Lad os være ægte. Det at Gmail giver dig mulighed for at opdele din indbakke i fem undermapper kan kun betyde en ting: De fleste e-mails, vi modtager, er total crap. Og når du sender en note til en kollega, din chef eller en ansat manager, lander det sandsynligvis et sted mellem noget kritisk og Viagra spam eller BuzzFeed GIF'er.
Så hvordan sikrer du dig, at din besked bliver bemærket og - endnu vigtigere - læst? Læg dig selv i modtagerens sko, og sørg for, at enhver e-mail, du skriver, svarer på disse fem spørgsmål.
1. Hvorfor skal jeg åbne dette?
Din emnelinje er opkalds-ID på din e-mail - det vil afgøre, om den bliver besvaret eller ignoreret. Gør det specifikt og direkte, så din modtager ved nøjagtigt, hvad han kan forvente af beskeden. Hvis du har brug for din kollega for at give dig feedback senest tirsdag, skal du ikke begrave en note i den sidste linje. Titel på din e-mail "Besvar inden tirsdag: notater fra dagens møde" i stedet for "Hej" (hvilket er e-mail-ækvivalenten for at høre "vi har brug for at tale").
Hvis du ansøger om et job, skal du bruge nøgleord som navnet på positionen eller din oplevelse for at skille sig ud. At skrive "Community Manager med 4 års erfaring" er en kort og sød måde at tilbyde dine legitimationsoplysninger på foran.
2. Hvem er du?
Hvis du skriver til nogen for første gang - for eksempel en ansat manager eller en, du har hørt tale på en begivenhed, men ikke mødte, vil du oprette rapport så hurtigt som muligt. Før jeg for eksempel skrev en kold e-mail til et firma om åbne freelance-stillinger, lærte jeg, at grundlæggeren og jeg begge gik på det samme universitet. Jeg satte “Yale alum” i både mit emne og den første sætning i min e-mail; Jeg fik svar og planlagde et interview inden for 48 timer.
Brug uanset hvilken fælles grund du kan finde - skoler, fælles venner eller interesser, faglige foreninger - for at fortælle modtagere, at du er værd at oprette forbindelse til. Eller hvis du arbejder i et stort firma, og du kontakter en direktør, som du har mødt før, vil en hurtig påmindelse om, hvornår og hvor du sidst sluttede, hjælpe med at jogge hendes hukommelse.
3. Hvad har du brug for?
Dette er grunden til, at du skriver i første omgang! Nu er det tid til den store forklaring, ikke? Ikke endnu. Formålet er at være klar og overbevisende i en eller to sætninger. På arbejdet skal du tænke på din e-mail som bare en kort indledende kontakt, der kan oprette en live samtale via telefon eller personligt, hvis mere forklaring er nødvendig.
Dette gælder især for kolde e-mails, når modtageren ikke forudser din besked. Hvis du skriver for at anmode om et kaffemøde, skal du være specifik, men lad plads til intriger. Skriv for eksempel "Jeg vil meget gerne dele det, jeg har lært om indholdsmarkedsføring, samt lære, hvordan jeg kan bidrage til dine nuværende projekter." Husk: travle mennesker vil ikke have deres hjerne "valgt", de vil have at blive smartere ved at udveksle ideer.
4. Hvad er der for mig?
Tænk på din e-mail som en transaktion: Det, du ønsker fra din modtager, skal være til gavn for hende, lige som det gavner dig. På jobbet søger vi alle godkendelse fra vores kolleger, ledere og kunder. Hvordan kan det, du anmoder om, hjælpe din modtager med at udføre dette? Vær eksplicit med sætninger som "Jeg kan være et aktiv for dit team", "dette kan hjælpe med at præsentere dine ideer mere tydeligt", eller endda "kunde-feedback viser, at de leder efter løsninger som disse."
5. Vil du sætte pris på det?
Med så mange upersonlige e-mails, der ankommer til vores indbakker hver dag, skal du få din til at skille sig ud ved at vise lidt menneskehed. Uanset om du henvender dig til en kollega eller en kold kontakt, beder du den pågældende persons tid til at følge opmærksomt op til din e-mail. Vis, at du sætter pris på indsatsen ved at logge ud med "tak" eller "oprigtigt" (alvorligt, "bedst" er alt for forvirrende). En lille etikette vil gå langt med at få det svar, du ønsker.
Opbevar disse spørgsmål på en post-it-note, og kontroller dine beskeder mod dem, før du sender. Ikke kun vil du mestre e-mail-håndværket, du vil være en forbandet god kommunikator i enhver professionel indstilling.
