Det er muligt at have en opgaveliste, der giver dig energi, hjælper dig med at prioritere din dag og motiverer dig til at komme videre, selv efter disse uundgåelige distraktioner eller tilbageslag. Alligevel finder så mange mennesker, der skriver ud lister, ikke mulighed for at kontrollere alt inden kl. 18.00.
Og det er mest, fordi de ikke laver deres lister korrekt. Faktisk dræber mange mennesker sædvanligvis deres egen produktivitet.
Hvis du er skyldig i et af følgende, taler jeg måske med dig.
1. Du indstiller tid for energi-vampyrer
Selv hvis du aldrig har hørt denne sætning før, ved du, hvem disse mennesker er: De sap din energi ved kun at fokusere på sig selv og ikke til teamets gode. Din tid og dine prioriteter registreres ikke engang på deres radar. Og af en eller anden grund e-mailer denne person konstant dig for at hjælpe med noget, oftere end ikke, et tidskrævende noget, der ender på din opgaveliste (på trods af at han ikke har nogen fordel for dig).
Løsningen
Let. Hvis det ikke er en presserende, virksomhedsændrende sag, kan du høfligt løsne med en simpel "Jeg er under en stram frist nu og kan desværre ikke hjælpe med denne uge." Hvis personen fortsætter, skal du følge op med et spørgsmål, der peger hvorfor dette ikke hører hjemme på din plade: ”Jeg arbejder i øjeblikket. Hvis dette haster, kan jeg gå ind på min manager og spørge ham, hvordan han vil have, at jeg skal prioritere. ”
2. Du viser poster, der er uklare
Kort sagt skal ethvert element på din liste, der ikke kan opføres som en handling, ikke være der. Dette inkluderer både opgaver, der er vage (svar om projekt) eller flertrin (lancering af ny linje). Du sidder enten fast ved at huske, hvilket projekt du ville svare på eller blive overvældet over udsigten til at starte en linje om en eftermiddag.
Løsningen
Brug i stedet klare sætninger til elementerne på din liste, brug altid flere detaljer, end du tror, du har brug for. Fordi kl. 16.00 kan dine 9 AM-tanker være en fjern hukommelse. Og når det kommer til de større emner, skal du opdele dem i mindre trin. Faktisk kan et emne på din liste være, "Udkast til tidslinje til ny produktlinjelancering." Den tidslinje bliver derefter de mindre handlinger, som du kan sætte på din liste hver uge.
3. Du indlæser din liste med for mange varer
Hvis din liste er mere idealistisk end hvad du realistisk kan udrette, sætter du dig selv op til fiasko og forhindrer dig selv i at få den endelige dagsfølelse. Plus, når du skriver for mange ting ned, er det mere sandsynligt, at du finder det for skræmmende. Du ved ikke, hvor du skal starte, og du vil øge sandsynligheden for at udskyde.
Løsningen
Belle Beth Cooper, content crafter hos Buffer, delte følgende tip med Inc.s Jeff Haden om, hvordan du omarbejder din to-do-liste:
Hvordan bestemmer du, hvad der er vigtigst? Det er normalt de aktiviteter, der er målelige, såvel som de, der er generative, hvilket betyder, at når de er afsluttet, flytter de hele projektet, teamet eller virksomheden mod at nå mål.
4. Du glemmer at planlægge pauser
Ja, i en ideel verden kunne du komme ind på kontoret kl. 9 og arbejde direkte uden kl. 18.00. Men dette er ikke en ideel verden, og du vil blive afbrudt, blive sulten og få antsy sidder i timevis.
Løsningen
Dette kan omfatte at tage en tur (min personlige favorit), gribe noget at spise eller drikke eller besøge et nyttigt eller inspirerende websted. Brug for ideer? Denne liste fremhæver 55 nyttige og inspirerende websteder, der er perfekte til en hurtig arbejdspause.
5. Du tillader ikke dig noget bufferrum til afbrydelser
Du har gjort en stor indsats for at forstå dine prioriteter og nedskrive dem. Men så bliver du distraheret. Via e-mail, af din kollega, ved at bryde nyheder - listen fortsætter og fortsætter. Så på trods af alt dit hårde arbejde og farvekodede referencer, følger du ikke den anden, den første presserende meddelelse kommer ind i din indbakke.
Løsningen
Efterlad et par huller i din skema hver dag, hvor du ikke planlægger noget. Dette vil give dig marginer til at arbejde i disse uventede øjeblikke. Værste tilfælde? Intet presserende dukker op, og du afslutter din dag tidligt.
Derudover kan du også afbryde mange afbrydelser ved at være proaktiv: Gør din status "optaget" på alle interne chats, indstil din telefon til at gå direkte til en voicemail, og juster dine e-mail-indstillinger, så du kun bliver advaret, når specifikke personer sender dig besked . (Sådan gør du på Gmail og Outlook.)
Der er ingen rigtig måde at lave en opgaveliste, men den måde, du nærmer dig din, kan enten gøre eller bryde din dag. Så uanset hvad du bruger - en app, din computer, gammeldags pen og papir - undgå disse fem produktivitetsmordere, så får du de rigtige ting gjort til tiden .
