Jeg er ingen matematiker, men jeg vil estimere, at jeg får mellem 100 og fire milliarder e-mails om dagen. Og så meget som jeg gerne vil svare på hver eneste en, er det bare ikke muligt. Ikke hvis jeg vil gøre andre ting med mit liv, som at komme igennem min opgaveliste og skabe øjenkontakt med medmennesker.
Så hvordan bestemmer jeg, hvem der får et svar, og hvem der går tabt i min indbakke for evigt? Nå, jeg tager min Guds kostume, lukker øjnene og ser hvad der sker.
I det fandt, viste det sig, at produktivitetshacket var en total buste. I stedet arbejder jeg gennem mine beskeder med de bedste intentioner. Vægt på de bedste intentioner, fordi genstande glider gennem revnerne. Og hvis de gør det, er det normalt af følgende grunde:
1. Du overvejede ikke min tilgængelighed
Jeg ser denne pop up og tænker ”Sure!” Jeg åbner dog vedhæftningen og ser, at den er 65 sider. Og det er cirka 64 flere sider, end jeg kan læse i de 10 ekstra minutter, jeg har i dag.
I en ideel verden skulle jeg rydde min tidsplan, udvikle evnen til at fordoble min læsehastighed og give dig min mest geniale feedback. Men det er langt mere sandsynligt, at jeg antager, at jeg på et tidspunkt kan ”finde tid”, så ikke kan gøre det, og så ikke huske at have modtaget din note, før dit møde er længe forbi.
Så snart du ved, at du vil have nogens “tanker”, send dette: Jeg vil meget gerne få din feedback om min 65-siders præsentation inden næste fredag. Jeg ved, det er meget at læse, så lad mig vide, hvornår det ville være et godt tidspunkt for mig at sende det over.
2. Du spurgte overhovedet ikke noget
Du sagde, at din præsentation for næste uge er her. Og det er faktisk lige her knyttet til denne meddelelse som lovet.
Men jeg er ikke rigtig sikker på, hvad du har brug for fra mig nu. Ønsker du generel feedback? Bekræftelse på, at jeg så det? Måske et blinkende ansigt-emoji?
Hver enkelt e-mail skal indeholde et næste trin (selvom det er "der kræves ikke noget svar"). Du vil aldrig lade modtageren tænke, "Um, OK, tak?"
Prøv dette til størrelse: Her er min præsentation til næste fredag. Jeg ville elske din ekspertise i at vælge det rette SFW-meme. Fortæl mig, hvis du har nogen ideer!
3. Du gjorde det ikke klart, hvorfor jeg blev inviteret til CC-partiet
Hej hej, hvorfor er jeg her? Selvom det altid er en ære at blive inkluderet i det, der formodentlig bliver til en uendelig e-mail-kæde, der hjemsøger mine drømme, ser jeg dette og er straks forvirret. Dette er første gang, jeg hører om dette projekt, og uden nogen kontekst kan jeg konkludere næsten intet om, hvorfor jeg sløjfer ind.
I stedet for at "sløjfe mennesker ind" og håbe, at de finder ud af det, kan du udtale hvad du gerne vil have fra alle: Jenni: Virker nedenstående tidslinje for dit team til at oprette SFW-memes? Tom: Kan du tjekke, om de faktisk er sikre på arbejde?
4. Du brugte ikke en forfaldsdato
Selvom jeg vil have alle intentioner om at svare på dette, vil jeg sandsynligvis ikke gøre det. Og det er ikke fordi du bad om at låne en kat uden nogen kontekst. Men snarere fordi jeg inden jeg engang kan tænke på at svare, skal vende tilbage til alle, der faldt ind i min indbakke med en klar frist. Så denne vil fortsætte med at blive slået ned på min liste, indtil jeg glemmer, hvad ”send Dave cat details” endda betyder.
Gør dig selv en tjeneste og smid det tidspunkt eller den dato, du har brug for et svar af. Det er så let som Kan du fortælle mig det torsdag eftermiddag, hvis du har en kat, jeg kan låne til min præsentation på fredag?
5. Du brugte ikke nok ord, jeg kender
Jeg vil ikke svare på dette, fordi jeg ikke kan svare på dette.
Dels fordi jeg ikke engang ville vide, hvor jeg skulle begynde i mit svar, og delvis fordi jeg ikke er sikker på, om det gør en virus fra hvilken robot der hackede din indbakke.
Giv din e-mail en hurtig gang, og sørg for, at hvert ord har mindst én vokal. OK, fint, du har travlt - sørg for, at de fleste ord gør det.
Med den meget sjældne undtagelse er dine medarbejdere ikke tankelæsere. De er heller ikke perfekte. De er bare mennesker som dig, der prøver at blive på toppen af deres indbakke, mens de gør deres job, mens de diskuterer, hvad de skal spise til middag, fordi frokosten var for en time siden, og de er allerede sultne igen (åh, kun mig?).
Selvom jeg ikke kan garantere, at hvis du tager alle mine anbefalinger, får du en svarprocent på 100%, men det giver dig et meget bedre skud. Og hvis du kan få det ved at skrive et par ekstra ord, hvorfor ikke tage det?
Lad jeg noget ud? Fortæl mig på Twitter!
