Hvis du er som mange 9-til-5ere, bruger du sandsynligvis det meste af din dag på at sende e-mails - og resten af det følger op på dem.
Hvis du bare kunne få dit spørgsmål besvaret eller få den feedback på din rapport på en slags rettidig måde, kan du bulldoze gennem din opgaveliste og kalde den en dag før aftenen. Men i stedet bliver din ubesvarede e-mail begravet i din leders overfyldte indbakke, og du overlades desperat i dit aflukke og overvejer seriøst et SOS-signal. Hvad laver du?
Inden du rammer "send" på en anden e-mail til indtjekning, skal du ændre emnelinjen til alle kasketter og sætte på det elskede røde udråbstegn, brug disse tip til at få det rigtigt første gang.
1. Gør det snappet
Du hører dette råd, når det gælder alle former for kommunikation, men at få din besked hurtigt over er især vigtig for e-mail. Lange tekstblokke ser skræmmende at læse, især for ledere, der konstant er oversvømmet af beskeder. Hvis en meddelelse er for lang, risikerer den at blive skubbet til side og revideret igen, når der er mere tid (hvilket i mange tilfælde aldrig er).
Tænk kort, punchy og til-the-point. Brug kugler eller lister, hvor du kan. Hold dine afsnit på fire til fem linjer hver, så de er lette at skumme - du skal se masser af hvid plads i meddelelsesfeltet. Og hvis det er for hårdt, kan det være et tegn på, at du prøver at dække for mange emner i en e-mail. Hold dig til et emne pr. E-mail, og send andre under separat dækning.
2. Adresser alle potentielle spørgsmål og forespørgsler
Samtidig ønsker du at være grundig nok i din e-mail, at der ikke er plads til fejlagtig fortolkning eller behov for, at din modtager anmoder om mere information. (Den sidste ting, du ønsker, er endelig at få det svar - og i stedet for at modtage en beslutning, får du et spørgsmål!)
Så forudse de spørgsmål, du måtte modtage i forvejen, og besvar dem. Hvis du f.eks. Har brug for din chef for at vælge et sted til en kommende begivenhed, skal du give links til restauranternes eller hotels websteder, vedhæfte fotos af de områder, du kender, at hun gerne vil se, og medtage en omkostningssammenligning af indstillingerne .
Husk: jo mere arbejde du laver til den originale e-mail, desto mindre arbejde skal du følge op på den.
3. Bliv specifik på emnelinjen
Skriv detaljerede emnelinjer, så modtageren har en klar forståelse af problemet og opfordring til handling i e-mails krop. Spring over vage sætninger som "Spørgsmål til dig" og "Fantastisk idé til mødet", og brug i stedet noget i retning af: "Brug af feedback: Dagsordenposter til Q1-budgetmøde."
Denne strategi hjælper dig også let med at søge efter meddelelsen i din indbakke, hvis din modtager ringer for at diskutere snarere end at skrive tilbage via e-mail.
4. Fremhæv handlingselementer
Hvis du støder på mere end et punkt eller stiller mere end et spørgsmål i din e-mail, skal du sørge for, at disse emner skiller sig ud fra resten af fortællingen ved at sætte dem fed, fremhæve dem eller arrangere dem på en oversigtsliste. Kontrasten trækker naturligvis modtagerens øje til beskedets kød (det stykke, som du ikke har råd til, at de går glip af!) Og er den perfekte guide til skummere, der skynder sig via e-mail.
5. Bly med antallet af behov
Hvor frustrerende er det, når du har præsenteret en række indstillinger i e-mailen for modtageren at vælge imellem, kun for at modtage et svar, der siger: "Lyder godt!"? For at undgå dette, skal du sørge for, at dine mål er tydelige fra farten. For e-mails, der indeholder mere end et spørgsmål, skal du notere antallet af forespørgsler i den første linje i meddelelsen, så modtageren ved nøjagtigt, hvor mange man skal se efter og adressere. Hvis du drysser spørgsmål i hele meddelelsen, risikerer du, at modtageren overser relevant information.
6. Ved, hvornår du skal hente telefonen
Hvis du mener, at emnet kræver (eller kræver) flere e-mails uden ende i syne, spring eller stop e-mail-diskussionen helt. Nogle forretninger håndteres bedst på telefon eller personligt, især når logistik eller forhold er komplekse. Faktisk er din vilje til at komme ud bag e-mail-sløret ikke kun mest effektiv i disse tilfælde, men viser også selvsikkerhed og initiativ.
Ønske og håb får ikke dine beskeder åbnet, men anvendelse af disse tip gør det. Og hvis du kan få dine e-mails til at skille sig ud og stoppe med at dreje dine hjul ved opfølgning, skal du bare tænke - du har måske faktisk mere tid på dine hænder.
