Slack, HipChat, Yammer, Lync, Pie, Bitrix24 - et af disse ord har sandsynligvis en masse mening for dig. Det er trods alt, hvordan du kommunikerer med alle dine medarbejdere hver eneste dag. (De andre kan have, at du skraber dit hoved og spekulerer på, hvordan en sætning kan have så mange skrivefejl.)
For mange virksomheder i dag er chatrum vandkøleren. Så ligesom du er nødt til at være respektfuld og omhyggelig med, hvad du siger højt på dit kontor, skal du kende doserne og ikke ved at bruge disse værktøjer korrekt. (Dette er ikke 1997, og du skulle ikke spørge nogen “A / S / L?”) Selv hvis du bruger det hver dag, begår du muligvis stadig nogle grundlæggende etikettefejl.
Følg disse fem regler, og du skal være god til at gå.
1. Brug det (kun), når du har brug for svar, hurtigt
Hvis du har brug for et svar hurtigt eller har nyheder, som dit team har brug for at vide nu, er dette det første sted, du skal vende dig mod. Folk har normalt konfigureret meddelelser, så de ser nye chats når de kommer ind og kan svare på tidssensitive henvendelser hurtigt. Hvis det, du vil kommunikere, er en FYI, skal du imidlertid kontakte et e-mail til et spørgsmål, der kræver en tanke, mere af en langsigtet idé eller et projekt eller virkelig noget, du vil henvise til. Du får et mere tankevækkende svar - og undgå at irritere dine kolleger.
2. Vær venlig
Nu ved du, at disse værelser ikke er beregnet til lange dybdegående samtaler. Det betyder dog ikke, at du kan glemme dine manerer under dække af at være kort. Husk "venligst" og "tak." Bemærk også, at dette er en af disse sjældne former for arbejdskommunikation, hvor humørikoner er OK, og et grundlæggende smiley-ansigt som svar på et "Du er velkommen" kan gøre vidundere. Som kan starte en samtale med "Hvordan går din dag?", Før du hopper ind i "Er rapporten klar?"
3. Svar hurtigt
En af de største fordele ved chat over e-mail er, at det tager kun sekunder at sende en besked. Men det betyder, at der ofte er en forventning om, at du også skal svare hurtigt. Så når du bliver spurgt om noget i chat, skal du svare så hurtigt som muligt. I de fleste tilfælde antager kolleger, at de vil høre øjeblikkeligt. Hvis du arbejder på noget vigtigt i et møde eller endda går i frokost, skal du tage et øjeblik på at ændre din status, så folk ved, at du ikke er tilgængelig.
4. Indstil advarsler
Når det er sagt, kan chat nemt glemmes, bare ved at køre i et baggrundsvindue på din computer hele dagen. Sørg for, at du ikke går glip af en ting ved at justere dine indstillinger, så du hører en lyd eller ser en pop-up, hver gang en meddelelse kommer ind. (Husk bare, at hvis du ikke regelmæssigt bruger hovedtelefoner, skal du slukke for denne lyd .)
Derudover skal du kontrollere dine indstillinger for at se, om du kan få samtaler sendt til dig, når du er offline. Oftere end ikke, vil nogen sende dig en e-mail, hvis han eller hun ikke hører tilbage. Men det er ikke en dårlig ide at forblive i løkken og skumme over det, du gik glip af - især i gruppechats, hvor samtalen ofte bevæger sig frem og tilbage mellem den svære banter og seriøse emner.
5. Bliv ved med emnet
På den note, da det er let at affyre en række kommentarer i chatten, kan du nemt blive distraheret og finde dig selv diskutere dine weekendplaner i stedet for at tale om morgendagens projektanmeldelse. Hold samtalen produktiv ved at holde sig til det aktuelle emne.
Hvis du (og dit team) kæmper med det, skal du oprette et separat "break room" eller "off-topic" chatrum til sider diskussioner. Der er ingen skam ved at have et værelse, der kun er reserveret til hvalpevideoer. Når alt kommer til alt kan en god latter lysere alles dag. Og der er ikke noget som at se alle læse den samme chat og sprænde griner på samme tid. Bliv ikke for transporteret eller gå hele NSFW. Det er trods alt arbejde.
Chat bliver hurtigt standarden for teamkommunikation i dag. Så husk disse regler, når du arbejder. Det vil ikke bare gøre dit job lettere, det vil også gøre din kommunikation langt mere effektiv. Hvis du virkelig forpligter dig til det, vil dit GIF-spil være så meget stærkere.
