Alle ved, at det at lede et firma en af de hårdeste optrædener rundt. Uanset om det drejer sig om en lille virksomhed eller et multinationalt selskab, skal administrerende direktører styre tid, ressourcer og flere krav, mens de finder tid og plads til at træffe beslutninger og plotte strategier, der vil bestemme deres forretningsforløb.
Hvilket betyder, at de har udviklet nogle mestersystemer og tricks for at maksimere deres produktivitet.
Så hvorfor kan vi ikke stjæle et par træk fra deres playbooks? Uanset om du stræber efter at drive din egen virksomhed eller ønsker at være mere produktiv på dit nuværende job, kan du tjekke denne liste med administrerende direktørprøvede tip, som du kan anvende til enhver facet af dit liv.
1. Tag pauser hvert 90. minut
Tony Schwartz, præsident for Energiprojektet, foreslår, at du tager pauser hvert 90. minut for at maksimere din produktivitet. Grunden? Menneskelige kroppe har en energikredsløb, der fungerer med 90 minutters intervaller hele dagen. Når vi har arbejdet på noget i en og en halv time eller længere, er det naturligt, at vores årvågenhedsniveauer vil falde, og vores opmærksomhed vandrer, eller vi føler os døsige (eller begynder at tjekke Twitter eller Facebook).
Den counterintuitive hemmelighed for bæredygtig stor præstation er at leve som en sprinter. I praksis betyder det at arbejde med din højeste intensitet om morgenen, ikke mere end 90 minutter ad gangen og derefter tage en pause.
Så næste gang dine øjne glaser over, i stedet for at nå frem til en kop kop kaffe, skal du gå væk fra dit arbejde i et par minutter i stedet. Du bliver måske overrasket over, hvor meget du får gjort i det lange løb.
2. Gør dig selv afbrydelig nogle gange
Der er intet mere frustrerende end endelig at komme ind i zonen og arbejde på et stort projekt - og derefter blive afbrudt af en kollega eller chef, der falder ved dit skrivebord. Værre er, forskning viser, at det kan tage op til 25 minutter at komme tilbage på banen efter en afbrydelse.
Og det er netop derfor, Andrew Marsh, administrerende direktør for Fifth Column Games, har udviklet et system for at sikre, at alle på hans kontor kan arbejde uden at blive afbrudt. Ved at placere en "kegle af stilhed" på deres skriveborde har medarbejderne et håndgribeligt symbol, der formidler, at de ikke skal forstyrres, medmindre det er en nødsituation.
Jeg bruger keglen af stilhed, når jeg arbejder på et komplekst projekt, som jeg er nødt til at koncentrere mig om. At være i stand til at fokusere intenst uden afbrydelse er et værdifuldt produktivitetsværktøj for alle på Fifth Column Games.
Uanset om du har brug for at være fokuseret på intense opgaver et par timer om dagen, eller du arbejder på et stort projekt, ved at bruge et system, der informerer folk om dette, får dem til vane at sende dig en e-mail til ikke-presserende opgaver i stedet for at falde ved dit skrivebord.
3. Administrer din energi, ikke bare din tid
Du ved, at det er vigtigt at budgettere din tid med omhu - men det kan faktisk være mere effektivt at også styre din energi. Vores egen administrerende direktør, Muse-medstifter Kathryn Minshew, er tilhænger af at optimere hendes arbejdsdag ved at udføre sine mest koncentrationsintensive opgaver i hendes spidsbelastningstid, de gyldne timer, hvor hendes energiniveau er på det højeste. Møder er derimod noget, hun undgår i løbet af disse timer og gemmer til andre tidspunkter på dagen.
Jeg synes, det har været meget nyttigt for mig at være opmærksom på, når jeg på dagen er mest produktiv (hvilke timer, under hvilke betingelser) og aggressivt beskytter den tid til fokuseret arbejde.
Hvis du er morgenperson, skal du udføre dine vigtigste opgaver først og gemme de kedelige, sindeløse opgaver til senere på dagen, når din energi aftager. Ikke sikker på, hvad dine spidsbelastningstimer er? Prøv energikortlægning for at finde ud af og få mest muligt ud af din arbejdsdag.
4. Vær ikke en slave til e-mail
Gina Trapani, grundlægger af ThinkUp, er kun fan af at kontrollere e-mail på bestemte tidspunkter af dagen. Hvorfor? I stedet for at føle, at du er nødt til at svare på e-mails, i det øjeblik de rammer din indbakke, kan du spare tid og holde dig fokuseret ved at indstille en tidsplan for at kontrollere og svare på e-mail (for eksempel en gang om morgenen og en gang ved udgangen ).
Luk Outlook, sluk for nye e-mail-meddelelser på din BlackBerry, gør hvad du skal gøre for at dæmpe afbrydelsen af e-mail.
Afhængig af din position kan dette muligvis ikke føles som en mulighed - især hvis din chef eller kolleger stoler på dig for hurtige svar. Men du kan blive overrasket over, hvor støttende folk vil være med din nye produktivitetsstrategi, når du forklarer dem. Tim Ferriss, forfatter af The Four Hour Work Week , foreslår at e-maile kolleger for at advare dem om din nye e-mail-skema, og forklarer, at grunden til det er at øge din produktivitet og bede om, at de ringer til dig for presserende anliggender. Du kan også oprette en autosvar med en meddelelse, der forklarer, hvornår du tjekker e-mail igen, og hvordan folk kan komme i kontakt med dig, hvis det er vigtigt i mellemtiden.
5. Hold dine e-mails korte og søde
Administrerende direktører har heller ikke tid til at læse e-mails med ny længde - eller skrive dem heller. Andrew Torba, medstifter af Kuhcoon, går endda så vidt, at han undertiden skriver et ord e-mails og foreslår at behandle dine e-mails, som om de har den samme grænse på 140 tegn på Twitter.
Udford dig selv til at tænke kritisk og effektivt, når du opretter forbindelse via e-mail eller anden form for kommunikation.
Ved at holde korte e-mails sparer du ikke kun meget skrivetid, du sparer også dine kolleger en masse læsetid. Hvis dit problem er for kompliceret til en kort e-mail, kan planlægning af et kort (5-10 minutters) telefonopkald være meget mere effektivt end en lang tid frem og tilbage e-mail-udveksling.
6. delegeret, delegeret, delegeret
Det er let at blive overvældet ved at føle, at du skal gøre alt selv. Delegering er imidlertid en af de bedste måder at styre din tid på. At overføre projekter til andre medlemmer af teamet letter din belastning og giver dig mulighed for at fokusere på de projekter, du gør bedst. Iværksætter Daniel Tan Kh tager dette et skridt videre og rådgiver ikke kun at delegere opgaverne, men har virkelig tillid til, at den nye ejer tager det fulde ansvar for at få dem gjort.
Delegation er det vigtigste brændstof til produktivitet.
Delegering betyder ikke, at du prøver at komme ud af at gøre dit arbejde - men hvis du har for meget på din tallerken, kan delegering af en af dine opgaver til et andet medlem af dit team hjælpe med at vie mere opmærksomhed til dine mere presserende projekter. Har du ikke en kollega, der kan påtage dig din opgave? Matt DeCelles, seriel iværksætter, foreslår at outsourcere dine frygtede opgaver til en freelancer på Fiverr.com.
At tackle din huskeliste kan undertiden virke umulig, men hvis du prøver at foretage disse små ændringer fra mestrene, vil du blive forbløffet over hvor meget du kan opnå i løbet af din arbejdsdag.
