Jeg er overbevist om, at de fleste af jer sandsynligvis er ret klare på e-mail-etikette. Du ved, hvornår du skal videresende et notat til en kollega, og hvornår du skal CC din chef på en tråd. Du ved endda hvornår du skal implementere den til tider forvirrende BCC-mulighed (eller gør du det?). Og afhængigt af hvem du korresponderer med, ved du sandsynligvis også, hvornår du skal svare, og hvornår ikke.
Og alligevel viser det sig, at CC / BCC / Reply All stadig rejser folk op - og ikke kun de nyere klassetrin, der bare er ved at få tingene til at svinge. Efter at have hørt mine kolleger tale om deres pinlige “oops” øjeblikke, sendte jeg ud til mit netværk for at se, hvad andre hændelser har fundet sted gennem årene. Viser sig? De små e-mail-mærker kan have en stor indflydelse, både gode og helt katastrofale - og store lektioner for resten af os.
Lad os sparke det ud med denne anekdote fra Felipe, en webudvikler, hvis medarbejder lærte den hårde måde, at tænkning inden du CC og pressesende ikke kun er forsigtig, men karrierebesparende:
I etårs jubilæum den 9/11 trådte min kollega Judd af arbejde. Fordi det var den 9. september, illustrerede en af hans kolleger, Larry, en tegneserie, der skildrede Judd som en bange frygt for børn. Det viste, at Judd gemte sig under sin seng og pressede en bamse. Larry sendte det rundt til en lille gruppe medarbejdere og deres manager som en vittighed. Af en eller anden underlig grund mailede manageren på tråden tegneserien og CCed hele virksomheden . Virksomheden havde over 500 ansatte. Et par timer senere blev CC-alles manager fyret og eskorteret ud af bygningen for godt. Ups!
Så lektion 1: Hvis du tager en hel flok mennesker til CC, skal du sørge for, at det bliver godt modtaget.
Danielle, direktør for karriereydelser inden for videregående uddannelser, gør netop det. Hun bruger CC-feltet til at fejre sine kollegers resultater. "At sende e-mails til hele vores campus, hvor de råber, hvor det er nødvendigt, er godt for moral, " siger Danielle, der også kan lide CC-muligheden for at hjælpe nogen med at blive i løkken og tilskynde ham eller hende til at være proaktiv.
Et advarselsord: Selvom råberne typisk resulterer i piggy-back-råber, er nogle gange nok nok. Amanda, en koordinator for talentoptagelse, minder om et job i en bank, hvor “De havde denne ene fyr, der var berygtet for at svare alle for at sige 'tak' eller 'meget værdsat' … Hver. Enkelt. E-mail. Selv hvis der var 50 personer, som CC havde. Der var en løbende vittighed om ham og virkelig blev folk irriteret, ”forklarer hun. Til sidst kaldte en af hendes frustrerede medarbejdere den fornærmende responder ud og forklarede det grundlæggende ved e-mail.
James, en kopieredaktør, kender alt for godt de problemer, der kan opstå, når der sendes for mange mennesker. Han minder om en hændelse fra sine collegeår, da studenterrådet uden for campus en gang ved en fejltagelse sendte en besked til hele listererven i stedet for BCC til alle dens medlemmer. Resultatet? En uges svar-alt kaos for 3.000 studerende. ”Gode tider, ” siger James og ryster på hovedet og husker uden tvivl den fulde indbakke, han nogensinde har haft.
For nogle enkeltpersoner er BCC imidlertid bare dårlig forretning. Jessica, en specialist i den tidlige barndom med base i Brooklyn, har det at sige om det:
Jeg kan ikke lide BCCing. Jeg kan godt lide gennemsigtighed. Det er altid de mennesker, der er 'svar alle' glade, der ødelægger det. I min nuværende rolle er jeg nødt til at sende gruppe-e-mails for at kommunikere tid og placering info samt regelmæssigt anmode om feedback. Selv hvis jeg skriver med fed skrift, kursiveret brev øverst i e-mailen, 'Svar ikke alle på denne e-mail', uundgåeligt gør det altid nogen. Suk. Derfor har jeg taget til BCCing for alle og kun CCing mit hold. På den måde, hvis nogen 'svarer alle', vil ikke alle være underlagt deres tanker, meninger og følelser.
Forfatter og redaktør Sara føler sig ikke så stærkt over brugen af BCC som nogle, men hun mener, at der er et trick til det:
Hver gang du vil BCC nogen med det formål at vise ham en e-mail beregnet til en anden, så spørg dig selv: Kunne jeg sende e-mailen til den tilsigtede modtager (uden en BCC) og derefter videresende den til den ekstra kontakt? Det føles meget mere ærligt, for i stedet for at se ud som om du skjuler, hvem du deler e-mailen med, ser det ud som om du sendte den pr. Sædvanlig og tænkte: 'Åh, måske skulle jeg dele dette med min chef for hende reference.' Det er mere 'Lad mig sørge for, at min manager er indesluttet' og mindre 'Spy på min kommunikation med sådan og så, ' hvilket altid er rart. Plus, på den måde er du dækket, hvis BCCer nogensinde bringer det op!
Det er ikke kun CC og BCC, der skaber forvirring. Det vildledende enkle 'svar' har været kendt for at få mere end et par mennesker til at svede. Rebecca, en kontoforvalter, indrømmer at trykke på 'Svar', da hun mente at ramme 'Fremad'. Som præsident for en klub på universitetet, der gennemførte en stor begivenhed, blev Rebecca forfærdet over at høre, at det sted, klubben planlagde at bruge, var dobbeltbooket. I sin hast med at dele sin raseri med resten af exec-teamet, typede Rebecca et væld af eksplosiver rettet mod klubbejere, men kun til hendes kollegers øjne, og i stedet for at videresende, svarede hun ved et uheld! Rebecca lærte en masse ting fra denne hændelse, herunder: "Sørg for, at du sender dine beskeder til den rigtige person, " "Send ikke e-mails, når du er vred, " og vigtigst af alt, "Vær ikke en umoden idiot når du sender e-mails til rigtige mennesker. ”
Sørg for, at du sender dine beskeder til den rigtige person, er råd Mark, en salgschef, ønsker han havde været opmærksom på for flere måneder siden, før han sendte omdirigerede kontraktændringer til den forkerte person. Efter at have indset sin fejl og freaking om, at han ikke havde mistet en, men to aftaler, sendte Mark de nødvendige undskyldninger og skyndte sig at afhjælpe den skade, han havde forårsaget ved at være uforsigtig. Han landede kun en af de to aftaler og er hurtig med at sige, at det firma, der trak sig af budgetmæssige årsager, ikke gjorde det på grund af hans fejltagelse - ”skønt jeg er sikker på, at det ikke hjalp.”
Selvom der kan være en forskel i opfattelsen af, hvornår man skal bruge hvilket felt, er der nogle lektioner, man kan lære af disse farverige anekdoter. Og hvis du vil have min mening? Vær ikke så modbydelig svar-alle personer, undgå magten CC, og glem ikke at faktisk flytte nogen til BCC, hvis du siger, at du gør det.
