Konfrontation (især arbejdskonfrontation) er aldrig sjov for nogen. Men endnu mere ubehageligt end at prøve at sige noget ubehageligt for en persons ansigt prøver man at udtrykke disse følelser via e-mail.
Som medstifter af en fuldstændig virtuel organisation, der har mere end 120 bidragydere overalt i verden, har jeg haft en ret stor andel af akavede konfrontations-e-mails. Så hvad skal du gøre, hvis du befinder dig i en e-mail-situation? Her er et par tip.
1. Benyt ikke e-mail, medmindre du skal
Dette skal en selvfølge, men det er vigtigt: E-mail bør aldrig før dit første valg til konfrontationskommunikation. Faktisk bør det kun bruges som en sidste udvej.
Send ikke en konfrontations-e-mail til nogen, medmindre du har forsøgt at komme i kontakt med ham eller hende på enhver anden måde uden succes, eller hvis problemet er så presserende, at han eller hun skal fortælles øjeblikkeligt og det eneste tilgængelige indstillingen er e-mail. Derudover skal konfrontations-e-mails kun bruges til mindre problemer, ikke store, livsændrende begivenheder (som at skyde nogen; ideelt set skulle det i det mindste ske på Skype eller en platform, hvor du kan se en persons ansigt).
Der er to hovedårsager til denne begrundelse. For det første giver interaktion ansigt til ansigt (selvom det er via Skype eller Google Hangout) mulighed for, at den anden person til en vis grad kan samle ansigtstegn og kropssprog, hvilket kan hjælpe dig med bedre at få dit punkt på tværs. For det andet kan ord i en e-mail meget let tages ud af sammenhængen (det samme kan sammenhængen med selve e-mailen), og du vil ikke have, at en situation sprænger i dit ansigt (skriv den anden person, der går til din chef for at klage over din email).
Der vil dog bestemt være tidspunkter, hvor du bliver nødt til at bruge e-mail, og stol på mig, i disse situationer er det bedre at kommunikere via e-mail end slet ikke.
2. Vær så ligetil og specifik som muligt
Den vigtigste del af at skrive en e-mail er bare at sige, hvad du vil sige. Tag din kommentar eller andre sidetanker ud af det (dette er ikke meningen at være en roman), og kom bare lige til det punkt. Hele din konfrontations-e-mail skal kun være et par sætninger, og målet skal være at flytte kommunikation offline og ind i det virkelige liv så hurtigt som muligt.
Hvad betyder det? Slag ikke rundt i bushen, ikke kast op alt, hvad der kommer til at tænke, og undskyld bestemt ikke det, du siger. Du kan stadig gøre dette uden at være ondskabsfuld - tjek e-mail-neden nedenfor, som jeg sendte til en af mine bidragydende forfattere.
Hvis du har lyst til at ikke kunne forklare din sag i seks sætninger eller færre, er emnet måske for stort og behåret til e-mail. Når alt kommer til alt ønsker du ikke at minimere en delikat situation. En kort e-mail med adresser på ubesvarede frister, tildelingskvalitet, fravær eller fremskridt er fint - men du kan kun forestille dig, hvor forfærdeligt det ville være at sende en e-mail, der sagde: ”Hej så og det, ville bare fortælle dig bliver skrevet op. Fedt nok."
3. Tilbud om at være tilgængelig til chat
Et andet problem, der opstår, når du konfronterer nogen via e-mail, er, at onlinekommunikation er meget ensidig. En anden kan ikke straks være uenig med dig; I stedet modtager de din e-mail, læser den, svarer osv. Således kan det tage et stykke tid for begge parter at få deres point på tværs, og typisk opnås ikke meget.
Selvom du sendte konfrontationen via e-mail, skal du give den anden person muligheden for at svare via et andet medium. Ved at afslutte et brev med noget i retning af, "Giv mig bestemt besked, hvis du har spørgsmål, og hvis du gerne vil diskutere dette yderligere, kan vi absolut få frokost eller hop på Skype."
4. Tænk inden du sender
Før du sender din e-mail, der suser gennem cyberspace, skal du tænke over dig selv, hvis mine overordnede så dette, hvad ville de så synes om det, jeg sagde? Dette kan forhindre dig i at sende en e-mail, der er for hård, eller som giver afkald på en anden stemning, end du håbede på. Hvis du tror, at din chef vil få den forkerte besked, når du kigger på din e-mail uden kontekst, er det tid til at gå tilbage til tegnebrættet.
Prøv om muligt at skrive din e-mail om dagen (eller mindst et par timer), før du sender den. Hvis du skriver din korrespondance midt i vrede, vil du gerne have nogen tid til at køle ned, før den anden person ser din besked. Der tages ikke mange gode beslutninger i raseriens varme, og du ønsker bestemt ikke, at dit omdømme skal bringes i fare, fordi du sendte en ikke-så-omhyggeligt formuleret e-mail.
5. Vær forberedt på svaret (eller ikke)
Selvfølgelig er e-mails en tovejsgade; Sørg for, at du er klar til enhver reaktion, når du sender nogen form for konfrontation. Tag desuden lidt tid på at tænke over, hvad du skal gøre i forskellige scenarier, som hvis personen i den anden ende ikke reagerer, eller hvis han eller hun sprænger på dig 10 minutter senere.
For eksempel, hvis forfatteren, jeg sendte den e-mail ovenfor, ikke svarer inden for tre eller fire dage, sender jeg en opfølgende e-mail med en frist eller et ultimatum (noget i retning af, "Hvis jeg ikke hører tilbage fra dig af, Jeg antager, at du ikke længere er interesseret i at skrive til The Prospect ”). Dette lægger lidt mere pres på den anden person til at reagere.
Og i tilfælde af at du modtager en uhøflig eller vred reaktion, skal du tage lidt tid (mindst et par timer), før du reagerer. Det kan være fristende at skyde tilbage og også meget let for en meddelelse at blive til en e-mail-krigszone. Og igen skal dit primære mål være at komme ud bag e-mail-skjoldet og tale ting ansigt til ansigt.
