Efter en travl måned med ture ud af byen, arbejdsbegivenheder og familieproblemer, lagde jeg mærke til, at jeg havde nogle problemer med at stille min summende sind stille. Mit fokus var fast i diskoboldtilstand, diffraheret til et kalejdoskop af glimrende stykker. Som et resultat var jeg ikke i stand til at finpudse på mine prioriteter - og i stedet gav jeg efter for udskydelse.
En dag, da jeg udsatte besvarelse af e-mails ved arbejde ved at rydde op i mit spydisk med papirer, kvitteringer og enheder, begyndte jeg at tænke på, hvordan mit mentale skrivebord også kunne bruge noget rengøring. Når alt kommer til alt er det let at se, at et rodet arbejdsområde dæmper produktiviteten, men jeg glemmer ofte, at et rodet sind kan gøre det samme.
Ser du, din hjerne er ikke bygget til at dele sin opmærksomhed i for mange retninger. Det skal være noget organiseret og i fred for dig at kunne filtrere information i de rigtige mentale mapper og faktisk få gjort ting. Og for at få din hjerne til den ideelle tilstand, skal du skabe plads ved at rydde noget mentalt rod.
Så hvis dit sind føles lidt forvirret, skal du starte med at bruge disse fem tip til at organisere dine tanker, bekymringer og opgaver. Du får hurtigt lidt plads, som vil hjælpe dig med at opdatere, fokusere igen og få din hjerne tilbage på sporet.
1. Listmania
Lister er som Container Store for sindet - de hjælper dig med at opdele din mentale rod på tusind forskellige måder. Lyder enkelt, ja, men at tilføje et par lister til dit liv fungerer virkelig.
For det første frigør parkering på en huskeliste et værdifuldt mentalt rum, for når en narrende opgave først er på din liste, behøver du ikke at bekymre dig om at huske det længere. Med alt dit ansvar organiseret et sted, kan du strategisk vælge, hvad du skal gøre næste i stedet for at flyve ved sædet på dine bukser. (Tjek et par af mine yndlings tip til at maksimere din to-do-liste.)
Men en opgaveliste alene kan kun komme dig så langt (mere om det senere). For at gå et skridt videre skal du oprette en prioritetsliste ud over eller baseret på din opgaveliste. Dette er en daglig liste over dine to eller tre øverste prioriteringer (det er nøglen til at holde det begrænset for at undgå at oprette blot en anden generel opgaveliste) for at sikre, at du gør fremskridt med ting, der betyder noget. Det er her du vælger indflydelse på, hvad du måske føler, at det haster. Når du aktivt identificerer noget som en prioritet, er du mere tilbøjelig til at fokusere på det som en laserstråle gennem rodet i stedet for at skubbe det ud til en anden dag.
Og til sidst (bare rolig, bare en mere!), Opret en færdig liste for at registrere alt hvad du har opnået i løbet af dagen. Derefter, når du har lyst til at gå tabt midt i brummen, kan du se på, hvad du har gjort - hvilket vil give dig et løft af motivation og fornyet fokus for at fortsætte med at nå.
2. Automatisere væk
Når det er sagt, et ord af forsigtighed: Når din opgaveliste er fyldt med små, gentagne opgaver, er det let at blive fanget i det, der først kommer op, snarere end hvad der faktisk er det vigtigste. For at afskære nogle af disse ansvarsområder, der ikke er så presserende, skal du prøve en automatiseringstjeneste som Zapier, som giver dig muligheden for at delegere gentagne arbejdsopgaver til en personlig internetassistent.
For eksempel, som en del af mit job, er jeg nødt til at holde styr på pladser og gæstebloggere, så jeg oprettede en "zap" til automatisk at gemme bestemte slags e-mails i en separat Evernote-notebook. På den måde, når jeg skal sortere gennem potentielle indlæg, behøver jeg ikke at spilde tid på at rodfeste rundt i min indbakke. Andre populære "zaps" inkluderer automatisk tilføjelse af Eventbrite-deltagere til MailChimp og automatisk planlægning af sociale medieindlæg via Buffer.
Det smukke ved denne form for automatisk delegation er, at du simpelthen kan indstille den og glemme den - hovedsageligt skære ned på din opgaveliste. Så i stedet for at afbryde strømmen af din arbejdsdag med små opgaver, kan du koncentrere dig om de meget effektive ting, der kræver dit fulde fokus og opmærksomhed.
3. Omfavne skraldeskuffen
Uønsket skuffe er en bolig og kontor skruestik og nødvendighed, hvor du stuff sammenkrøllede sedler, måske-døde batterier, og alle mulige odds og ender, der ikke har et ordentligt hjem.
Overraskende kan denne strategi også fungere for dit sind: I stedet for konstant at akkumulere mental rod, skal du tage en belastning ved at oprette en digital “junk skuffe.” Start med at dumpe dine tanker på en elektronisk side med et værktøj som Evernote. Dette giver dig mulighed for at skubbe alle dine geniale ideer, noter, lister og gemte artikler, der ikke har et andet hjem til ét digitalt sted, hvilket vil hjælpe dig med at rydde noget værdifuldt mentalt rum - uden at tilføje papirer og notesbøger til din faktiske skraldeskuffe .
Og rolig - med en hurtig blanding gennem "junk" (dvs. en hurtig søgning) vil du nemt kunne finde alt, hvad du har brug for.
4. Administrer din indbakke
Jeg er ingen guiden inden indbakke nul, men jeg ved, at jeg bliver mere færdig, når jeg ikke behøver at krybe hver gang jeg åbner min e-mail. At kende din indbakke ikke er overfyldt kan spare dig for meget mental stress, hvilket kan hjælpe dig med at fokusere på andre vigtigere opgaver. Så red dig selv fra langsomt at drukne emne linje efter emne linje ved at gøre nogle indbakke forår rengøring.
For det første skal du afmelde reklamemails (som du aldrig åbner) og slukke for disse tilstopningsmeddelelser fra LinkedIn og Facebook. Filtrer og træk derefter forskellige typer ikke-væsentlig e-mail i specificerede dele af din indbakke, så du kan have dem til rådighed, hvis du har brug for dem - men behøver ikke at se dem, hver gang du logger ind.
Jeg kan også godt lide at bruge programmer som Boomerang eller Followup.cc til at planlægge e-mails og sende påmindelser, så jeg kan håndtere e-mails på min egen tid.
5. Tænk over det
Når du har en uendelig liste over ting at gøre, føles det ofte kontraproduktivt at bruge tid på at reflektere - flere tanker vil bare tilføje den mentale rod, ikke? Men efter min oplevelse vil opladning forude uden at tage tid til at reflektere bare gøre rodet værre.
Det viser sig, at regelmæssigt gennemgå, hvordan du har brugt din tid, giver dig indsigt i, hvordan du kom til din nuværende tilstand, hvordan du går videre strategisk og hvordan du arbejder bedst generelt.
Så begynd at give tid til stille refleksioner eller journalisering. Tænk på (eller skriv ned) hvad der stresser dig, hvorfor et bestemt projekt ikke starter, eller når du i løbet af dagen er mest produktiv. Ved at pakke ud og artikulere dine zoomende tanker i stedet for at føle dig som en stor udråb ( argh! Og blergh! Er almindelige dem for mig), vil du være i stand til at identificere nøjagtigt, hvad du skal gøre for at komme videre.
Husk, at din sindstilstand er sammenflettet med kvaliteten af dit arbejde og afslapning. Så grøft disco-kuglens opmærksomhedsspænd, tag nogle dybe indåndinger og lav nogle mentale rydder. I sidste ende kommer du tilbage i kontakten med dine sande prioriteter.
