Har du nogensinde oplevet den frygtfølelse i den sene eftermiddag, når du ser på det arbejde, du har afsluttet indtil videre, og tænker: "Hvorfor tager dette mig så meget længere tid end det burde?" Så når dagen er over bare en time eller to senere, er du bummed, at du ikke har brugt det mere produktivt. Jeg har været der. Nogle dage følte jeg, at jeg havde arbejdet så hårdt, men havde fået meget lidt gjort.
Så en dag ramte det mig: Der er en stor forskel mellem at være travlt og at være produktiv. Ja, ja, vi har alle hørt dette før. Men har du virkelig tænkt det igennem og overvejet de gange, du sidder ved din computer hele dagen, men ikke ender med meget at vise til det?
Ja? Her er de mest almindelige årsager til, at dette sker med dig (igen og igen):
Problem 1: Du indstiller for mange prioriteter
Hvem har ikke svaret ”Hvordan har du det?” Med ”Optaget!” Det er ikke så meget en mangel på prioriteter (som oftere fører til lediggang), men at have for mange af dem. Når du lægger samme vægt på arbejde, familieliv, frokost, træning, hænge ud med venner, frivilligt arbejde, opdatering af dine sociale medieprofiler, læse tre aviser hver morgen - ender du med at starte en masse projekter og afslutte meget få.
Løsning: Klip din liste
Selve ordet "prioritet" indebærer, at du har besluttet, at noget er vigtigere end alt andet. Oversættelse: Du kan ikke have 20 "prioriteter." Hvis du kun har tre eller fire vigtige poster på din liste, hjælper du dig med at udføre meget mere. Du vil begynde at se, at produktiviteten måles ved, hvor meget reelt arbejde du gør på et par projekter snarere end hvor meget overfladiske fremskridt der er gjort for mange. Har du problemer med at identificere, hvad du skal sætte først? Denne artikel er et godt udgangspunkt.
Problem 2: Du prøver at passe til alle møderne
Kører du altid for sent og skifter mødetider (eller annullerer de helt!) I sidste øjeblik? Det skyldes sandsynligvis, at du overforpligter og forsøger at afbalancere det ved at skubbe ind i realistiske tidsvinduer. Du ved, hvad jeg mener: At booke tre back-to-back-statusmøder med kun fem minutter mellem hinanden, selvom samtaler kan løbe over, og du går fra den ene ende af kontoret til den anden. Det ser ud til, at du får mest ud af din tid, men til sidst er du så travlt med at være travlt, at du går glip af værdifulde muligheder for faktisk at bevæge et projekt fremad.
Løsning: Sig ”Nej” mere
Det første skridt her er at erkende, at “nej” ikke er det værste, du kan sige. Faktisk "Ja, jeg vil være der" efterfulgt af "Beklager, jeg kører 20 minutter for sent!" Gør faktisk et værre indtryk. Hvis du tilbringer hele dagen med at blande dig fra det ene møde til det næste og derefter spilder tid på at undskylde og forklare, vil du slutte eftermiddagen udmattet og føle, at du ikke har gjort alt, hvad du ville gøre.
Vær ærlig over for dig selv om tidsfrister, det krævede tidsforpligtelse, hvordan dit kvalifikationssæt passer ind og lignende detaljer for at bestemme, hvad du skal bruge din tid til. Du lærer at sige ja strategisk snarere end at sige ja til alt.
Problem 3: Du bliver konstant distraheret af Internettet
Hvor længe har det været siden du har kontrolleret din e-mail eller Facebook? Vær ærlig: Er disse websteder åbne i en anden fane lige nu? Faktisk har den gennemsnitlige person fem konti på sociale medier og bruger næsten to timer på disse netværk hver dag. I betragtning af det faktum, at de fleste mennesker arbejder otte timers dage, er det næsten en fjerdedel af din dag!
Løsning: Øv selvkontrol (eller mere realistisk installere apps til at begrænse brugen)
Den ultimative måde at beskytte dig selv fra online distraktioner er at praktisere selvkontrol. Hvis dit job ikke kræver, at du konstant er tilgængelig via e-mail, skal du indstille et bestemt tidspunkt for at kontrollere dem, helst ikke i dine "gyldne timer." For mig er det om eftermiddagen, hvor jeg begynder at blive træt af at skrive og kæmper for at hold dig motiveret. Det er da jeg bruger cirka 30 minutter på at besvare ikke-væsentlige e-mails, som jeg ignorerede tidligere, børste op på mine sociale nyhedsfeeds og læse et par blogindlæg.
Selvfølgelig vil jeg nogle dage bare sidde på e-mail og tjekke Facebook og ikke gøre noget andet. På det tidspunkt bruger jeg et blokeringssystem, der forhindrer mig i at få adgang til bestemte websteder i bestemte tidspunkter af dagen. Jeg kan godt lide browser plugin Focus, men der er utallige andre blokeringssystemer, både gratis og betalt, der vil gøre susen.
Problem 4: Du har flere opgaver
Hoppe mellem opgaver, stirre på lange lister med to-doser og forsøge at udføre flere opgaver ad gangen fører til et travlt liv. Det er vanskeligt at få gjort noget, når du prøver at gøre alt på én gang. Når du har så meget, der sker omkring dig, er det ikke underligt, at du har lyst til at drukne.
Løsning: Prøv en anden strategi
Selvom det tager et par ekstra minutter i frontenden, vil det at få hver opgave med fokus og klarhed resultere i et bedre slutprodukt. Hver gang du føler dig fristet til at gå videre til en anden opgave, skal du spørge dig selv: Er det en god ide at skifte tilstand lige nu? Skal jeg tage en pause? Eller er jeg i zonen lige nu og lader mig bare blive distraheret af min stadig voksende opgaveliste?
I betragtning af hvad vi ved om tidstab med flere opgaver, er det sandsynligvis bedre at teste en produktivitetsmetode som Pomodoro-teknikken eller The Action Method, hvis du har lyst til, at du har brug for at udføre en masse forskellige ting på bare få timer.
Problem 5: Du forventer produktivitet til bare at ske
Beklager, men det er ikke så enkelt. At gå på arbejde og være produktiv synes at være fejlagtigt identificeret som synonymer. Folk antager, at når de går gennem døren, vil de føle sig magisk motiverede til at få tingene gjort.
Løsning: Find et system, der fungerer for dig
Der er mere end en måde at organisere en opgaveliste. Selv forskellige planlægningsapps har forskellige formål (alias, ikke bare at bruge Wunderlist til at nedskrive hver eneste ting på dit sind er ikke den mest effektive måde at håndtere alle projekter på).
For at finde ud af, om et nyt systems arbejde, skal du holde en produktivitetsjournal, hvor du sporer, hvilket tidspunkt på dagen du arbejdede bedst, hvad hjalp dig med at få dine forskellige opgaver gjort, og hvordan du følte det, da du forlod kontoret. Når tiden går, kan du se tilbage, finde mønstre og identificere, hvor forbedringer er nødvendige. Der er så mange systemer og apps derude, at der bare skal være et for dig. Uanset om det er så grundlæggende som at spille omgivende støj på støjblokerende hovedtelefoner, eller så kompliceret som flere browser-tilføjelser.
Produktivitet er kun så god som den indsats, du er villig til at lægge på den. Men som basketballtræner John Wooden siger: ”Gå ikke glip af aktivitet for at opnå resultater.” Når du arbejder for at blive et mere produktivt individ, skal du holde slutmålet i tankerne: Du er nødt til at lægge tiden og kræfter på at gøre alt det tip og tricks, du hører fungerer for dig.
