Arkivering af udgiftsrapporter rangerer lige derop med rodkanaler i min sjove skala. På trods af det faktum, at mit firma legitimt skylder mig en hel del penge, frygter jeg næsten altid at skulle indsende disse rapporter.
Dette har sandsynligvis rødder i mit første job ud af college, da jeg bad min chef om nogle vejledninger om, hvilke udgifter der var passende til en kommende forretningsrejse. Hun sagde simpelthen: "Brug din bedste bedømmelse."
Um, tak. Da jeg aldrig havde været på forretningsrejse, havde jeg en fornemmelse af, at min bedste bedømmelse sandsynligvis adskiller sig fra hendes.
Men jeg tror, det var poenget. Da jeg blev manager, og mine medarbejdere stillede mig det samme spørgsmål, fandt jeg, at jeg gav det samme vage svar. Jeg ønskede at teste mit personale for at se, hvordan de håndterede sig selv uden tilsyn - hvis de gik vildt og sprængte hundreder af dollars med sprit en nat, ville jeg muligvis stille spørgsmålstegn ved deres beslutningsevner (og ja, jeg vil måske også give dem over til en forfremmelse i stedet for den person, der håndterede udfordringen fornuftigt).
Historienes moral? Når din chef siger "Brug din bedste bedømmelse", når du bruger firmaet krone, betyder hun det. Hvordan du håndterer dine udgifter vil sige meget om dig som medarbejder, og det kan også påvirke dit omdømme hos din chef.
Heldigvis har jeg udviklet et par tricks i årenes løb - og disse er nyttige for at hjælpe mig med at kontrollere, når jeg rykker op kvitteringer.
Se og lær
Den bedste måde at måle, hvor meget du skal bruge, er at se dine mere erfarne kolleger. Chancerne er, at du spiser, drikker og forbliver på de samme steder, så du har masser af chancer for at standse og se, hvad de gør først.
Her er et eksempel: Når du og dine kolleger går ud til middag, skal du lade alle andre bestille først og være opmærksom på omkostningerne ved hver persons ordre. Når det er din tur, skal du sørge for, at dit valg er det billigste eller i samme interval som de ordrer, der er billigere i gruppen. Nej, bare fordi din chef bestiller filet mignon, betyder det ikke nødvendigvis, at du skal følge efter. Men når de veteranrejsende alle bestiller Cobb-salater, skal du følge deres forspring, og din chef vil aldrig stille spørgsmål til prisen for dit måltid.
Og hvad hvis der ikke er nogen andre på din rejse? Prøv at forske på forhånd. Spørg andre kolleger ting som "Jeg er på vej til Chicago - kan du foreslå et par spisesteder?" Find ud af, hvor resten af teamet normalt frekventerer, og du har et par steder, du ved, at det er sikkert at betale for.
Vær ikke grådig
Dette synes sandsynligvis åbenlyst, men jeg kan fortælle dem fra erfaringen, det er let at føle, at du kan leve lidt, når dit kontor flyver rundt, betaler for dit hotel og sender dig til smarte middage med klienter. Og selvom du måske kan se dine andre mennesker, der lever den op, fordi de ved, at en anden vil hente fanen, er det en bedre indsats at holde dine udgifter til et minimum, når det er muligt.
Tommelfingerregel: Hvis du ikke ville købe det med dine egne penge, skal du ikke udgive det. Et glas vin med middag? Bøde. Et glas vin plus tre cocktails, et par apps og dessert? “Behovet” for det vil ikke være let at retfærdiggøre.
Vær ikke billig
Det ser ud til at være rimeligt, at du ikke bør overskrive udgifterne til virksomhedens krone - men hvad med de mindre dyre varer? Kan du betale din morgenlatte og bagel, når du rejser på arbejde? Teknisk, sikker på, at du kan bede dit firma om at tilbagebetale dig, at $ 4, 67, du betalte for en lille kaffe og bagel, men jeg garanterer, at du ikke vinder nogen point, når din chef ser dette i din specificerede rapport.
For eksempel havde jeg en medarbejder indsendt en udgiftsrapport for et parkeringsgebyr på $ 1 fra et klientmøde. Laver du sjov med mig? Jeg gav hende hendes dollar tilbage, men lige siden har jeg altid følt, at hun prøvede at fleece firmaet for alt, hvad hun kunne.
Ja, din virksomhed skal betale for rimelige udgifter, når du er ude og repræsenterer virksomheden, men nikkel-og-dæmpning af dine udgifter får dig til at se uprofessionel og umoden, for ikke at nævne elendigt. Her er en god prøve: Hvis det er noget, du typisk køber dig selv på en almindelig arbejdsdag, skal du ikke udgive det (men hold dine kvitteringer, så det er en chance for, at din chef også tilbyder at betale for de små ting).
Spørg altid om kvitteringer
På den note er ud over at holde dine udgifter inden for rimelige grænser det at holde dine kvitteringer det vigtigste at huske, når du er på opgave uden for kontoret. Jeg kan ikke engang tælle, hvor mange gange jeg har fået medarbejdere til at indsende udgiftsrapporter uden bevis for udgifterne. Uanset hvor meget du tror, at din chef stoler på dig, kan hun ikke bare tage dit ord for det, du har brugt $ 256 på din sidste forretningsrejse.
Da jeg spurgte en medarbejder, hvorfor hun ikke inkluderede sine kvitteringer for en relativt lille udgift - en, som jeg helt ville have godkendt - indrømmede hun, at hun var bekymret for, at jeg muligvis ikke godkendte varen, så hun ”glemte” at bede om en kvittering. Hun havde ret: Jeg godkendte det ikke. Men ikke fordi jeg gjorde indsigelse mod købet - fordi jeg ikke havde nogen beviser for, at det faktisk skete.
Hurtigt tip: Stryg den stationære konvolut fra dit værelse og opbevar den i din pung eller dokumentmappe. Pakk et stort gummibånd rundt om din tegnebog for at minde dig om at bede om kvitteringen - slip derefter kvitteringen i konvolutten, så snart du modtager den. Og hvis der er noget usædvanligt ved udgiften, skal du skrive det på bagsiden, før du arkiverer det væk.
Hvert firma og enhver chef har en anden tilgang til håndtering af udgifter, hvilket betyder, at der ikke er nogen hård og hurtig regel, der gælder for enhver situation. Men hold dig til disse retningslinjer, og din chef vil aldrig have en grund til at stille spørgsmålstegn ved din bedste dømmekraft.
