Som manager er dit daglige liv fyldt med kommunikation: at lede møder, sende e-mails, lave præsentationer og stoppe ved dine medarbejders skriveborde for at chatte.
Men så travlt, som du kan føle dig med denne interaktion, kommunikerer du måske faktisk ikke effektivt. På trods af alle de samtaler, du har gennem dagen, kan dit team faktisk blive forvirret over dine - og deres - prioriteter, mål og opgaver. Og det kan hurtigt føre til uopfyldte forventninger og opfattede præstationsproblemer.
Så for at sikre, at dit team er synkroniseret, skal du passe på disse fem tegn på, at dit teams kommunikation er slukket, så du kan nulstille samtalen og komme tilbage på sporet.
1. Arbejdet duplikeres
Når arbejde ikke kommunikeres korrekt, opstår der ofte forvirring. Perfekt eksempel: Da mit firma gennemgik en for nylig fusion, var der to kommunikationsteam, der skulle samles - komplet med to direktører, ledelsesniveauer og tilknyttede teams. Pludselig skulle vi være en.
Men med en mangel på effektiv kommunikation var det helt modsat. Ingen vidste, hvad alle andre var ansvarlige for, så hvert teammedlem fortsatte med at gøre, hvad han eller hun altid gjorde. Jeg ville redigere et stykke indhold til min chef, mens min kollega redigerede det samme stykke for sin chef. I sidste ende havde vi to forskelligt redigerede stykker og vidste ikke hvad vi skulle gøre med nogen af dem. Vi duplikerede indsats, hvilket resulterede i en masse hårdt arbejde, der faktisk ikke kunne bruges - fordi det allerede var gjort.
2.… Eller ikke udført overhovedet
Klar kommunikation er nøglen, når du tildeler projekter til et teammedlem. Jeg havde for nylig en chef, der havde en meget ønsketænkende måde at tale om projekter på. Han ville skrive en lang, snoet e-mail, der ville drøvtyse over et potentielt projekt. ”Jeg spekulerer på, om vi skulle skrive en pressemeddelelse om dette?” Ville han skrive. ”Jeg er ikke sikker på, om vi kan få et tilbud fra kunder, der fungerer.”
For mig betød det, at han stadig tænkte på det, så jeg kunne fortsætte med mine andre projekter. For ham betød det, at ja, jeg skulle begynde at udarbejde pressemeddelelsen og finde ud af citatsituationen alene. Da han kontrollerede mine fremskridt, havde jeg intet at rapportere - for i mine sind havde han faktisk aldrig givet mig kløften.
I sidste ende blev arbejdet ikke færdigt, frister blev ikke overholdt, og fremskridtene blev stoppet.
3. Det færdige produkt er ikke det, du forventede
En af mine medarbejdere tog for nylig en praktikant. Hun havde aldrig klaret det før, så dette var hendes første smag af udfordringen med at kommunikere forventninger med en medarbejder. Hun startede med det, hun troede var ret lige opgaver - men da hun modtog arbejdet fra ham, var det ikke engang tæt på, hvad hun troede, hun havde bedt om. Hver gang vendte hun sig mod mig og spurgte: "Er jeg skør?"
Den hårde virkelighed var, noget i kommunikationen var slukket. Enten forklarede hun som manager ikke, hvad hun ønskede klart, eller medarbejderen gjorde ikke sin del i at stille afklarende spørgsmål for at bestemme, hvad han havde brug for at levere - eller en kombination af begge dele.
Uanset hvad var det hendes ansvar at igangsætte en ændring, så deres kommunikation - og arbejde - kunne forbedres.
4. Der er tavshed i den ene ende
En af de mest fortællende - og almindelige - fejl er, hvis den ene part dominerer samtalen.
Som for eksempel i historien ovenfor med min kollega, gik hun rundt på sine måder som en ny manager, tildelte projekter, coachede sin medarbejder og formidlede mål. Og på medarbejdernes side? Radio stilhed.
Det er også almindeligt omvendt. Jeg havde engang en chef, der var hjemmehørende i en anden stat, og jeg ville gå i uger (bogstaveligt talt uger!) Uden at høre fra ham. Jeg ville fortsætte med mit regelmæssige arbejde, affyre nogle e-mails til ham, lejlighedsvis prøve at ringe, og - intet. Udover en sjælden engangssamtale blev jeg overladt til mine egne enheder.
5. Du har ikke de samme prioriteter
Når dine medarbejdere arbejder på flere opgaver samtidig (hvilket sandsynligvis altid er), er de nødt til at prioritere nogle frem for andre. Men når du ikke er klar over dine mål og prioriteter, er tilpasningen af dine mål og deres opgaveliste den første, der går.
Pludselig har du brug for det færdige produkt fra din overordnede opgave. Du henvender dig til den udpegede medarbejder, men hun giver dig et spørgsmålstegn. ”Jeg har arbejdet på den anden klientbrief hele ugen. Jeg troede, det var det, du havde brug for. ”
God kommunikation betyder, at alle på dit team - inklusive dig - er på samme side, når det kommer til hvilke projekter der er øverst på prioriteringslisten, og som kan vente til senere.
Som manager kan det være let at bebrejde disse problemer på andre faktorer: Dine medarbejdere er underpresterende, de lytter ikke, eller de er simpelthen ikke skåret ud for de roller de er i.
Men sandelig kan du ikke begynde at slå skylden på præstationsspørgsmål, før du har erobret det større emne. Kernen i problemet - og det sted, du har brug for for at begynde at tackle det - ligger i dit teams kommunikation. Og som manager begynder det med dig. Stræb efter at løse den måde, du interagerer med dit team, og du vil opdage, at mange af de andre problemer, du typisk støder på undervejs, også løses.
