Hvis du nogensinde har ledet et møde, har du sandsynligvis også oplevet at prøve at trække en session tilbage, der hurtigt har taget en tur til det kaotiske.
Måske har du at gøre med en ekstra snakkesalig flok - eller den ene person, der ser ud til at have opmærksomheden for en fire-årig. Måske har alle der en god idé at dele - eller måske endelig blev den kongelige baby navngivet, og det er alt, hvad enhver kan tale om.
Uanset årsagen, kan møder og gøre spiraler uden for kontrollen. Men hvis du har ansvaret for indsamlingen, vil du se oven på tingene og undgå at spilde alles tid med ineffektive møder.
At holde gruppen på sporet kan være lettere sagt end gjort, men med lidt smart planlægning og et par dags strategier er du på vej til mere fokuserede holdmøder.
Start med en plan
Det første trin i etablering af kontrol er at udarbejde en dagsorden. Og jeg mener, en god, gammeldags, indtastet dagsorden, der kan sendes rundt til de deltagende på forhånd (og derefter vises eller udleveres på mødet som en venlig påmindelse). Det kan føles for åbenlyst at skrive alt ned, men tro mig, hvis jeg har et par detaljer på papiret, hjælper det med at holde dig - og alle andre - fokuseret på, hvad mødet egentlig handler om.
Når du sætter din plan sammen, skal du tænke på det ultimative mål, du ønsker at nå på mødet (er det f.eks. En brainstorming, eller er du nødt til at færdigbehandle nogle nøgleaktionspunkter?). Arbejd derefter bagud for at bestemme, hvad der skal diskuteres for at nå dette mål, hvilke spørgsmål der skal besvares, og hvilket ansvar der skal tildeles. Sørg for, at nogen af disse løse ender har et sted på dagsordenen, så alle ved, hvad de kan forvente, inden de ankommer.
Ud over disse dagsordenpunkter, skal du også tænke på de mennesker, der vil deltage. Hvor mange mennesker er der? Kender de hinanden? Hvad er deres personligheder? Hvad distraherer dem typisk? Dette vil hjælpe dig med at beslutte, om du skal bygge noget ekstra tid i begyndelsen af sessionen. Hvis du for eksempel ved, at dine mødedeltagere vil deltage i personlig snak, inden de kommer i gang, skal du planlægge et par minutters tid, så alle kan få skabet ud af deres systemer, før de går i gang.
Fremme for fokus
Dit næste trin er at skabe et mødelokale, der afskrækker distraktion og afbrydelser. Start med det fysiske rum, og sørg for, at rummet er lukket for støj og samtaler udenfor og fri for visuelle distraktioner som en løkke videoskærm eller materialer på bordet. Og lige før mødet starter, skal du lægge telefonen væk og lukke din bærbare computer - det er et subtilt tegn for andre, at de skal gøre det samme.
Sæt derefter scenen for produktivitet. Sørg for, at dagsordenen er tilgængelig - enten ved at have trykte kopier eller ved at trække den op på skærmen - og sørg for at gentage målene for mødet, mens du byder alle velkommen (f.eks. ”Vi er her i dag for at færdiggøre detaljerne til fundraising-begivenheden. ”). Sørg også for at minde folk om, hvornår mødet skal samles. Bare at sige, ”Jeg ved, at vi alle har meget at gøre, så lad os prøve at holde dette under 30 minutter, ” vil minde folk om, at du ønsker et effektivt møde lige så meget som de gør.
På mere af en logistisk note, hvis du har yderligere mødemateriale, skal du give dem ud, når du går sammen i stedet for i begyndelsen af sessionen. Jeg har hørt andre antyde, at denne tilgang er distraherende, men jeg har lært, at flertallet af mennesker vil læse i forvejen og afspore møder, hvis de har mulighed for at se, hvad der kommer op.
At bringe gruppen tilbage
En klar dagsorden og et rent møderum går langt i at holde tingene på sporet, men uanset hvor omhyggeligt du planlægger dit møde, kan distraktioner stadig ske. Det er her kunsten at overgangen spiller ind. Før du går ind på et møde, skal du være sikker på, at du er bevæbnet med et par høflige, men effektive måder at omdirigere samtalen tilbage til, hvor du vil have den. Her er et par af mine favoritter:
Pak den ind
Ligesom et godt essay (ja, vi kan alle huske dem), skal du afbryde dit møde med et kort resumé. Angiv tydeligt, hvad der blev opnået og eventuelle efterfølgende doser, næste trin eller ansvar. Dette behøver ikke at være detaljeret - det skal faktisk ikke vare mere end et minut eller to - men det hjælper med at sætte en bue på dit møde for at sige noget i retning af: ”Tak alle sammen. Vi har gjort store fremskridt med at færdiggøre begivenhedslogistikken. Emily vil kontakte begivenhedskoordinatoren med disse detaljer, og jeg sender en e-mail-liste over alles endelige opgave. ”
Lad os indse det, når du lægger en flok mennesker i et lille rum, kan det være vanskeligt at etablere og opretholde kontrol. At gå ind på dit næste møde med en plan, en dagsorden og nogle vigtige linjer for at få alle tilbage på banen kan gøre hele forskellen.
Fortæl os! Hvordan holder du kontrollen over dine møder?
