Alle ved, at det er vigtigt at korrekturlæse materialer midt i jobsøgningen såvel som inden for kommunikation på arbejdspladsen. Og det virker som en ret nem opgave; når alt kommer til alt giver du bare din skrivning endnu et blik, ikke?
Nå, ikke helt. For at blive gjort godt, tager korrekturlæsning lidt mere tid og kræfter end en hurtig sidste gennemlæsning.
Faktisk er grundlæggende stavemåde og grammatik kun starten. Nedenfor har jeg brugt min redaktionelle ekspertise til at gå igennem alle de ting, du virkelig skal se efter, når du beviser (som de fleste glemmer). Brug den som en slags tjekliste, næste gang du kigger efter dokumenter eller e-mails, før du trykker på "send".
1. Grundlæggende stavemåde og grammatik
Hej, jeg sagde, det var starten. Det virker simpelt, men små stavefejl og grammatikfejl kan alvorligt plette indtrykket af, hvad du sender. Så begynd med at omhyggeligt sørge for, at du har anbragt perioder på deres steder, du har brugt den rigtige version af almindeligt forvirrede ord, og at du ikke ved en fejltagelse stavet noget, som stavekontrol ikke genkender.
Pro tip: Usikker på en grammatikregel? Tjek grammatikbogen eller grammatik for hjælp. Eller, hvis det er så forvirrende, at du er nødt til at slå det op, kan det være værd at forenkle sætningen for at fjerne problemet helt.
2. Rigtige substantiver
Dette er noget, som folk ofte glemmer, når de ser på stavemåden i deres arbejde: Se på korrekte substantiv for at sikre, at de staves korrekt. Hvis en leder har et langt og kompliceret navn (eller endda et, der kunne stave flere måder, som Smith eller Smyth), skal du foretage en hurtig søgning på Google eller i medarbejderkataloget for at sikre dig, at du har stavet det korrekt. Gør det samme for firmanavne, jobtitler og placeringer.
Pro tip: Mens du er ved det, skal du også kontrollere, om virksomheder følger underlige brugsregler for deres navne, ligesom alle små bogstaver eller flere ord kombineret uden mellemrum - disse er nemme at forkert, men kan være en dårlig fejl, især hvis du e-mailer med nogen fra det firma. Et godt eksempel på dette er ubestemt tid, som ikke har en stor bogstav og sætter tre ord sammen i et.
3. Verb tidspunkter
Verbetider er irriterende, da der mange gange er der en enorm forskel mellem, hvordan folk taler og skriver, og hvordan korrekt grammatik siger, at du skal tale og skrive. Læs dine sætninger igen for at sikre dig, at du ikke blander verbetider eller bruger flere tidspunkter inden for den samme sætning (dette sker ofte i sætninger, hvor du angiver flere handlinger).
Pro tip: OWL på Purdue har et handy-dandy spændt snydeark, så du kan se, hvordan forskellige verbspændinger forholder sig til hinanden.
4. Setningsstruktur
Se længden på dine sætninger. Lægger du megen komma, semikolon og sammenhæng? Nogle af dine sætninger er måske kørt, så se om du kan rydde op ved at gøre dem kortere. Husk: Nogle gange er det bedre at nedbryde tingene og vide, at alt er læsbart, end at prøve hårdt at lyde imponerende og ender med at forvirre din læser.
Pro tip: Mange fagfolk har en tendens til at bruge for mange semikoloner (skyldige som opladet). For at skrive mere tydeligt skal du prøve at slippe af med et par af dem og skabe fristående sætninger.
5. Formatering
Dette kan være særlig vigtigt, hvis du sender en CV eller følgebrev. Se på dit dokument som en helhed (eller få en anden til at gøre det), og kritiser, hvordan det ser ud. Er margenerne for brede? Er skrifttypen for lille eller vanskelig at læse? Kunne du bruge fed tekst til at gøre noget lettere at skumme? Du vil have, at stykket, du sender, skal se lige så godt ud, som det lyder.
Pro tip: En generel regel, jeg gerne vil følge, er at aldrig bruge mere end to formateringstricks (fed, kursiv, understregning, funky margener, lille skrifttype) i det samme dokument. Når vi taler om fed, kursiv og understregning, skal du aldrig bruge mere end én ad gangen. Fedning og understregning af noget i et dokument får det ikke til at se ekstra vigtigt ud; det får dig til at se skør ud.
6. Konsistens
Sørg for, at din skrivning er konsekvent i hele, især hvis du bruger tal, symboler eller sammentrækninger. For eksempel siger du "kolleger" og "kolleger" i dit arbejde? Bestem, hvilken du vil bruge. Bruger du “%” eller “procent” til at tale om statistikker i dit CV? Hverken er forkert, men det er vigtigt at vælge en og bruge den konsekvent i hele.
Pro tip: Hvis du får beslutnings træthed fra at tage alle disse små valg i forhold til konsistens, skal du bare følge reglerne for AP-stil, som de fleste journalister bruger.
7. Idiomer
Hvis du bruger talefigurer, skal du sørge for, at du faktisk har brugt dem korrekt. For eksempel blander folk ofte "en gang imellem" og "en gang imellem", såvel som "kunne ikke pleje mindre" og "kunne pleje mindre." Google taler, før du sender dem ud for at lave sikker på, at de er OK.
Pro tip: Hvis du går på Google-ruten, kan jeg varmt anbefale at kigge på flere kilder (mindst fire eller fem) for at sikre, at alle er enige om, hvad formspråbet er. Jeg googlede en gang en tale, og det viste sig, at det første søgeresultat på det bestemte form var helt forkert - ups.
8. Samlet flow
Især efter at du har redigeret og finjusteret dit arbejde, er det let for det at begynde at lyde usammenhængende eller usammenhængende. Så når du først har gennemført en korrekturlæsningskode, skal du sørge for, at det hele flyder sammen logisk med let at følge overgange.
Pro tip: Prøv at læse dit arbejde langsomt højt for at bemærke problemer med, hvordan din skrivning lyder. Hvis du har det godt, kan du se, om du også kan læse det højt for en anden. Mange mennesker samler mange små ting, som du synes er fine, men som læser anderledes end andre.
Korrekturlæsning handler om mere end bare at finde fejl; det handler om at sikre dig, at alle dine ænder er på række og at de små ting stemmer overens.
Bundlinie? Vær en detaljeringsmester.
