I e-mails verden kan selv den mindste ændring gøre din okay besked til en fantastisk. At finjustere din skrivning bare en smule kan være forskellen mellem en vigtig forbindelse ved at trykke på papirkurvsikonet eller faktisk klikke på “Svar”.
Som nogen, der driver en helt virtuel organisation med mere end 120 medarbejdere, har jeg set mere end min retfærdige andel af fantastiske e-mails - og helt underordnede - og har bemærket, at meddelelsens professionalisme (eller mangel) mange gange deraf) er det, der får mig til at beslutte, om jeg vil hjælpe afsenderen eller ej.
Så hvad er disse små ændringer, der kan gøre dine e-mails måde mere professionelle (og derfor meget mere tilbøjelige til at få dig det, du ønsker)? Her er ni vigtige ting, du skal huske på.
1. Har en målrettet emnelinje
Uanset hvem du e-mailer, skal du aldrig forlade din emnelinje blank eller vag (jeg ser på dig, "Spørgsmål" eller "Vigtig besked"). Tricket er at være så specifik som muligt, men også at holde din linje omkring fire til ni ord. Mindre er mere, men at have noget der til at begynde med er afgørende - det vil friste læseren til at klikke på din e-mail og hjælpe dig med at finde det i dine indbakker senere.
Din emnelinje kan også være et godt sted at gøre det klart, hvad de næste trin er. Prøv at tilføje (Behov inden tirsdag), hvis der er en frist, (Ikke-presserende), hvis den ikke er tidsfølsom, eller (Ingen svar er nødvendig), hvis det er en FYI-e-mail, som du ikke har brug for et svar på.
2. Skriv din e-mail baglæns
Du ved sandsynligvis, at hver e-mail skal have en opfordring til handling. Uanset om det e-mailer dig tilbage på et bestemt tidspunkt eller arrangerer et møde, vil du gøre det let for din læser at vide, hvad han eller hun skal gøre næste.
Men mange mennesker sætter dette fast i den sidste sætning i meddelelsen. I stedet for at gøre dine e-mails lettere at fordøje, skal du sætte dit specifikke spørgsmål i første sætning og derefter tilføje de oplysninger, du har brug for for at sikkerhedskopiere dem i de følgende afsnit.
3. Giv kontekst
Når du giver dit opfordring til handling, skal du sørge for at inkludere en slags sætning, der angiver konteksten af e-mailen ("Dette er rapporten, vi diskuterede sidste møde" eller "Dette er mig, der følger op fra vores begivenhed sidste mandag").
4. Gør brug af afstand
Dette virker bestemt som en no-brainer, men det er faktisk ikke ualmindeligt at modtage e-mails uden pauser mellem forskellige afsnit eller nye tanker. Intet er mere modbydeligt end at modtage en e-mail, der ligner en mur af tekst, hvor forfatteren ikke engang gider at opdele sætninger i små, mere håndterbare afsnit. Gør det let for læseren: Giv din e-mail en begyndelse, en (kort) midten og en ende.
5. Hold dig til en enkelt skrifttype
Brug af neon Comic Sans i en e-mail vil ikke gøre dig mindeværdig, det vil bare gøre dig underlig. Med andre ord skal du altid opbevare standard e-mail font og farve. Brug heller ikke flere skrifttyper i din e-mail. Dette sker ofte ved et uheld, når folk kopierer og indsætter oplysninger fra andre websteder, da e-mail-klienter som Gmail ikke striber formateringen. For at undgå dette, skal du trykke på “shift + kommando + v” i stedet for bare “kommando + v”, hvilket får teksten til at matche formateringen i e-mailen.
6. Fed eller understreg - men kun når det virkelig er nødvendigt
Hvis din e-mail indeholder mere end et meget vigtigt punkt eller spørgsmål, skal du bruge fed eller understreg for at få disse dele af din besked til at skille sig ud. Bare pas på at gå over bord med fontformatering - du vil ikke have en e-mail, der er helt kursiv, med fed skrift og understreget, når alt kommer til alt.
7. Korrekturlæs alt
Alle ved at kontrollere for stave- og grammatikfejl i e-mails, men har du kontrolleret for at sikre, at datoer, begivenhedstitler, frister og navn er stavet korrekt? I mit tilfælde bliver jeg altid lidt irriteret, når folk sætter den ekstra "l" i "Lily" for at gøre det til "Lilly."
8. Hold din underskrift enkel
Det er dejligt at have en signatur, der er mere end bare dit navn, men det bør ikke optage halvdelen af e-mailen. Forlad lange citater, afsnit med din livshistorie, genoptag uddrag, du får ideen. Bare dit navn, din nuværende position og en eller to måder at kontakte dig på (som en e-mail-adresse og Twitter-håndtag med hyperlinks) er mange.
En anden side note: Jeg har set et overraskende antal fagfolk lægge religiøse citater i slutningen af deres e-mail-underskrifter, og dette er bestemt noget at tænke grundigt over. Husk, at du sandsynligvis ikke kender trossystemerne for de fleste mennesker, du e-mailer, og du vil ikke have nogen fratrædet på grund af noget, der er fuldstændigt under din kontrol.
9. Brug BCC, når det er nødvendigt
I stedet for at holde en, der ikke længere er en del af samtalen på en tråd, skal du flytte denne person til BCC (og sørg for at lade ham eller hende vide, hvornår du gør det!). En simpel "Flytning til BCC" i begyndelsen af e-mailen skal være tilstrækkelig for at sikre, at alle er på samme side.
Afsendelse af gode e-mails handler om at mestre de små nuancer, som din læser muligvis ikke bemærker, men som ubevidst vil sætte pris på. Bevæbnet med denne liste er du et skridt tættere på at være en mester i indbakken.
