Placering af din underskrift er nok den nemmeste del af udarbejdelsen af dine e-mails, og det er ikke kun fordi der ikke er nogen klare regler for denne del af e-mail-etikette.
Placering af e-mail-signatur
Sæt din e-mail-underskrift lige under slutningen af dine tekst-in-svar samt i nye meddelelser. Gør dette både i e-mail, du sender professionelt og dem, der går til familie og venner.
- Overvej dog ikke at bruge en underskrift overhovedet i private beskeder, da privat korrespondance kan være mere intim end formaliserede meddelelser ved hjælp af en stærkt struktureret signatur.
- I svar er ingen signatur eller kondenseret også gode muligheder; Modtageren kender alligevel dig allerede.
I praksis varierer e-mail-signaturplacering ud fra de præferencer, du angiver i dit emailprogram:
- Hvis du inkludere originale meddelelser ved hjælp af indrykning og selektiv citering, vises din signatur normalt nederst i meddelelsen.
- Hvis du citere lazily ved at sætte din besked oven på den (ufragmenterede) originale besked, vil din signatur normalt være mellem din besked og den originale besked, du citerer, lige over "--Original Message--" linjen.
Forskellen mellem lat citering og selektiv citering er ofte en funktion af den e-mail-klient, du bruger eller standarderne for dit erhverv. Linux-lovende fagfolk, for eksempel, er ofte afhængige af selektiv citering, mens Microsoft Outlook som standard er doveneret.
E-mail-signaturplaceringsfejl, du bør undgå
At lægge din underskrift, hvor den ikke tilhører, er næppe en stor overtrædelse af etiketten, men alligevel bør du undgå almindelige placeringsfejl for at reducere forvirring.
- Underskrift på toppen, svar i linje nedenfor: Læsere er betinget af ikke at se langt ud over enhver underskrift, de støder på. Hvis dit e-mail-program eller din tjeneste er konfigureret til at sætte din underskrift ud over citeret tekst i svar og fremad, må du ikke skrive noget i den citatte tekst. Chancerne er, modtagere vil puslespil over dit tomme svar - men muligvis ikke længe nok til at finde dine svar i den citerede del. I stedet skal du svare over signaturen eller flytte signaturen til selve bunden.
- Underskrift helt nederst, svar alle på toppen: Hvis du svarer på toppen, men din e-mail-underskrift er nederst, vil modtagerne aldrig se signaturen, eller hvis de ser det, kan signaturen sende dem på jagt efter svar på tekst i internettet, som de måske har savnet. I stedet: Flyt signaturen over den citerede del og under dit svar.
Signaturer generelt
Din e-mail-underskrift er ikke mere end fire eller fem linjer tekst, og den indeholder standard signaturafbryderen. Din underskrift er ikke større end 75 tegn. Undgå, hvor det er muligt, herunder billeder, da nogle e-mail-programmer behandler indlejrede billeder som vedhæftede filer og trækker dem ud af selve meddelelsen.
Postscripts
Naturligvis kan positionering af din underskrift på de foreslåede steder give dig mulighed for at inkludere postskrifter lige under den. Bemærk dog, at nogle e-mail-programmer og tjenester behandler noget under underskriftsbegrænseren, der er en del af selve signaturen. Så, som et alternativ, skal du inkludere dit postscript under "underskrive" din meddelelses hovedtekst med dit navn, men over e-mailens underskrift.
