Hvis du er som de fleste brugere, bruger du sandsynligvis ikke for meget tid på at tænke på, hvad du skal navngive dine dokumenter, når du gemmer dem. Det kan desværre gøre det svært at finde den ønskede fil uden lidt søgning - du kan endda nødt til at åbne flere forskellige filer for at finde den ønskede.
Ved at udvikle et navngivningssystem til dine dokumenter og blive vant til at bruge det, sparer du tid og frustration, når det kommer tid til at finde det dokument, du har brug for. I stedet for at søge gennem utallige dokumenter med upræcise filnavne, vil et navngivningssystem hjælpe dig med at fremskynde din søgning.
Det rigtige navngivningssystem
Der er ingen enkelt måde at navngive dine filer, og navngivningssystemer varierer fra bruger til bruger. Det vigtige er at finde den metode, der giver mening for dig, og derefter anvende det konsekvent. Her er nogle tips til at komme i gang:
- Inkluder datoen dokumentet blev sammensat i dit filnavn:Dette er muligvis et af de mest nyttige elementer til at indeholde i et filnavn, især når du beskæftiger dig med korrespondance. Selvom du ikke kan huske nøjagtigt, når du komponerede et dokument, vil du sandsynligvis kunne indsnævre din søgning til en bestemt periode.
- Indtast modtagerens navn i dit filnavn:Dette er en særlig værdifuld praksis, når du arbejder med bogstaver, men det kan være et praktisk element til andre typer dokumenter, såsom kontrakter, notater og endda noter.
- Angiv, hvilken type dokument filen er:Igen vil det virke som en given for nogle brugere, og det er fordi det er en så vigtig del af et filnavn. Hvis du leder efter et brev, du skrev, kan du fjerne en fil, der har "kontrakt" eller "noter" i navnet.
- Vær opmærksom på, hvordan du bestiller elementerne i filnavnet:Selv om dette måske ikke hjælper dig med at differentiere dine filer, hjælper det dig med at bestille dem, når du søger. Ved at bruge sorteringskontrollerne i dialogboksen Åbn i Word eller i Windows Stifinder, kan du sortere dine filer alfabetisk (eller numerisk), så de sorteres efter det første tegn i filnavnet.
Dette er ikke en udtømmende liste med tips om navngivning af filer, men det er et godt sted at starte. Når du begynder en praksis med at navngive dine filer på en ensartet måde, udvikler du et system, der fungerer bedst for dig - og sandsynligvis kommer op med nogle egne tricks.
