Enhver, der sender og modtager hundredvis af e-mails om ugen, forstår værdien af klarhed i svar og fremad. Lange email-tråde, hvor hvert svar angiver hele den tidligere eller originale besked, er vanskeligt at følge, men en e-mail, der refererer til en tidligere besked uden et fingerpeg om, hvad det drejer sig om, spilder din tid som du forsøger at huske afsenderens oprindelige punkt . Når du svarer på en e-mail-besked, bør du citere fra den besked, du modtog, men kun så meget som nødvendigt for at oprette konteksten.
Sådan citerer du en e-mail i dit svar
Afhængigt af din e-mail-udbyder eller -app kan du muligvis markere den del af e-mailen, du vil citere, før du klikker eller trykker på Svar eller Frem knap. E-mail-feltet for svar åbnes med det fremhævede citat, der allerede er placeret i emnet. Tilføj blot dit svar og send det på vej. MacOS og iOS Mail arbejder på denne måde.
Nogle e-mail-programmer, herunder Yahoo! Mail og Gmail, tillader ikke dig blot at fremhæve en del at citere i dit svar. Du skal citere hele længden af teksten fra e-mailen og derefter manuelt slette de dele, du ikke vil have fra dit svar.
I nogle tilfælde kan du kopiere den del af den e-mail, du vil citere, og vælg Indsæt som citat eller lignende. I næsten alle tilfælde er de citerede oplysninger indrykket for at gøre det let at genkende. I nogle e-mail-programmer vises det citerede materiale i en anden farve.
Sådan arbejder du med et citat i din email
E-mail-etikette følger generelt en vis ordre med hensyn til sektioner af en besked. Start din email med en hilsen og en introduktionskommentar. Næste kommer det citerede materiale. Derefter vises dit svar på citatet under det.
Hvis du svarer på mere end et punkt, skal du indsætte en del af citatet på en linje og derefter kun svare på den pågældende del på den følgende linje. Indsæt derefter en anden del af den citerede email og svar på den pågældende del på den følgende linje. Gentag dette mønster, hvis du har flere citater og kommentarer til at gøre i dit svar eller fremad. Dette efterligner den naturlige strøm af samtalen og gør det lettere for emailmodtagere at følge en tråd.
