Selv når dine e-mails ikke kræver et øjeblikkeligt svar, tror nogle mennesker, at de gør det.
Så når vi er væk fra nettet i et par timer - måske på grund af en lægeudnævnelse eller et laptopfrit møde - begynder folk at spekulere på, om vi lever og har det godt (og endnu vigtigere i deres hoveder, hvorfor vi ikke vender tilbage til dem).
Derfor er en OOO-meddelelse praktisk! Alvorligt - det er ikke kun for når du er på ferie. De kan hjælpe med at dæmpe slag, når du har en trængende kunde eller irriterende medarbejder, og de sikrer, at du kommer tilbage til folk straks, selvom det bare er for at fortælle dem, at du vil svare senere.
Her er seks overraskende tilfælde, du skal bruge en (og skabeloner til at skabe den perfekte professionelle meddelelse):
1. Når du rejser (til arbejde)
Så du er på opkald, men du kan ikke hente din telefon, for godt, flyvende sagde, at du ikke skulle gøre det. Ved hjælp af en OOO-besked kan folk fortælle, at du har modtaget deres e-mail, forstå, at det er vigtigt, og vil vende tilbage til dem, så snart du lander.
Hej,
3. Når du er i et dårligt Wi-Fi-interval
Der er intet mere irriterende end at få spinhjulet, når du trykker på send på en vigtig e-mail. Ved at anbringe en OOO viser du, at du prøver at svare, men bogstaveligt talt ikke kan.
Hej,
4. Når du har en (lang) aftale
Bare i tilfælde af, at din tandlægeaftale løber om frokosttid, skal du tage en OOO på, så folk ved, at du er ude af drift.
Hej,
5. Når du laver head-down arbejde
Vi ved alle, at e-mail kan være en seriøs produktivitetsmorder, så hvis det ser ud til at være passende på dit kontor, er du velkommen til at bruge en OOO til at fortælle andre, at du prøver at fokusere og dermed ikke tjekke dine beskeder i et par timer.
(Inden du gør dette, skal du dog kontakte din chef for at sikre dig, at det ikke påvirker arbejdsgange.)
Hej,
6. Når det er slukket
Og hvis du finder ud af, at klienter ikke respekterer dine aftener eller weekender (og det står klart i din jobbeskrivelse, at du ikke behøver at være tilgængelig da), kan du prøve at bruge denne til at uddanne dem til kun at kontakte dig i løbet af arbejdstiden. Igen vil jeg kontakte din chef for at sikre, at dette er tilladt.
Hej,
Brug af en OOO-meddelelse til verdslige (men tidskrævende) situationer vil ikke kun gøre al din kontakts bekymringer let, men det vil sikre, at du opretholder dit fremragende online omdømme. Plus, det vil hjælpe dig med at skabe sundere e-mailvaner - fordi du lige ved at indse, at de fleste e-mails ikke rigtig haster, behøver du ikke en OOO for at vide, at det er OK at ikke svare med det samme.
