Ræk din hånd, hvis du befinder dig i en af følgende situationer på arbejdet:
- Et møde, der løber over og tvinger dig til enten at dukke op sent til dit næste møde, ikke være i stand til at gennemføre et projekt til tiden eller gå glip af en begivenhed efter arbejdet.
- Et møde, der er så uorganiseret, at du tænker, hvad er der lige sket?
- Et møde, der ender med at være et komplet spild af tid.
Ser jeg alles hænder i luften? Tænkte nok. Hver eneste af disse problemer kunne løses med en enkel ting: en mød dagsorden .
Hvad er dette magiske koncept, spørger du? Et dokument, der dækker følgende poster:
- Hvad du har brug for at forberede på forhånd eller bringe til mødet
- Hvem deltager
- Hvorfor du møder og eventuelle mål, du vil nå
- Hvad du vil tale om, hvem der skal tale om hvad, og hvor lang tid hvert emne vil tage at diskutere
- Eventuelle næste trin, du vil tage efter mødet
Du har sandsynligvis brugt noget lignende før, men på en mindre formel måde. For eksempel har du måske udfyldt notisafsnittet i din kalenderinvitation for at fortælle folk, hvilke dokumenter de skal henvise til. Eller du har sendt en e-mail kort, hvor du redegjorde for det tirsdagsmøde, du lige har inviteret hele virksomheden til.
Men at have et mere dybtgående, konkret layout til nøjagtigt, hvordan dit møde skal og vil gå, kan være så utroligt nyttigt. For det første er det vigtig dokumentation - ved at skrive ned det, du talte om, og de beslutninger, du har taget, har du noget, du kan henvise til, hvis nogen (inklusive din chef) sætter spørgsmålstegn ved dine fremtidige beslutninger.
Og for en anden ting hjælper det selv den mest ragtag-gruppe mennesker med at holde sig organiserede og fokuserede, mens de også holder dem ansvarlige. Folk kan komme til den forberedte samtale, hvilket betyder, at du kan bruge din begrænsede tid sammen effektivt, du kan føle dig sikker på, at mødet var produktivt, og du kan lettere identificere handlingsfulde næste trin.
Og heldige for dig, vi har oprettet en dagsordenskabelon, som du kan udfylde lige nu, og som sparer tid på at skrive din egen. Bare åbn dokumentet, lav en kopi, og lad din teamleder udfylde det.
Når du har udfyldt det, skal du sende det til alle involverede, når du planlægger dit møde. (Det kan være klogt at medtage en note, der siger. Gennemgå mødets dagsorden, før vi mødes om. )
En dagsorden er nyttig til næsten enhver form for møde. Ved check-ins giver det gennemsigtighed og tid til at forberede eventuelle opfølgningsspørgsmål, til klientmøder viser det lederskab, for gruppebrainstorms sikrer det, at du ikke bliver distraheret, og for alle viser det, at du værdsætter deres tid.
Alle vinder!
