Email har erstattet sneglepost til mange forretnings- og personlige kommunikationer. For at sende de bedste e-mails skal du være opmærksom på et par regler. E-mail-etikettepolitiet vil ikke komme efter dig, hvis du ikke følger dem, men de er retningslinjer, der hjælper dig med at undgå fejl, såsom at fornærme nogen, når du ikke mener at og misforståelser som at være fornærmet, når du ikke er beregnet til at .
Disse kerneregler for e-mail-etikette hjælper os med at kommunikere bedre via e-mail, og det betaler sig at kende dem.
01 af 25Tag et andet ud, før du sender en besked
Skriv en gang, se to gange, og undgå pinlige e-mails, der har den forkerte tekst, gå til den forkerte modtager eller modtagere. Så:
- Pause et øjeblik efter, at du har udfyldt en email.
- Se på modtagerens navn.
- Læs e-mail-beskeden.
Først da skal du vælgeSende. En ounce af forebyggelse er værd at et pund af helbredelse.
I Gmail og et par andre e-mail-tjenester kan du aktivere en uendret funktion, der giver dig et par sekunder for at fortryde potentielle skader, selv efter at du har sendt en beskeden email. Hvis dette ikke er tilgængeligt, skal du forsøge at afslutte feltet Til tomt eller indtaste din egen e-mail-adresse, så du bliver mindet om at tage et sidste kig, inden du sender.
02 af 25Ikke standard til at svare alle
Hvis "Svar" er godt, skal "Svar til alle" være bedre. Er det dog rigtigt?
Vær opmærksom på modtagerens indbakke og send ikke dit svar til personer, der ikke har brug for det.
03 af 25Hold e-mails kort
Du må ikke skræmme modtagere med for meget tekst. Lav en kort og nem at forstå besked i stedet for.
04 af 25Brug Quote Feature Judiciously
Tror du, at citere originaltekst i dine email-svar er en masse arbejde? Det er det ikke. Nogle gange er det vigtigt for kontinuitet. Din modtager kan muligvis ikke vide, hvad du svarer på, men hvis du citerer delen af afsenderens besked i dit svar, er din hensigt klar.
I de fleste tilfælde kan du kopiere den del af afsenderens e-mail og derefter vælge "Indsæt som citat" (eller lignende verbiage) i dit svar. Hvis afsenderens besked var lang, behøver du normalt ikke at citere hele sagen.
05 af 25Skriv Effektiv Email Subject Lines
Gør du dumme fejl i dine e-mail-emner? Nøglen til at få dine beskeder læst, viser sig ikke at være klog. I stedet fokusere på at give meddelelsens bundlinje eller opsummere meddelelsen. Vær ikke ordlig og lad unødvendige ord ud. Hvis du vil have modtageren at tage en handling, sig så på emnelinjen.
06 af 25Ryd op e-mails, inden du videresender dem
Videresendelse af e-mails er en god måde at dele ideer på, men sørg for, at den oprindelige ide ikke går tabt i forvirring. Det er helt fint at bruge en tung hånd til at redigere dele af e-mailkæder, der ikke gælder for videresendelsesmodtageren - så længe de slettede dele ikke ændrer formålet med meddelelsen.
07 af 25Når du er i tvivl, Send Plain Text Email, Ikke Rich HTML
Ikke alle kan modtage dine formaterede e-mails. Nogle kan endda irritere. For at være sikker snarere end undskyld, så send almindelig tekst e-mails, når du er i tvivl. Dette er især vigtigt i en forretningsområde, hvor tiden kan begrænses.
08 af 25Forsend ikke Email Hoaxes
Du er sandsynligvis mistænksom, når du ser en for forbløffende-til-være-ægte email hoax i din indbakke. Gør ikke fejlen ved at videresende via e-mail en historie, du ikke har undersøgt dig selv og bekræftet at være sandt.
09 af 25Spred ikke virus
Sørg for, at du ikke spreder orme og vira via e-mail eller fungere som et middel til at sprede spam. Alt dette kan skyldes ondsindede e-mails. Heldigvis er der beskyttelse: Brug anti-virus software, hold den opdateret, og scan individuelle filer gratis.
- Top Windows Anti-Virus Software
- Top Mac Anti-Virus Software
- VirusTotal scanner filer og webadresser online
Forklar hvorfor du videresender
Bedre kommunikation giver bedre relationer. For at videresende e-mails og links på en måde, der deler relevant information og skaber bånd, skriv ud på e-mailens top, hvorfor tror du, at modtageren vil finde de oplysninger, du deler interessant.
11 af 25Lad folk vide, at deres email er blevet modtaget
Spændingsfiltre er velkomne tilføjelser til e-mail-tjenester, men de er ikke perfekte. Lejlighedsvis vil de nab en vigtig email. Spare andre denne gnidende bekymring og lad dem vide, at du fik deres email.
12 af 25Spørg før du sender kæmpe vedhæftede filer
Undlad at tilstoppe e-mail-systemer ved at sende store vedhæftede filer eller gøre det kun med tilladelse.
13 af 25Tal om kun ét emne pr. E-mail
Gør verden mindre forvirrende. Prøv at tale om et emne kun pr. Besked. For et andet emne skal du starte en ny email.
14 af 25Punctuation Matters
Komma, kolon, bindestreg og semikolon - alt eksisterer af en grund: De gør det lettere at forstå en meningenes mening. Gør ikke livet vanskeligere og muligvis mindre interessant for modtagerne af dine e-mails. Vær opmærksom på tegnsætning.
15 af 25Brug akronymer sparsomt
DYK? Ikke alle kender alle akronym, og disse forkortelser sparer ikke så meget tid alligevel. Så brug få hvis der er nogen akronymer, og kun hvis du er sikker på, modtageren ved deres mening. Det er uhøfligt at få nogen til at kigge på noget i din email.
16 af 25Ændre størrelsen på billeder til brugbare forhold for e-mails
Når dine fotos ser godt ud i din email, ser du godt ud. Hold dine vedhæftede e-mail-billeder ikke større end skærmen ved at ændre størrelsen på dem i stil - online og gratis.
17 af 25Skriver i alle kapper hylder
Skrig ikke i dine e-mails, medmindre du mener det. Tekst i alle store bogstaver betragtes som shouting, og det er også svært at læse.
18 af 25Vær forsigtig med irriterende i e-mails
Nej virkelig! Jeg mener det. Ærligt talt!
Et medium, der tilbyder lidt kontekst som e-mail, passer ikke godt til ironi og sarkasme, selvom du kender modtageren.
19 af 25Fangsttyper ved at udskrive dine e-mails
For vigtige, formelle, karriere-tip-emails eller kærlighedsbreve skal du trykke på udkastet, inden du klikkerSende.
På en trykt kopi og med en blyant i hånden kan du ofte finde typografier eller fejlplacerede kommaer hverken du eller din stavemåler fanget. Det job / forhold, du gemmer, kan være din egen.
20 af 25Indstil dit systemur
Sørg for, at du ikke sender meddelelser fra 1981 eller 3078.
21 af 25Når du er i tvivl, slutter e-mails med "tak"
Hvis du ikke ved, hvordan man siger farvel i slutningen af en e-mail, er der en ting, der næsten altid vil være passende. Tak.
22 af 25Hvor skal du sætte din underskrift
Uden en linje, der siger "log her", hvordan bestemmer du, hvor du skal placere din e-mail-underskrift? Placer det lige under slutningen af din tekst.
23 af 25Spekulerer på, hvordan man lægger det i skrivning? Brug "det"
Har du bemærket, hvordan folk, som du forstår helt godt, når du lytter til dem, bliver kryptiske og verbose, når de begynder at skrive?
Vær ikke som dem. Fortæl det som det er og sig det på samme måde som du ville i en ansigt til ansigt samtale. Nu er det ikke på tide at imponere dem med din beherskelse af det engelske sprog. Gå for kort og sød.
24 af 25Komprimer filer
Små er smuk, i hvert fald når det kommer til email vedhæftede filer. Så gør filerne mindre, før du sender dem via e-mail.
25 af 25Undgå "mig for" meddelelser
"Mig også" er ikke nok indhold til at berettige en e-mail. Det er irriterende. Vent, indtil du har noget at tilføje til samtalen for at svare.
