Der er en epidemi derude - en epidemi med dårlige e-mails.
Jeg indså det virkelig efter cirka femte gang, at min chef kommenterede en e-mail, jeg sendte hende for at kigge over: ”Det er en rigtig god e-mail!” Jeg havde ikke troet, det var noget specielt, indtil jeg begyndte at være opmærksom på e-mails Jeg modtog. Der var forfærdelige grammatiske fejl, pinlige stavefejl, forkerte navne, humørikoner, mangel på ordentlig hilsen eller behageligheder og almindelig gammel dårlig skrivning. Jeg kunne fortsætte og fortsætte.
Det er ikke det, at vi er inkompetente, mennesker. Vi lægger bare ikke plejen i vores e-mails, som mange af dem fortjener. Pleje, siger, en redaktør giver muligvis en artikel.
Så for at hjælpe os alle med at forbedre vores arbejdsplads-kommunikation er her redaktørens vejledning til at skrive e-mails, der vil give dig respekt (og svar). Husk disse ideer næste gang du går gennem din indbakke - og se, hvilken indflydelse et par små ændringer har.
Sænk farten
Jeg ved, at vi alle kæmper for at komme til indbakken nul. Og sikker på, at det i nogle tilfælde giver mening at affyre en hurtig e-mail: når du er midt i en lang tråd med kommunikation med en nær kollega, når du bare skyder et dokument ud til din chef og lignende.
Men for det meste tager effektiv kommunikation (og god skrivning) tid. Det tager tid at formulere dine tanker, finde ud af, hvad du faktisk prøver at sige, og at skrive din besked på en klar måde. Og i sidste ende er det, hvad e-mail er - en form for kommunikation. Ikke en opgave.
Så næste gang du skal skrive en mere dybdegående e-mail til nogen, skal du give den den tid, den fortjener. Bloker det ud på din kalender, hvis du skal. Og jeg taler ikke fem minutter pr. E-mail - det er ikke usædvanligt, at jeg bruger op til 15 minutter på en god e-mail, især hvis det er min første kommunikation med en, jeg vil imponere. Lad dig have den tid, og føl ikke, at du er langsom eller uproduktiv. Føler, at du gør det rigtigt.
Sørg for, at det har en begyndelse, midten og slutningen
Bare fordi vi lever i en verden på 140 tegn, betyder det ikke, at dine e-mails skal være sådan. Faktisk vil vi have et lille kast til gymnasiet engelsk her og det klassiske hamburger-stil essay; det vil sige, hvert essay har brug for en intro, en krop og en konklusion.
Du skal tænke over, at dine e-mails har den samme struktur. Hver sektion behøver ikke at være lang, men især i en indledende kommunikation, skal den være der. Så hvad skal hver sektion omfatte?
Introduktion
Start altid med en hilsen - det kan føles arkaisk, men det gør virkelig en forskel. Afhængigt af arten af dit forhold er åbningsafsnittet derefter et godt sted til en venlig hilsen ( “Jeg håber, din jobsøgning går godt!” ), En påmindelse om konteksten i din samtale ( “Det var så dejligt at få for at chatte med dig i sidste uge. ” ), eller et forord om, hvorfor du når ud ( “ Jeg ønskede at røre ved base om… ” ).
Legeme
Det er her du kommer til kernen i din e-mail. Den vigtigste ting at huske her er at give dine modtagere al den information, de har brug for for at tage de handlinger, du beder om dem. Dette inkluderer at give alle kontekstuelle oplysninger, detaljer eller data, der er nødvendige, og præsentere dem på en logisk, sammenhængende måde. Hvis e-mailen sendes for at videregive information eller en beslutning (snarere end at bede om en fordel), skal du sørge for at medtage begrundelse eller forklaring.
Konklusion
Konklusionen af e-mails er lidt anderledes end konklusionen af essays. I stedet for at sammenfatte det, du allerede har talt om, skal du pakke det op med handlingstrin. Hvis du beder om at mødes til kaffe, foreslår du en dato og tid. Hvis du får input til et projekt, skal du huske din kollega nøjagtigt, hvad du har brug for, og hvornår. Og hvis du bare giver information, skal du minde din kontakt om, at han eller hun er velkommen til at komme til dig med spørgsmål. Endelig, i det mindste i din oprindelige e-mail, skal du altid lukke med en hilsen og fuld underskrift.
Det kan virke meget, men som sagt skal det ikke være længe. For eksempel er dette en e-mail, jeg muligvis sender til en jeg vil have kaffe med:
Hej Dave!
Det er så dejligt at møde dig! Det var så dejligt at få chatte med Alex, og da hun nævnte, at hun kendte dig, sprang jeg på det.
Jeg elsker, hvad I fyre laver i Deres firma, og det ville være dejligt at chatte med jer om, hvordan I tænker på onlineudgivelse, jeres nylige omdesign og andre ting om det arbejde, som vi begge bruger vores liv på.
Tror du, du vil have lidt tid i de kommende uger til at mødes? Jeg vil glæde mig over at svinge ved dine kontorer eller få tag kaffe - hvad der er mest praktisk for dig!
Bedste og glade mandag.
Erin
Så meget bedre end, "Hey Dave, vil du tage kaffe engang?" ret?
Korrekturlæst og faktaundersøgelse
Når du er færdig med at indtaste din e-mail, skal du ikke bare sende den ud til verden. Læs altid dine e-mails igen mindst én gang. Udover bare at kontrollere for grundlæggende stavefejl og grammatikfejl, kontrollerer du også faktiske ting som navne stavemåder, begivenheder, du refererer til, eller datoer, du nævner. Adressering af en e-mail "Hey Jon", når det skal være "Hey John", kan virke som en lille ting, men din kontakt vil bemærke det - og første indtryk gør en enorm forskel.
Dette er også et godt punkt at tænke på tonen i din e-mail. Høres det for forretningsmæssigt ud, når du bare prøver at være venlig? Er du for begejstret for udråbstegn og humørikoner på bekostning af professionalisme? Prøv at gå tilbage og overveje, hvordan en person, der læser e-mailen for første gang, vil reagere på den - og juster dem derefter. Til særlig vigtige e-mails beder jeg også en anden om at se det over for mig - et ekstra sæt redaktionelle øjne har aldrig skadet nogen.
Tænk, hvordan du ville føle, hvis det gik offentligt
Endelig, før du trykker på send, skal du tænke på, hvordan du ville føle dig, hvis denne e-mail blev læst af nogen, men den person, du sender den til. Hvad hvis det på en eller anden måde landede i din boss 'indbakke? Hvad hvis det blev offentliggjort på nettet? (Hej, det sker.) Dette er en fantastisk sidste gut-check for at sikre, at dine e-mails lyder respektfuldt og professionelt og i sidste ende repræsenterer, hvordan du vil fremstille dig selv for verden.
Jeg ved, det lyder som en masse arbejde at indsætte i en e-mail. Men med antallet af dårlige e-mails, vi alle får hver dag, vil folk virkelig bemærke forskellen, når en god lander i deres indbakke. Og det kan være forskellen mellem at blive ignoreret og få det, du ønsker.
