Tillykke! Du er kommet igennem den hårde del: Ansætte en ny direkte rapport for at deltage i dine rækker. Forhåbentlig begynder de snart, og du kan komme i gang med alle de spændende mål, du har sat for dem i deres nye rolle.
Men inden deres første dag ankommer, er der et par ting, som du som manager skal gøre for at forberede dig på at byde en ny medarbejder velkommen med åbne arme. Nogle er mere logistiske - som at finde ud af, hvor de sidder, og hvad de vil arbejde på i deres første uge - mens andre handler om at sikre, at personen føler sig værdsat, inkluderet og behagelig at komme ind i et nyt arbejdsmiljø. Faktisk er mange af disse tip hentet fra ting, vi gør her på The Muse, når nye ansættelser tilmeldes vores team.
Her er, hvad du skal gøre i ugen, før de ankommer.
1. Opret forbindelse med dem på LinkedIn
Du er ved at arbejde tæt sammen, så hvorfor ikke slippe dem ind i dit professionelle netværk? Du ønsker bestemt ikke at skulle være ubehageligt at bede om dem efter måneder, hvor du har siddet ved siden af dem hver dag.
Derudover er dette en fantastisk mulighed for at byde dem velkommen, inden de endda er kommet ind på kontoret. Når du anmoder om at oprette forbindelse, skal du medtage en dejlig note i retning af:
Eller
2. Opret et Onboarding-dokument
Dette er sandsynligvis det vigtigste skridt at tage, når du ansætter en ny. Dette dokument vil være personens redningsflåde, når de bliver placeret i deres rolle. Det skal omfatte:
- Dine mål for personens første 30, 60 og 90 dage
- En oversigt over de opgaver, du forventer, at de skal eje eller overtage
- Alle relevante dokumenter, links, kalendere eller logins, de har brug for
- Eventuelle møder, som de forventes at deltage i deres første par uger eller regelmæssigt
- Navne, kontaktoplysninger og baggrund for teammedlemmer og kolleger, de vil arbejde med
I sidste ende, jo mere du dokumenterer det bedre - på den måde besvarer du proaktivt alle spørgsmål, de måtte have.
I mange tilfælde kan det endda være fornuftigt at få personens direkte holdkammerater til at bidrage med oplysninger om projekter, de arbejder på sammen eller burde vide om. Dette giver din nye leje lowdown, mens du også giver dine andre direkte rapporter mulighed for at føle sig mere involveret i træning af deres nye holdkammerat.
Heldig for dig, vi har den perfekte ombordskabelon, som du kan arbejde ud af. Oprettet af vores grundlægger og præsident Alex Cavoulacos, og dette er den skabelon, vi ofte bruger til at hjælpe vores nyeste teammedlemmer med at blive placeret.
3. Skriv ned dine oprindelige spørgsmål
Dit hoved svømmer sandsynligvis med ideer, spørgsmål og muligheder for denne nye medarbejder.
I stedet for at lade disse tanker slippe af, skal du starte et dokument for at notere alt, hvad der kommer til at tænke på. Du finder måske ud, at du ikke har brug for eller ønsker at henvende dig til dem, når personen faktisk starter, men hvis du har dem skrevet ned, får du dig til at føle dig sikker på, at du har dækket alt.
4. Skyd dem en e-mail
De bedste chefer gør dette! Hvorfor? Som Muse-forfatter og redaktør Stav Ziv påpeger, har din nye medarbejder sandsynligvis bare gennemgået en udmattende række med at give besked og gå over fra deres sidste rolle. Og "som en manager, der ønsker, at denne person skal ramme jorden, løber du naturligvis had for din skinnende nye medarbejder til at starte med en stressende note."
At sende en e-mail, før de begynder at formidle, hvor glad du er for, at de slutter sig til teamet, vil gøre dem så meget mere begejstrede for deres næste eventyr. Det kan også dække nogle vigtige ting. Det er klart, at du ønsker at byde dem velkommen til teamet, men du kan også bruge denne note - hvis HR ikke allerede har gjort det - til at adressere deres officielle ankomstdato og -tid, diskutere firmaets dress code eller kultur, anmode om relevante dokumenter som deres pas eller ID, eller endda give en oversigt over deres første-dagsplan.
Selvfølgelig skal du altid slutte med at fortælle dem, at du er glad for at besvare alle spørgsmål, de har, før de starter. Som nogen, der har været på den anden side, er jeg sikker på, at du ved, hvor skræmmende det kan være at starte et nyt job med nulkontekst. Så gør det virkelig let for dem at føle sig godt tilpas med at gå i døren den første dag.
om, hvordan den velkomst-e-mail skal se ud (og brug den praktiske skabelon!).
5. Få deres skrivebord plads i orden
Dette kan kræve noget IT-hjælp, men sørg for, at alt det tekniske er kvadreret væk. At få dette gjort nu sparer dig fra at bruge tre timer på dag én på at finde ud af, hvordan du tænder deres bærbare computer.
Har de en computer klar til dem, og oplades og opdateres den? Har de oprettet en e-mail-konto? Hvad med at opsætte dit interne chat-system eller andre vigtige programmer, de har brug for adgang til?
Er deres skrivebord plads ren og tom? Er du sikker på, at du har flyttet alt ud, der hører til den sidste person, der sad der? Er der andet udstyr - et tastatur, mus, USB, ekstra skærm, forlængerledning eller arkivskab - kan det være nødvendigt, at du kan levere?
Dette er sandsynligvis din nye medarbejders første stop, når de ankommer, så gør det til et indbydende rum. At smide et selskabs swag, deres yndlingssnack eller endda et kort underskrevet af holdet gør det aldrig ondt!
6. Send eventuelle relevante dokumenter
Disse kan inkluderes i din e-mail til den nye leje, men det kan også være fornuftigt at dele de dokumenter, du vil have dem til at gennemgå på forhånd i en separat e-mail. Dette kan være din virksomheds medarbejderhåndbog og fordelspakker eller dit teams onboarding-dokument.
Uanset hvad, giv personen kontekst, så de ved, hvorfor du deler disse dokumenter, hvad de betyder for deres rolle, når du forventer, at de ser over dem, og hvis de har brug for at forberede noget.
(Åh, og selvfølgelig skal du sørge for, at alle disse ressourcer er ajourførte og nøjagtige, før din nye leje graver ned i dem.)
7. Find et "Mentor" -kontor
Måske har din virksomhed et buddy-program. Hos The Muse får hver nye leje en “Muse Buddy” fra et andet hold, som de tager kaffe med deres første uge for at tale om vores firmakultur og blande sig uden for kontoret.
Hvis der ikke er noget formelt system på plads, kan du overveje at parre din kommende nye leje med en "mentor" uden for dit team - det kan være nogen, de måske ikke samarbejder med direkte, eller nogen i en helt anden afdeling.
Dette hjælper den nye leje øjeblikkeligt med at lære andre at kende i virksomheden, og det giver dem også en anden afsætningsmand til at stille spørgsmål, som de måske er bange for at få med en manager, som de knap kender. At have en tredjepartskontakt kan lette nogle af deres bekymringer og give dem mulighed for at være mere åbne og nysgerrige efter din virksomheds kultur og arbejdsgang.
Bare vær sikker på, at hvem du vælger er tilgængelig og ivrig efter at være mentor - intet er værre end at forbinde din nye leje til en person, der straks spøges dem.
8. Blokér tid på din egen kalender, og indstil vigtige møder
Ligesom du har brug for at forberede din nye leje til at komme ombord, skal du også forberede dig selv til at udføre onboarding.
At træne en ny medarbejder tager tid - tid, som du normalt bruger på dit daglige ansvar. Så det er smart at proaktivt afsætte slots, når du arbejder tæt sammen med denne person, så du kan måle, hvordan du får resten af dit arbejde gjort.
Ikke kun skal du planlægge mindst et en-til-en-møde hver dag deres første uge for at checke ind på deres fremskridt, men også sørge for tid til de træningssessioner, de har brug for at deltage i, som du deltager.
Ved at gøre dette giver du en chance for at reservere alle konferencerum eller andre ressourcer, du måtte have brug for. Hvis du for eksempel ombord på en ekstern medarbejder, skal du sørge for, at din videochat fungerer, og at du begge har et rum til at tale privat. Eller, hvis du har brug for at slutte et tredje teammedlem (eller flere), skal du tjekke og se, om de er tilgængelige til at mødes den dag.
9. Planlæg en hold frokost / kaffe / drinks
At ramme jorden løb er en prioritet, men det er også at lære din medarbejder at kende som en person (med et liv uden for arbejde!) - og lade resten af dit team også lære dem at kende.
Planlæg en udflugt (eller to) til dit team for at hente frokost, kaffe eller drikke sammen, så det er på alles kalender forud. Du kan holde det intimt med bare dit direkte team, men hvis det er et mindre firma, kan du overveje at invitere andre afdelinger, du arbejder med, også til at deltage.
Dette handler ikke om at vise dit nyeste talent, men snarere give din nye medarbejder en mulighed for at binde med deres kolleger uden for kontoret. Og at være den slags chef, der værdsætter kameraderi og sjov lige så meget som hårdt arbejde. Hold tale til ikke-arbejdsrelaterede emner (men hold det passende). Hvis du har brug for nogle samtalestartere, kan du tjekke disse fantastiske spørgsmål, som du bliver bekendt med.
Da jeg først startede, gik hele redaktionerne ud til en dejlig frokost, og vi har gjort det samme for andre nye teammedlemmer siden. Ikke kun var det en godbid at sprænge på firmakortet, men det knuste også med det samme enhver ubehagelighed, vi følte over for hinanden.
Tjek alle disse ting fra din liste, og din nye medarbejder starter på den bedst mulige note - og det vil du også!
