De fleste mennesker accepterer, at møder er en del af arbejdet - men det betyder ikke, at de nyder dem. Som denne infografik viser, tilbringer ledere mellem 35-50% af deres tid på møder og op til fire timer om ugen bare på statusopdateringer. Og de samme chefer betragter 67% af møderne som fejl.
Prøv som du kan undslippe dem, de er også utroligt vigtige for din karriere. Møder er en professionel fase - det er her, andre ser din ledelsesevne. Hvordan du får dit punkt på tværs, håndterer vanskelige spørgsmål og letter en diskussion, der taler bind om din kapacitet. Folk bruger denne tid til at vurdere og bedømme andre. Selv hvis du sidder stille og lytter, sender du en besked.
Uanset grundene til, at de kæmper med møder, ved kyndige fagfolk, at de er nødt til at finde en måde at bruge dem til at få og udvide deres troværdighed. I stedet for at prøve at dukke ud eller hænge tilbage, er her fem måder at få mest muligt ud af hvert møde, du er i.
1. Få din stemme tidligt i lokalet
Mødedynamik etableres tidligt af de mest højttalere. Så mål at tale op i de første fem minutter for at vise tillid og etablere din stemme. Ikke kun drager du fordel af at få dine ideer derude, mens alle stadig er friske og er opmærksomme, dine kommentarer er også mere tilbøjelige til at blive henvist til senere, hvilket giver dig andre åbninger, der kan høres.
2. Byg videre på andres tanker
Dialog i møder kan gå hurtigt, idet ideer smides hurtigt ud. Hvis andre mennesker tager de punkter, du ville sige, kan du føle, at du er nødt til at vente på en virkelig original, kreativ tanke for at tale op. Men det er en høj bjælke og kan holde dig på sidelinjen (måske for hele mødet).
Læg i stedet mærke til, hvad andre siger, og kig efter almindelige tråde, der kan føre samtalen videre. Det kan være så simpelt som at sige, ”Jeg har hørt tre personer nævne produktændringer, hvordan kan det se ud?” Eller ”Hvis vi tager et skridt tilbage, er det eneste punkt, vi sidder fast på, tidslinjen.” Dette kan også være en nyttig måde at forhindre folk i at tale over hinanden og tilskynde dem til at finde områder med aftale.
3. Stil kraftige spørgsmål
En almindelig kritik af møder er, at de har for meget snak og ikke nok lytter. Når folk er alt for fokuserede på at komme ud af en spærring af ideer, kan du adskille dig selv ved at tilskynde gruppen til at lytte til hinanden. Dette er en rolle, der sjældent spilles, men er nødvendig og værdsat - det viser tillid til at få alle til at pause og reflektere.
En enkel måde at gøre dette på er at stille magtfulde spørgsmål. Disse er "hvordan" og "hvad" spørgsmål snarere end "hvorfor" spørgsmål. Fordi de ikke sætter folk i defensiven eller går i dybden med at finde faktiske forhold, opfordrer de folk til at åbne op og tænke ekspansivt.
For eksempel kan du spørge:
- Hvad er det vigtigste ved denne beslutning?
- Hvordan vil vi måle succesen med dette?
- Hvad er anderledes ved dette forslag end det, vi har prøvet før?
- Hvad er de temaer, du ser opstå?
4. Vær forberedt (men bliv fleksibel)
Hvis du forbereder dig til møder, kommer du med det samme fra en styrkeposition. Det kan betyde, at du læser igennem dagsordenen, foretager forudgående research eller kommer på idéer på forhånd.
De fleste af os ved, at hvis vi ønsker at opbygge troværdighed, vil det at have vores tanker sammen i forvejen hjælpe os med at dukke op med selvtillid. Vi er dog også nødt til at tage del i mødernes variation. Til al vores forberedelse er det faktisk mere sandsynligt, at tingene ikke går nøjagtigt som planlagt med så mange mennesker og faktorer, der er involveret (løber tør for tid, teknologi fungerer ikke, nøglespillere vises ikke).
Så skal du både forberede dig til mødet og forberede dig på at være fleksibel.
For eksempel, hvis du har 15 minutter planlagt til at præsentere, skal du forberede både en fuld og kondenseret præsentation, hvis din tid bliver klemt. Hvis du laver baggrundsundersøgelse om mødets emne, skal du også undersøge tangentielle emner, der kan opstå. Hvis det emne, du vil adressere, bliver smidt under bordet, skal du spørge, om du kan nå separat til de deltagende for at diskutere yderligere.
At være forberedt viser din strategiske tænkning, og fleksibilitet viser, at du er hurtig på fødderne - begge nøgleegenskaber for en stor leder.
5. Fremhæv næste trin
I mit coachingarbejde er den langt største klage, jeg hører om møder, at der ikke sker noget fra dem. Sikker på, at alle ved, at de skal ende med, at der uddeles ansvar, men få gør det faktisk. Fordi vi ønsker, at vores mødetid faktisk skal være nyttigt, er det nyttigt, når nogen tager initiativ til at bede om næste trin og opgaver, før det afsluttes.
Hvis du kører mødet, er dette let at gøre. Hvis du bare er en deltager, kan det føles vanskeligere.
Lad ikke det stoppe dig. Det viser lederskab til at sige, ”Jeg er ikke klar over, hvad de næste skridt er for hver af os; det ville være nyttigt at afklare, før vi slutter. ”Du kan endda tilbyde at spore næste trin for gruppen, hvis det er relevant, hvilket giver dig en ekstra talemulighed til det næste møde.
Selvom du måske aldrig ser frem til et kommende møde, ved at bruge dem som en mulighed for at møde mere som leder, vil de begynde at føle sig mere værdifulde (og mere produktive).
