lægger et overflødigt svar fra kontoret. Måske er din løsning skræddersy beskeden til din nøjagtige situation og holder auto-responder “on” datointerval til et absolut minimum.
5. Mistake-Maker
“Ups, undskyld! Her er vedhæftningen. ”
Lyder du velkendt? Måske er du bare hurtig på udløseren og kan ikke hjælpe med at skyde en e-mail, kun for at indse, at du senere har glemt et vigtigt trin, som du bliver mindet om, når seks af dine medarbejdere pingede dig efter det glideskib, du glemte at tilføje.
Og du befinder dig ofte med 65 forskellige e-mailkæder, fordi du glemte at besvare to ud af tre af dine vejlederens spørgsmål eller lade det sidste spørgsmål på HR-undersøgelsen være tomt.
Et behov for hastighed bør kontrolleres ved den mundtlige dør, når du slår disse svar ud. Bare fordi du prøver at gå ud af døren, betyder det ikke, at det er OK at skynde sig og derefter udråbe slurvede svar. Gør dine kolleger (og din indbakke) en fordel, og triple kontroller, at du besvarede alle spørgsmål og vedhæftede alle relevante dokumenter, før du skyder et svar ud.
Så måske har du nået det gennem denne liste, og du kan navngive en medarbejder (eller chef) for enhver type, men ikke dig selv. Nå, tillykke! Du har undgået nogle af de mere almindelige vaner, og det er grund til at klappe dig selv på bagsiden.
Men inden du helt slipper dig løs, glem ikke nogle mindre ting, der kan få dig til at se utilsigtet mindre selvsikker eller mere uhøflig end du har tænkt dig. Ingen forventer, at du vil være en e-mail-superstjerne, men der er masser af grunde til at prøve at forbedre, især efter at du har bemærket dine egne mangelfulde vaner.
