Uanset hvad du er, er du bag på dit arbejde. Din opgaveliste er ude af kontrol, du mangler frister, og din indbakke er fuld af e-mails fra medarbejdere, der følger op på ting, du lovede dem for uger siden.
Når tingene virkelig er skræmmende, er en quick fix eller en ny opgaveliste-app ikke til at løse situationen. For at tage kontrol igen er det tid til at tage et skridt tilbage, vurdere situationen og foretage nogle mere strategiske træk for at rydde din plade.
Først skal du lave det, jeg kalder en "køkkenvaskeliste." Blokér tid på din tidsplan for et møde med dig selv (jeg anbefaler en morgenmad uden for kontoret). Derefter, på det møde, skal du skrive ned alt det, du foregår lige nu. Start med at identificere de vigtigste grupperinger af arbejde (f.eks. Klientkommunikation, intern rapportering, ansættelse), og sørg for at tilføje en "Andet" spand til alle de forskellige ting, der uundgåeligt dukker op. Skriv derefter alt, hvad du har brug for for at få gjort på papir. Intet element er for lille eller for ubetydeligt til at fremstille listen. Det er vigtigt at se virkeligheden over nøjagtigt, hvad du har brug for at gøre for at afgøre, hvor alvorlig situationen er - og hvor ekstrem en strategi du skal bruge for at indføre.
Når du har lavet en køkkenvaskeliste, finder du dig typisk i en af to lejre. Den første lejr er, hvis man ser på alt, og det føles som meget, men med lidt perspektiv, et par ting omorganiseret og et par ugers dyretilstand, kan det ske. Det vil bare være et travlt par uger.
Men hvis du ser på listen over køkkenvask og ved, at det er umuligt at gøre alt det, er du i lejr to. På en eller anden måde har du bidt mere end du kan tygge, og du er helt overvældet og desperat bag. Jeg er her for at fortælle dig, at det er tid til at møde den virkelighed og foretage nogle ændringer.
Her er syv strategier, der kan hjælpe med at få dit arbejdsliv tilbage under kontrol for at gøre det lettere for jeres selvomspændte selv:
1. Beskær træet
Se på opgaverne på din køkkenvaskliste, og vælg, hvilke der helt kan tages af. Jeg ved, det lyder skræmmende - endda umuligt. Men jeg er villig til at satse på, at der er et par ting, som ikke rigtig skal gøres lige nu (i det mindste ikke af dig). Alt, der ikke er kritisk, skal få øksen.
2. Forenkle output ved hjælp af 80/20 reglen.
Er der opgaver eller projekter, hvor 20% af indsatsen ville give 80% af virkningen? For eksempel ønsker din chef en konkurrencedygtig analyse for et nyt produkt, hun tænker på at lancere. Før en side til hende en roman om det konkurrenceprægede landskab, ville en side på hver seriøs konkurrent være nok til at hjælpe med at tage denne beslutning? Eller, hvis størstedelen af de indtægter, du indtaster som salgsrepræsentant, kommer fra større tilbud, men du bruger halvdelen af din tid på små tilbud, som næppe bevæger nålen, kan du i stedet flytte din tid og opmærksomhed til de større tilbud? Ja? Gå med disse opgaver eller projekter.
3. Automatiser eller outsource
Produktivitetsekspert Stever Robbins skrev et godt stykke om 30/3-reglen. Det forklarer, at noget, der tager dig 30 minutter om dagen, tilføjer op til tre uger om året. Tre hele uger! Få den tid tilbage ved at se, om der er mindre opgaver, du kan automatisere eller outsource ved hjælp af tredjepartsværktøjer, såsom Assistant.to, for at fremskynde planlægningen.
4. Bed om hjælp
Tal med din chef, kolleger, ansatte, endda andre afdelinger for at se, om nogen kan hjælpe med at påtage sig noget af arbejdsbyrden. Hvem ved - måske har din praktikant døet for at få fødderne våde i PowerPoint, eller måske har Dan fra Sales en Excel-model, som du let kunne tilpasse til at forudsige dit budget. Se efter områder, hvor der er en vis overlapning med kollegernes arbejde for de mest indlysende hånd-offs. (Tjek disse delegationstips, hvis du har brug for hjælp til at starte den samtale.)
5. Start sekvensering
Hvis alt, der er tilbage på din liste, skal ske, og du ikke får nogen hjælp, skal det ske - bare ikke alle på én gang. Se på dine frister for at afgøre, hvilke poster der virkelig haster, og hvilke tidsplaner der kan skubbes tilbage. Din manager kan og bør hjælpe dig med prioritering og sekventering.
6. Bestå et moratorium på Ja
Denne strategi hjælper ikke med at håndtere dit eksisterende problem, men det er kritisk for at holde det i skak. Indtil tingene er under kontrol igen, er du nødt til at være konge eller dronning af "Nej!" Tag ikke på yderligere projekter, før du har fået dig ud af dette rod.
7. Foreslå en leje
Hvis du har prøvet alt det ovenstående og stadig finder dig selv at svømme i to-dos, kan det være tid til at anmode om at tilføje nogen til dit team. Afhængig af din virksomheds kultur og budget skal du overveje deltids-, praktikant- eller midlertidig hjælp som en billigere mulighed.
Og hvis alt andet mislykkes, skal du erklære projektlistens konkurs og flytte til Bali. Bare sjov, du vil ikke mislykkes. Du vil bare være under lidt mere stress end sædvanligt, indtil du finder ud af alt dette - men jeg lover, du kommer dertil.
