Uanset om du arbejder for en lille start, et stort selskab eller noget derimellem, er god kommunikation og regelmæssig informationsdeling vigtig for succes. Lige så gammel som virksomheden selv, er møder ment som en værdifuld måde at sikre, at alle arbejder hårdt mod den samme nordstjerne.
Og alligevel hader de fleste af os dem. Som du sandsynligvis ved alt for godt, er møder ofte kontraproduktive og tager meget mere tid, end de er værd. Der er ikke meget værre end at forlade værelset og spekulere på, hvad du bare bruger en times tid på, især på en dag med syltetøj.
Men skal de være sådan? Nix. For at få mest muligt ud af ethvert møde, du planlægger eller deltager i, skal du bare bevidst undgå den mest besværlige tid, der suger. Har brug for hjælp? Vi sammensætter en liste over tricks, du kan bruge til kortere og mere produktive møder, der sandsynligvis er en fremragende brug af alles tid.
1. Forvis tekniske problemer
Sekunder, der bruges på tekniske fejl kan hurtigt ændre sig i minutter eller, værre, tage halvdelen af et møde. Dette er især almindeligt, når det kommer til kommunikation med mennesker, der ikke er fysisk til stede. Da den sidste ting nogen ønsker, er at sidde rundt, mens du prøver at få din bærbare computer tilsluttet til en projektor eller lytte til 10 minutter af “kan du høre mig nu?” Fra nogen, der tilslutter sig eksternt, får dig udstyret med de rigtige værktøjer til at lave alt kører glat.
Ud over skærmdelings- og projiceringsteknologi til alle på stedet er pålidelig software, der forbinder dig med fjerntliggende teamkammerater. Den gratis version af Skype Meetings er en fantastisk løsning, da enhver hurtigt kan tilslutte sig en tilpasset (og let at huske) URL fra enhver enhed - uden at skulle bruge tid på at tilmelde sig en konto eller grave op opkaldsnumre.
2. Planlæg kortere møder
Det traditionelle timelange møde kan trække på, hvad der ser ud til for evigt, med lidt pres på at pakke tingene op og gå videre. Så planlægning af et kortere møde kan gøre vidundere for effektivitet - der er simpelthen ikke tid til at spilde!
Når du opstiller et møde, skal du udfordre dig selv til at være rigtig ærlig over, hvor lang tid det vil tage - og måske planlægge lidt mindre tid, end du tror, du har brug for. Husk, at mødelængder ikke altid behøver at være i trinvise minutter, og at barbering kun fem eller 10 minutter, som du ikke har brug for af hver, kan tilføje hurtigt.
Pro tip: Overvej at indstille en timer på din computer, som alle kan se under mødet - hvis du ser det tidspunkt, der krydser, vil du hjælpe med at holde dig på sporet.
3. Indstil en specifik dagsorden og hold dig fast ved den
Oprettelse af en dagsorden kan virke som en dateret praksis, men det er faktisk en af de mest nyttige måder at holde et møde hurtigt fremad. Tænk over det: Hvis du bare sender en invitation til at diskutere "produktudbud" uden nogen anden kontekst, kan alle komme til mødet med forskellige ideer om, hvad der vil blive dækket, og du spilder tid på at komme på samme side.
Send i stedet en dagsorden en dag eller to i forvejen, og vær så specifik som muligt. Prøv følgende enkle format for hvert emne, du har brug for at diskutere:
- Specifikt emne
- Hvad der skal forberedes forud for mødet
- Hvilke opdateringer vil blive givet under mødet
- Hvilke spørgsmål skal der besvares under mødet
Det er især vigtigt at indstille tid for hvert emne - dette vil holde dig ærlig om, hvad der realistisk kan passe ind i mødet og give dig frie tøjler til at bevæge folk fremad, når det er tid til den næste dagsorden.
4. Vis, fortæl ikke
Et billede siger 1.000 ord - og det gælder også for møder! Billeder, grafer og diagrammer kan ofte hjælpe dig med at kommunikere tydeligt i stedet for at tale til hvert punkt - for ikke at nævne spare alle tid.
Så når du forbereder dig, skal du tænke på visuals, der kan gøre det lettere at kommunikere dine tanker. Hvorfor bruge tid på at forklare en produktopdatering, når du kunne demonstrere den live? Hvorfor prøve at komme med ord for at dele en kompleks idé, når et diagram kunne gøre det på få sekunder?
Hvis du er i et værelse med alle dine kolleger, skal du ikke være bange for at springe op og bruge tavlen eller vende din computer rundt for at vise hvad du arbejder på. Hvis du møder eksterne mennesker, kan dette være vanskeligere, men produkter som gratis Skype-møder tilbyder ofte masser af samarbejdsværktøjer, der gør det til en leg at dele visuelle tanker og fund på skærmen. For eksempel kan gratis Skype Meetings 'lette PowerPoint-uploader (med interaktive værktøjer som en virtuel laserpointer) eller skærmdelingsfunktion give dig mennesker gennem visuals, som du tankevækkende har forberedt på forhånd, og det virtuelle whiteboarding-værktøj lader dine kolleger skitsere ideer i realtid.
5. Ved, hvordan man lader alle veje ind
Ja, et møde skal handle om samarbejde, men når alle prøver at tale deres stykke, kan samtalen hurtigt blive længere, end alle havde til hensigt. Så prøv at kigge efter kreative måder, som alle kan veje på uden nødvendigvis at tage møde tid.
For eksempel er meningsmålinger eller en hurtig visning af hænder nyttige måder at undgå at få for mange meninger eller en diskussion, der hurtigt bliver til, at alle taler over hinanden, når de prøver at få en hurtig konsensus - et frustrerende spild af tid. Hvis du afholder et virtuelt møde, kan du bruge en integreret IM-funktion som den ene Skype Meetings 'gratis produkttilbud for at få folk til at sende spørgsmål, der skal besvares i slutningen, eller tillade folk at tale ikke-presserende tanker, der skal følges op efter mødet.
6. Udskår møder, du faktisk ikke har brug for at gå til
Selvom det kan se ud som om du har brug for at deltage i hvert møde, du er inviteret til, er det okay at fravælge et, som du ved, ikke vil bruge din tid godt. Hvis du ikke præsenterer, eller det ikke hænger tæt sammen med noget, du arbejder på, kan det være bedst at indhente de vigtigste punkter bagefter.
Husk, at en god medarbejder og en stærk teamkammerat ved, hvordan man prioriterer og er produktiv. Dine beslutninger og output påvirker alle, så husk dig selv, at hvordan du bruger din tid også har indflydelse på dit team.
Ikke sikker på, hvordan man nådigt vælger at fravælge det? Tal direkte med arrangøren for at fortælle ham eller hende, at mens du sætter pris på at blive sløjfe ind, er du i en stor rille med det, du arbejder på, og foretrækker at indhente det senere. Hvis arrangøren er din chef, skal du huske at medtage en note om dine fremskridt og din specifikke plan for at komme videre med noget i retning af, ”Jeg er begejstret for dagens diskussion, men trækker stadig numre til Project Blue. Vil du have noget imod det, hvis jeg holdt hovedet nede og fangede noter senere? ”
Møder kan virkelig være noget af den bedste tid, der bruges i din dag, så længe de er gennemtænkt planlagt og mesterligt kørt. Disse tricks skal hjælpe dig med at komme derhen!
