Hvor mange gange har du modtaget en invitation til et møde og tænkt, ”Åh ja, er vi nødt til at gøre dette lige nu?” Som vi alle ved, er der masser af gange, når man samles personligt er ligefrem fjollet, især når det involverer en stor gruppe mennesker, hvis input simpelthen ikke er nødvendigt. Men så let som det er at antage, at du aldrig har en god grund til at deltage i en nogensinde igen, er der tidspunkter, hvor det virkelig er den bedste måde at få vigtige opgaver udført på.
Så før du afviser invitationen til den kvartalsvise holdopdatering, er her et par gange, når deltagerne er din bedste mulighed for at være på kursus og opfylde dine mål.
1. Når du samles for at skrue ud for et tidsfølsomt projekt
Nogle af de mest frustrerende møder er dem, hvor man samler en stor gruppe mennesker for at diskutere, ja, ikke meget af noget overhovedet. Nogle gange taler du om ting, der ville være rart at gøre, men opret ikke handlingsplaner. Andre gange mødes du simpelthen for at mødes.
Der er dog også situationer, hvor du eller dine teamkammerater har noget presserende, der skal udfyldes ASAP - og der kræves en masse mennesker for at sikre, at det bliver godt. Og sikker på, at du kunne sende et Google-dokument og acceptere at arbejde sammen med det "sammen." Eller du kan møde personligt i 30 minutter, komme med en plan, delegere opgaver og komme i gang.
I slutningen af dagen afsluttes nogle leverancer bedst som et team - så hvis du eller nogen anden du arbejder med beder om en hjælpende hånd, skal du ikke gøre for meget af en scene om at tilføje endnu et møde til din kalender.
2. Når dit team skærer hoveder via e-mail
I en ideel verden ville du og dine holdkammerater aldrig være uenige og arbejde sammen i perfekt harmoni hver eneste dag. Virkeligheden for de fleste hold er imidlertid, at de fleste grupper slår hoveder på et eller andet tidspunkt. Selvom det ville være lettere at ignorere det, når tingene er lidt isige blandt dine kolleger og bare fortsætter, ved du, at det kun vil skabe flere problemer ned ad vejen.
Det er næsten altid langt mere produktivt at bare åbne luft alle dine klager med projektet (eller en kollegas tilgang til projektet) og finde ud af, hvordan du løser konflikten, så du kan ramme dine frister.
Og den bedste måde at gøre det på? Find et konferencelokale og se direkte på hinanden, når du giver feedback. Du kan blive fristet til at gøre dette via e-mail eller chat, men vær ærlig - du ved, at du kun gør fremskridt, hvis du gør dette personligt, på et faktisk møde.
Fordi ni gange ud af 10 føles konstruktiv kritik meget mindre hård, når det siges til dit ansigt, så når det kommer til din indbakke. Desuden føles en offhand-kommentar om dit valg af præsentationsfont langt mindre personlig, når det er en del af en løbende samtale højt og ikke den eneste linje i et e-mail-kæderespons.
3. Når du har brug for feedback på noget
Igen kan du blive fristet til at sige, ”Lad os ikke mødes. Send mig gerne dine tanker om dette i en e-mail. ”Men lad os være ægte - nogle gange er det nyttigt at høre dine kollegers tanker om noget personligt.
Disse behøver ikke være lange møder, og i mange tilfælde behøver du sandsynligvis ikke engang en officiel dagsorden. Men nogle af de ideer, der kommer fra bare at tale det ansigt til ansigt, kan ofte være utrolige. Og hvis du undgår at konfigurere disse for dig selv, når du virkelig har brug for feedback eller føler dig fast på et projekt, udsætter du kun din egen succes.
4. Når der er en vigtig beslutning at tage
Dette er den mest åbenlyse grund til at indkalde til et møde, men også den vigtigste. Det er så let at trække fødderne, når din gruppe har brug for at træffe en beslutning. Hvis du føler dig usikker på noget eller ønsker en ærlig mening om det valg, du tror, du skal tage, skal du ikke være bange for at bede dit team om at komme sammen med målet om at beslutte, inden gruppen forlader lokalet.
Og hvis nogen i dit team fremsætter en lignende anmodning, skal du ikke skubbe og skubbe helt ind i et konferencesal. At træffe valg er svært, og medmindre du arbejder på et team af tankelæsere, er den bedste måde at finde ud af, om alle er på samme side, at sidde ved samme bord og tale det ud.
Jeg forstår det. Møder er ikke altid sjovt, især når du har en liste over ting, du vil have gjort. Og når de er useriøse, uproduktive eller en eller anden kombination af begge dele, er det forståeligt for dig at lede efter måder at komme ud af dem så hurtigt som muligt.
På flipside er det uretfærdigt at antage, at de alle er spild af din tid. Evaluer hver enkeltvis fra sag til sag, inden du standardiserer at sige ”Nej tak.” Du finder ud af, at det i mange tilfælde er sammen at være den bedste måde at få gjort noget hurtigere på.
